Données de référence achats : marchands, fournisseurs et produits pour acheter

Les trois listes dont chaque bon de commande est fait : les fournisseurs se maintiennent dans Achats ; la liste des marchands et le catalogue produits sont partagés avec OMS et WMS et s’affichent ici en lecture seule.

Un bon de commande a besoin de trois choses avant sa première ligne : à qui vous achetez (un fournisseur), ce que vous achetez (des produits) et — si vous êtes un 3PL qui achète pour un propriétaire de marchandise — à qui seront les biens (un marchand). Achats donne à chacun sa page : Achats → Marchands, Achats → Fournisseurs et Achats → Produits. Seule la liste des fournisseurs se maintient dans Achats même ; la liste des marchands et le catalogue produits sont des données de référence partagées — les mêmes enregistrements qu’OMS et WMS — donc Achats les affiche en lecture seule, et chaque fait se maintient une seule fois, à l’endroit qui le détient.

Fournisseurs : la liste que vous maintenez ici#

1. Allez dans Achats → Fournisseurs et cliquez sur Nouveau fournisseur. Le Nom est le seul champ obligatoire ; le code peut rester vide si vous n’utilisez pas vos propres codes fournisseur.
2. Remplissez le nom du contact, le téléphone et l’e-mail, plus l’adresse et la ville : c’est le contact fournisseur que vos acheteurs retrouveront plus tard.
3. Remplissez l’e-mail pour BC : la boîte qui doit recevoir les bons de commande de ce fournisseur. Quand vous envoyez un BC par e-mail depuis sa page, cette adresse est le destinataire par défaut (repli sur l’e-mail du contact si elle est vide).
4. Choisissez le délai de paiement (Prépayé, Net 30, Net 60 ou Contre remboursement) et, si ce fournisseur expédie habituellement avec le même transporteur, définissez le transporteur préféré : les nouveaux ASN de ce fournisseur démarrent avec ce transporteur déjà rempli.
5. Enregistrez. Pour modifier un fournisseur plus tard, trouvez-le dans la liste (par code ou par nom) et cliquez sur Modifier. Décocher Actif retire le fournisseur : un fournisseur inactif ne peut plus être choisi sur un nouveau BC, mais les BC existants sont intacts.

La liste des fournisseurs est partagée par tout le tenant — Achats et WMS utilisent les mêmes fiches fournisseur, donc un fournisseur ajouté ici est celui que le côté entrepôt voit. Une seule fiche par fournisseur : corrigez un téléphone une fois, il est corrigé partout.

Marchands : la liste des propriétaires de marchandise 3PL (lecture seule ici)#

• Achats → Marchands s’affiche dans les organisations 3PL : code, nom, contact (nom et téléphone) et statut de chaque marchand. C’est une page de consultation — aucun bouton Nouveau ni Modifier.
• Ces enregistrements sont le référentiel client partagé — les mêmes marchands qu’OMS et WMS. Ils se maintiennent dans les données de référence marchands de Master Data, pas dans Achats ; changez un marchand là-bas et cette page (et toutes les autres apps) voit la même fiche.
• Pourquoi cette liste compte pour acheter : dans une organisation 3PL, un nouveau BC doit nommer le marchand à qui appartiennent les biens. Cette page est l’endroit où vérifier le code et le nom exacts du marchand — et s’il est toujours actif — avant de créer le BC dans Achats → Commandes.
• Utilisez la recherche pour trouver un marchand par code ou par nom ; la liste affiche jusqu’à 200 enregistrements à la fois.

Produits : le catalogue partagé (lecture seule ici)#

• Achats → Produits liste le catalogue en trois colonnes simples — SKU, nom et unité de mesure — avec une recherche par SKU ou par nom. Comme la page des marchands, elle est en lecture seule : aucun bouton Nouveau ni Modifier.
• Le catalogue est le référentiel produits partagé du tenant — les mêmes produits qu’OMS vend et que WMS stocke. Les produits se créent et se maintiennent dans Master Data → Produits ; un produit corrigé là-bas l’est aussi pour Achats, sans deuxième copie à synchroniser.
• Sur cette page, vous ne faites que consulter les produits. Le vrai choix se fait là où l’on achète : sur la page de nouveau BC (Achats → Commandes → Nouveau), vous choisissez les produits de ce même catalogue directement dans les lignes du BC, avec quantités et prix unitaires.

Quelle liste vit où — le résumé#

Garder les trois listes en bonne santé#

• Retirez, ne supprimez pas : quand un fournisseur cesse de travailler avec vous, décochez Actif chez lui — il disparaît des nouveaux BC et chaque ancien BC continue de pointer sur la vraie fiche.
• Une fiche par partie réelle : avant de créer un fournisseur, cherchez la liste par nom — une deuxième fiche pour le même fournisseur éclate l’historique des BC, les délais et les contacts en deux endroits.
• Corrigez les données partagées à la source : un nom de produit ou un contact marchand erroné ne se corrige jamais dans Achats — allez dans Master Data, corrigez-le une fois là-bas, et OMS, WMS et Achats récupèrent la même correction.

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• Données de référence fournisseurs avec création / édition, e-mail pour BC, délais de paiement, transporteur préféré et Actif — Achats → Fournisseurs (/purchase/vendors)
• Liste des marchands pour 3PL (vue en lecture seule du référentiel client partagé) — Achats → Marchands (/purchase/merchants)
• Consultation du catalogue produits (SKU / nom / unité, vue en lecture seule du référentiel partagé) — Achats → Produits (/purchase/products)
• Choisir les produits du catalogue dans les lignes du BC, avec le fournisseur (et le marchand en 3PL) en en-tête — Achats → Commandes → Nouveau