Fournisseurs : maintenir les données de référence des fournisseurs

Créez chaque fournisseur une fois dans Master Data : les bons de commande et les réceptions utilisent la même liste.

Un fournisseur est une entreprise à qui vous achetez. Docklify conserve une seule liste partagée dans Master Data → Fournisseurs (/master-data/vendors) : créez-la une fois ici, et Purchase (bons de commande) comme WMS (le fournisseur d’une réception) choisissent dans cette même liste.

Étape 1 : Trouver un fournisseur dans la liste#

1. Ouvrez Master Data → Fournisseurs. Le compteur au-dessus des filtres indique le nombre de fournisseurs.
2. Saisissez un code ou un bout de nom dans « Rechercher code / nom », puis cliquez sur Rechercher (ou Entrée).
3. Cochez « Afficher les inactifs » si le fournisseur a été désactivé : les inactifs sont masqués par défaut. Cliquez sur Réinitialiser pour effacer.

• Chaque ligne affiche le code (avec le nom en dessous), le contact, le téléphone, l’e-mail et un badge de statut : Actif ou Inactif. Les lignes inactives sont grisées.
• Aucun bouton d’action sur la ligne : cliquez sur le code pour ouvrir la page d’édition ; la modification et la désactivation se font là.

Étape 2 : Créer un fournisseur#

1. Cliquez sur « + Nouveau fournisseur » en haut à droite de la liste (Master Data → Fournisseurs → Nouveau, /master-data/vendors/new).
2. Renseignez le Code et le Nom — tous deux obligatoires. Le code passe automatiquement en majuscules.
3. Remplissez la section Coordonnées : nom du contact, téléphone, e-mail et adresse postale.
4. Cliquez sur Créer. Le fournisseur apparaît aussitôt dans la liste et peut être choisi sur les bons de commande et les réceptions.

• Choisissez le code avec soin : il ne peut plus être modifié après la création (champ verrouillé en édition). Restez court et cohérent — 32 caractères maximum.
• Seuls le code et le nom sont obligatoires ; les coordonnées peuvent être complétées plus tard en édition.

Étape 3 : Régler le moment de facturation automatique du fournisseur#

Le formulaire du fournisseur propose un « Moment de facturation automatique » avec deux choix : À la commande (la facture fournisseur est générée à la passation du bon de commande) ou À la réception (à l’arrivée des marchandises — le défaut). Ce choix par fournisseur ne s’applique que si la génération automatique est activée dans Accounting → Paramètres.

Étape 4 : Modifier un fournisseur#

1. Dans la liste, cliquez sur le code du fournisseur pour ouvrir sa page d’édition (/master-data/vendors/:id/edit).
2. Modifiez le nom, le moment de facturation, le contact, le téléphone, l’e-mail ou l’adresse. Le code reste verrouillé.
3. Cliquez sur Enregistrer. Le changement s’applique partout où ce fournisseur sera choisi.

Étape 5 : Désactiver ou réactiver un fournisseur#

1. Ouvrez la page d’édition du fournisseur et cliquez sur Désactiver en bas à gauche, puis confirmez. La désactivation ne supprime rien : les documents existants conservent la référence.
2. Un fournisseur désactivé disparaît de la liste (sauf si « Afficher les inactifs » est coché) et ne peut plus être choisi sur de nouveaux documents.
3. Pour le réactiver : cochez « Afficher les inactifs », ouvrez le fournisseur et cliquez sur Réactiver en bas à gauche de la page d’édition.

Où la fiche fournisseur est utilisée#

• Purchase → Bons de commande : le fournisseur d’un bon vient de cette liste — créez-le ici d’abord, puis choisissez-le à la création de la commande.
• Réceptions WMS : le fournisseur inscrit sur une réception est la même fiche de référence, donc la réception et les achats parlent toujours du même fournisseur.
• Accounting : avec la facturation automatique, le moment réglé sur le fournisseur décide si la facture fournisseur apparaît à la commande ou à la réception.

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• Liste partagée des fournisseurs avec recherche par code / nom et « Afficher les inactifs » — Master Data → Fournisseurs (/master-data/vendors)
• Formulaire fournisseur : infos de base, coordonnées et moment de facturation par fournisseur — Master Data → Fournisseurs → Nouveau / cliquer un code (/master-data/vendors/new, /master-data/vendors/:id/edit)
• Désactiver / réactiver un fournisseur sans casser les documents existants — page d’édition → Désactiver / Réactiver
• Sélecteurs de fournisseur sur les bons de commande et les réceptions, alimentés par cette seule liste — Purchase → Bons de commande ; WMS → Réceptions