LabelFlow Marchands : gestion des marchands

Un marchand LabelFlow est un acheteur de vos étiquettes : il garde de l’argent dans un portefeuille prépayé et chaque étiquette qu’il achète est payée sur ce solde. La page Marchands surveille le solde, le statut du portefeuille, le nombre d’étiquettes et d’infractions de chaque marchand, ouvre une fiche avec ses dépôts et ses étiquettes, et permet de réactiver un marchand désactivé.

Un marchand LabelFlow n’est pas la même chose qu’un client OMS. Un client OMS est un acheteur qui passe des commandes ; un marchand LabelFlow est une entreprise qui vous achète des étiquettes d’expédition — en général un vendeur ou un petit entrepôt qui expédie avec vos comptes transporteur et vos tarifs. Chaque marchand a un portefeuille prépayé dans LabelFlow : l’argent entre sous forme de dépôts, et chaque étiquette achetée est prélevée sur le solde. La liste des marchands est construite à partir de vos Clients (Master Data → Clients) : c’est la même fiche d’entreprise, vue avec les lunettes LabelFlow — solde, statut du portefeuille, étiquettes achetées et infractions, au lieu des adresses et contacts. Les nouvelles entreprises se créent comme Clients ; LabelFlow → Marchands (/labelflow/merchants) est l’endroit où vous les suivez et les gérez comme acheteurs d’étiquettes.

Étape 1 : trouver un marchand et lire la liste#

1. Ouvrez LabelFlow → Marchands. Les cartes du haut donnent la vue d’ensemble : combien de marchands, combien sont désactivés, et le solde total de tous les portefeuilles.
2. Saisissez une partie d’un nom dans la recherche pour réduire la liste à un marchand.
3. Cliquez sur une ligne (ou sur son action Voir) pour ouvrir la fiche du marchand.

• Solde : l’argent actuellement dans le portefeuille du marchand. Les étiquettes sont payées sur ce solde : un marchand dont le solde ne couvre pas le prix d’une étiquette ne peut pas l’acheter.
• Portefeuille : le statut du portefeuille. Un marchand dont le portefeuille est désactivé, banni ou suspendu est mis en évidence dans la liste et ne peut pas acheter d’étiquettes tant que le portefeuille n’est pas réactivé.
• Étiquettes et infractions : combien d’étiquettes ce marchand a achetées au total, et combien d’infractions sont enregistrées. Un nombre d’infractions supérieur à zéro s’affiche en rouge pour ne pas passer inaperçu ; le détail est dans LabelFlow → Infractions.

Une entreprise qui vient d’être créée comme Client apparaît ici avec un solde de 0 et encore ni étiquettes ni infractions : son portefeuille est créé la première fois que de l’argent bouge (une recharge ou un premier achat d’étiquette). Rien n’a besoin d’être configuré sur cette page avant le premier dépôt.

Étape 2 : lire la fiche d’un marchand#

La fiche s’ouvre avec le nom du marchand, son solde actuel et le statut de son portefeuille. En dessous, deux onglets. L’onglet Dépôts liste chaque mouvement du portefeuille de ce marchand — heure, type, montant, le lien du justificatif s’il y en a un, et notes — pour répondre ligne par ligne quand un marchand demande « où est passé mon argent ? ». L’onglet Étiquettes liste chaque étiquette achetée par ce marchand, avec numéro de suivi, transporteur, service, coût, montant facturé, bénéfice, statut et heure : les mêmes enregistrements que LabelFlow → Étiquettes, déjà filtrés sur ce marchand.

Étape 3 : recharger le portefeuille d’un marchand#

1. Quand un marchand vous paie (par exemple par virement), ouvrez LabelFlow → Dépôts et cliquez sur Recharge manuelle.
2. Choisissez le marchand, saisissez le montant, et joignez le lien du justificatif (par exemple le reçu du virement) ainsi qu’une note si besoin.
3. Enregistrez. Le montant arrive aussitôt sur le solde du marchand, et le dépôt apparaît à la fois dans LabelFlow → Dépôts et sur la fiche du marchand, dans l’onglet Dépôts.

Étape 4 : dire aux clients comment recharger — ce qu’ils voient dans leur Portail#

Les clients peuvent vérifier le portefeuille eux-mêmes dans le Portail Client → Facturation : le solde actuel, le statut du portefeuille et l’historique complet des transactions (ils peuvent tout feuilleter, pas seulement les dernières entrées). Ce portefeuille ne sert qu’au prépaiement de l’impression d’étiquettes — il est distinct de leurs factures d’entrepôt sur la même page, et les deux ne sont jamais combinés. Quand le solde devient bas, le Portail leur rappelle de recharger ; le même rappel apparaît sur la page d’impression d’étiquettes.

1. Ouvrez LabelFlow → Dépôts et descendez jusqu’à la carte « Réglages du portefeuille portail » en bas de la page.
2. Dans « Instructions de recharge hors ligne », écrivez simplement qui le client doit contacter et comment payer (par exemple le contact de son chargé de compte, ou le compte bancaire de votre société plus « envoyez-nous le justificatif »). Les clients voient ce texte mot pour mot dans la zone portefeuille de leur page Facturation et dans la boîte de dialogue Recharger. Laissez vide et rien ne s’affiche — Docklify ne remplit jamais les coordonnées de paiement à votre place.
3. Réglez le « Montant d’alerte de solde bas » si la valeur par défaut ne convient pas : quand le solde d’un client passe sous ce montant, le Portail lui rappelle de recharger. Laissez vide pour utiliser la valeur par défaut de 25 $.
4. Enregistrez. Quand le client paie, enregistrez l’argent avec Recharge manuelle sur cette même page (Étape 3) : le solde et la nouvelle entrée apparaissent aussitôt dans son Portail.

Marchands désactivés et réactivation#

Un marchand dont le portefeuille est désactivé, banni ou suspendu ne peut pas acheter d’étiquettes : un achat contre un portefeuille qui n’est pas actif est refusé, tout comme un achat qui coûte plus que le solde. Dans la liste des Marchands, ces marchands se repèrent : leur ligne est teintée et le compteur Désactivés les inclut. Avant de réactiver, ouvrez la fiche et vérifiez l’onglet Dépôts et le nombre d’infractions, pour savoir pourquoi le portefeuille a été arrêté.

1. Dans LabelFlow → Marchands, trouvez le marchand et cliquez sur Réactiver sur sa ligne — ou ouvrez sa fiche et cliquez sur Réactiver dans la carte d’en-tête.
2. Le statut du portefeuille se met à jour aussitôt dans la liste, et le marchand peut de nouveau acheter des étiquettes (tant que le solde couvre le prix).

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• Liste des marchands (solde / statut du portefeuille / étiquettes / infractions, désactivés mis en évidence) — LabelFlow → Marchands (/labelflow/merchants)
• Fiche marchand avec onglets Dépôts et Étiquettes — LabelFlow → Marchands → ouvrir un marchand (/labelflow/merchants)
• Recharge manuelle avec lien de justificatif — LabelFlow → Dépôts → Recharge manuelle (/labelflow/deposits)
• Réglages du portefeuille portail client (instructions de recharge hors ligne + montant d’alerte de solde bas vus par les clients) — LabelFlow → Dépôts → Réglages du portefeuille portail (/labelflow/deposits)
• Réactiver un marchand désactivé — LabelFlow → Marchands → Réactiver sur la ligne ou sur la fiche (/labelflow/merchants)
• Enregistrements d’infractions derrière le compteur — LabelFlow → Infractions (/labelflow/violations)
• Fiches d’entreprise dont la liste est construite — Master Data → Clients (/master-data/clients)