YMS : inventaire de la cour

Comptez périodiquement l’équipement réel de la cour et comparez avec le système.

L’inventaire de la cour est un comptage physique : le système dit 50 remorques ; vous comptez les réelles.

Avant de commencer : quatre choix à la création#

• Périmètre : toute la cour ou une zone, et quels types d’emplacements comptent. Créez la tâche dans YMS → Inventaires → « + Nouveau ».
• Aveugle ou ouvert : l’aveugle est le défaut ; le compteur ne voit pas les valeurs comptables.
• Responsable et vérificateur sont deux champs distincts : le vérificateur est celui qui parcourt la cour.
• Méthode : feuille papier ou téléphone. Sur papier, on imprime puis on saisit ; au téléphone, l’agent ouvre la tâche dans l’app et saisit chaque emplacement sur place.

Comptage en 6 étapes#

1. Créez l’inventaire (YC-) avec les quatre choix.
2. Cliquez sur « Démarrer » : le système fige un instantané des livres à cet instant.
3. Imprimez la feuille et parcourez dans l’ordre : notez le numéro réel, entourez plein/vide, signalez les dommages. En aveugle, les numéros comptables ne sont pas imprimés.
4. Au bureau, saisissez la feuille dans l’onglet « Saisie » : Entrée enregistre et passe à la ligne suivante. Un dommage exige une note ou une photo.
5. Cliquez sur « Terminer » : complet, partiel ou forcé (motif requis). Le système rédige le résumé et liste chaque écart.
6. Vérification et application : le vérificateur décide pour chaque écart (approuver avec motif, noter seulement, ou renvoyer). Un renvoi crée un recomptage avec les seuls emplacements contestés. Les livres ne changent qu’à l’application.

Le faire au téléphone (tâches mobiles)#

• Ouvrez l’app → YMS : vos inventaires sont dans le groupe « Inventaires de cour ». Touchez-en un pour voir périmètre, mode et progression, puis « Démarrer la tâche » : c’est ce toucher qui fige l’instantané.
• Touchez « Commencer l’inventaire » : l’app vous guide emplacement par emplacement dans l’ordre du parcours. À chacun : scannez le numéro (ou saisissez-le) ou touchez « Cet emplacement est vide » ; choisissez Chargé ou Vide ; en cas de dommage, prenez une photo ou décrivez le problème. L’enregistrement passe à l’emplacement suivant, et tout emplacement saisi se corrige depuis « Tous les emplacements ».
• L’unité n’a pas de code-barres ? Touchez le bouton appareil photo à côté du champ du numéro et photographiez le numéro imprimé ou peint. L’app le lit et vous le montre d’abord : vérifiez-le, corrigez-le si la photo est floue, ou choisissez le bon s’il y en a plusieurs. Rien n’est rempli tant que vous n’avez pas touché « Utiliser ce numéro ». Si rien n’est trouvé, reprenez la photo ou saisissez le numéro comme d’habitude. La photo est conservée avec les photos de l’emplacement.
• En comptage aveugle, le téléphone n’affiche jamais les valeurs comptables : chaque emplacement indique seulement « Saisi ». C’est voulu.
• Un emplacement inaccessible se marque « Impossible de vérifier » avec un motif : il reste non vérifié et ne compte jamais comme écart. À la fin, retournez à la page de la tâche et terminez : complet, partiel ou forcé avec motif.
• La vérification marche aussi au téléphone : une fois terminé, la page de la tâche liste chaque écart à décider (approuver avec motif, noter seulement, ou renvoyer en revérification), puis « Appliquer les écarts ». Même règle qu’au bureau : le compteur ne vérifie pas son propre comptage.

Trois règles#

• Le compteur ne peut pas vérifier son propre comptage. L’organisation peut autoriser l’auto-vérification ; elle reste signalée dans le journal.
• Un écart plein/vide ne réécrit jamais l’unité : il crée seulement une exception à vérifier côté entrepôt.
• « Manquant » est un drapeau, pas une radiation : l’unité reste suivie jusqu’à sa réapparition (portail, mouvement ou prochain comptage), puis le drapeau se retire tout seul. Chaque application est journalisée.

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• YMS → Inventaires : création, page détail, impression, saisie, vérification et application, journal.
• YMS → Équipements → Historique : les corrections apparaissent dans la chronologie de l’unité.
• Données de base → Motifs : les listes d’ajustement et de « non vérifié ».
• App mobile → YMS → groupe Inventaires : tâches attribuées, saisie emplacement par emplacement avec scan, photos de dommages, clôture et vérification au téléphone.