Labor : Rapprochement des heures — temps pointé et temps de travail
Dans Labor → Rapprochement des heures, vérifiez chaque jour-personne : le temps pointé doit s’expliquer par le travail approuvé et le temps indirect. Ce qui reste est listé, avec le motif sur la ligne, pour vérification par un responsable.
Deux registres décrivent la même journée avec des mots différents. La présence dit combien de temps une personne a été pointée ; les enregistrements de travail disent ce qu’elle a réellement fait pendant ce temps. Quand les deux ne concordent pas, les questions de paie et de clients sont difficiles à traiter. Labor → Rapprochement des heures place les deux côtés face à face, par personne et par jour : le temps pointé doit s’expliquer par le travail approuvé plus le temps indirect approuvé (formation, nettoyage, réunions et similaires). Ce qui reste s’appelle le reste inexpliqué — il est listé pour vérification par un responsable, avec le motif sur la ligne. Ouvrez-le depuis Labor → Rapprochement des heures, ou depuis le lien en haut de Labor → Tableau de bord.
Étape 1 : choisir la période et lire le résumé#
- Ouvrez Labor → Rapprochement des heures et choisissez les dates de début et de fin (environ trois mois à la fois) ; la liste se charge pour cette seule période.
- Lisez d’abord le résumé en haut : combien de jours-personnes ont été vérifiés et combien de lignes chaque contrôle signale. Vous savez ainsi si la période est globalement propre ou demande un examen plus poussé.
- Regardez ensuite les chiffres de couverture à côté du résumé : ils montrent quelle part des entrées de temps a pu être rattachée à un dossier employé. Les lignes sans rattachement apparaissent comme « membre sans dossier employé » — complétez d’abord le dossier, et la ligne disparaît en général au recalcul suivant.
Les contrôles, en langage simple#
| Ce que dit la ligne | Ce que cela signifie | Quoi faire |
|---|---|---|
| Temps de tâche supérieur au temps pointé | Le travail approuvé de ce jour dépasse le temps pointé de la personne | Vérifiez les entrées du jour (minuteur resté ouvert, date fausse) et la présence (pointage de sortie manquant) |
| Tâche enregistrée, mais le rapport journalier n’est pas encore généré | Il y a du travail ce jour-là, mais la présence n’a pas encore de total journalier — souvent, le rapport journalier n’a tout simplement pas encore été généré | Attendez le rapport journalier, ou générez-le dans Attend, puis recalculez — ne traitez pas la ligne comme une absence |
| Tâche enregistrée un jour d’absence, de congé ou férié | La présence dit que la personne n’était pas au travail ce jour-là, mais du temps de tâche a été enregistré | Vérifiez quel côté est faux : un congé modifié sans mise à jour, ou un travail enregistré au mauvais jour ou sur la mauvaise personne |
| Tâche enregistrée un jour non travaillé | Du temps de tâche a été enregistré un jour de repos selon le planning de la personne | Si la personne a vraiment travaillé, enregistrez le changement de planning ; sinon, corrigez la date de l’entrée |
| Pointé présent, mais aucune tâche enregistrée ce jour-là | La personne a pointé, mais aucun temps de tâche n’a été enregistré ce jour-là | Demandez où le temps est passé : le temps indirect (formation, nettoyage, réunions) doit être enregistré comme temps indirect ; les entrées oubliées doivent être ajoutées avant la clôture de la révision |
| Membre sans dossier employé | Le travail a été enregistré sous un compte non lié à un dossier employé : les heures ne peuvent pas être attribuées à une personne | Créez ou liez le dossier dans People pour que le compte et la personne correspondent, puis recalculez |
| Entrées de temps non clôturées (une ouverte depuis plus de 24 heures) | Un minuteur a été démarré et jamais arrêté : ce temps n’est encore compté nulle part | Faites clôturer l’entrée avec l’heure de fin réelle, puis laissez la révision suivre son cours |
| Le temps indirect n’est pas encore collecté | Personne n’a enregistré de temps indirect ce jour-là : le reste inexpliqué comprend donc formation, nettoyage, réunions et similaires | Commencez à enregistrer le temps indirect (voir l’article sur le temps indirect) ; le repère disparaît de lui-même quand l’enregistrement devient routinier |
Étape 2 : traiter la liste, puis recalculer#
- Filtrez la liste par un contrôle à la fois — par exemple, seulement « temps de tâche supérieur au temps pointé » — pour traiter ensemble les lignes semblables. La liste est déjà triée, les écarts les plus sérieux en premier.
- Corrigez la source, pas la ligne de rapprochement : révisez ou corrigez les entrées de temps, complétez la présence ou liez le dossier — là d’où vient l’écart.
- De retour sur la page de rapprochement, cliquez sur Recalculer pour la même période. Les lignes dont la source est corrigée disparaissent ; le reste reste pour le tour suivant. La page se recalcule aussi toute seule chaque jour : les corrections d’hier apparaissent sans que personne ait à penser à la lancer.
Deux notes de lecture qui évitent les disputes. D’abord, le temps encore en attente de révision par un responsable ne compte pas encore comme temps de travail — s’il est entièrement approuvé, le reste inexpliqué de ce jour diminue d’autant : regardez donc la file de révision avant de traiter un reste comme un problème. Ensuite, le reste est appelé « inexpliqué » exprès : tant que le temps indirect n’est pas entièrement enregistré, le reste le comprend. C’est un chiffre à examiner ensemble, pas une conclusion sur qui que ce soit.
Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#
- Page de rapprochement des heures (sélecteur de période, résumé, couverture, liste de contrôles) — Labor → Rapprochement des heures (/labor/reconciliation)
- Recalculer une période choisie — Labor → Rapprochement des heures → Recalculer (/labor/reconciliation)
- Raccourci depuis l’en-tête du tableau de bord — Labor → Tableau de bord → Rapprochement des heures (/labor/dashboard)
- File de révision des entrées de temps — WMS → Révision des heures (/wms/labor-review)
- Dossiers employés auxquels les heures sont rattachées — People (/people)