Factures LabelFlow : facturation et historique des factures
Importez la facture du transporteur en CSV simple, lancez le rapprochement et voyez ligne par ligne — par numéro de suivi — où le transporteur a facturé autrement que ce que vous avez facturé.
Après l’envoi des étiquettes, le transporteur envoie une facture : un montant facturé par numéro de suivi. La page Factures — LabelFlow → Factures (/labelflow/invoices) — est l’endroit où vous vérifiez cette facture. Vous importez la facture en petit CSV, vous lancez le rapprochement, et la page aligne ce que le transporteur a facturé sur ce que vous avez facturé, en marquant les lignes différentes pour ne passer du temps que sur les écarts.
Étape 1 : importer la facture du transporteur#
- Allez dans LabelFlow → Factures et cliquez sur Importer une facture, en haut à droite.
- Vous pouvez saisir le numéro de facture et la date, pour retrouver la facture facilement plus tard.
- Vous pouvez choisir le compte transporteur de cette facture. La liste propose les comptes de LabelFlow → Comptes, affichés comme transporteur + numéro de compte (et l’alias, s’il est défini).
- Apportez les lignes des deux façons : collez le texte CSV dans la zone, ou cliquez sur Téléverser CSV et choisissez un fichier .csv — le texte se remplit pour vous. Regardez le compteur « Lignes lues » pour confirmer combien de lignes ont été lues.
- Cliquez sur Enregistrer. La facture apparaît dans la liste avec ses lignes totales et ses lignes en écart.
- Format CSV : exactement deux colonnes par ligne — tracking_number,billed_amount (le numéro de suivi et le montant facturé par le transporteur pour ce suivi).
- La ligne d’en-tête est facultative — si la première ligne est l’en-tête, elle est sautée automatiquement. Les lignes illisibles (pas de numéro de suivi, ou un montant qui n’est pas un nombre) sont aussi sautées.
- Si aucune ligne valide n’est lue, l’import s’arrête avec un message d’erreur au lieu d’enregistrer une facture vide — corrigez le CSV et réessayez.
Comme la liste de comptes du dialogue d’import réutilise LabelFlow → Comptes, il vaut la peine de garder cette liste propre d’abord : un compte avec un alias clair est bien plus facile à choisir ici qu’un simple numéro de compte.
Étape 2 : lancer le rapprochement#
- Trouvez la facture dans la liste des Factures.
- Cliquez sur Rapprocher dans sa colonne Action.
- Attendez le message « Rapprochement terminé » — les lignes en écart de la liste sont maintenant à jour.
Deux cartes se trouvent au-dessus de la liste dans LabelFlow → Factures : Factures (combien vous en avez importées) et Écarts en attente (le total des lignes en écart de ces factures). Dans le tableau lui-même, le nombre de lignes en écart d’une facture s’affiche en rouge gras dès qu’il dépasse zéro — les factures qui demandent encore votre attention se signalent toutes seules.
Étape 3 : lire le détail de la facture, ligne par ligne#
- Dans la liste des Factures, cliquez sur Voir sur la facture — sa page de détail s’ouvre (/labelflow/invoices/…).
- Lisez d’abord la carte de résumé : lignes totales, combien concordent, combien ont un écart.
- Parcourez ensuite le tableau de résultats en dessous — une ligne par numéro de suivi — et ne passez du temps que sur les lignes dont l’écart n’est pas zéro. Le tableau pagine par 50 lignes, donc même une longue facture se traite vite.
| Colonne | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Nous avons facturé | Le montant enregistré de votre côté pour ce numéro de suivi |
| Facturé par le transporteur | Le montant facturé par le transporteur pour ce numéro, tiré de la facture importée |
| Écart et Écart % | L’écart entre les deux montants, en argent et en pourcentage. Un écart non nul s’affiche en rouge gras. |
| Statut | Le résultat du rapprochement pour cette ligne, en pastille colorée |
Vous pouvez aussi lancer Rapprocher depuis la page de détail elle-même — le bouton est en haut à droite. Après l’exécution, une rangée d’étiquettes de résumé apparaît sur la carte : Concordants, Écart acceptable, Récupérées, Révision manuelle, et le Montant récupéré — le résultat de toute la facture se voit sans compter les lignes vous-même.
Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#
- Importer une facture (numéro / date / compte transporteur, coller le CSV ou téléverser un .csv, compteur de lignes lues) — LabelFlow → Factures → Importer une facture (/labelflow/invoices)
- Action Rapprocher, depuis la liste des factures et depuis le détail — LabelFlow → Factures → Rapprocher
- Détail de facture avec résultats par numéro de suivi (nous avons facturé / facturé par le transporteur / écart / écart % / statut) — LabelFlow → Factures → Voir (/labelflow/invoices/…)
- Cartes Nombre de factures et Écarts en attente — LabelFlow → Factures
- Comptes transporteur proposés par le dialogue d’import — LabelFlow → Comptes (/labelflow/accounts)