Administration de la base de connaissances : entretenir votre base

Entretenez vos propres bases dans l’app Knowledge : créez des bases, ajoutez des documents depuis le centre documentaire ou par téléversement, organisez les catégories, corrigez les fragments, testez la recherche, traitez la file de retours et lisez les statistiques.

L’app Knowledge contient deux choses différentes, et cet article ne parle que de la première. Sous l’onglet « Mes connaissances » (Knowledge → Bases de connaissances, /knowledge/bases) vivent les bases que votre propre entreprise entretient : vos SOP, politiques et manuels, où AI Rollie et les réponses IA puisent. L’onglet voisin « Connaissances plateforme » (Knowledge → Connaissances plateforme, /knowledge/platform) est le savoir officiel publié par la plateforme : vous pouvez le lire et le chercher, mais pas le modifier, et il est couvert séparément. Tout ce qui suit — bases, documents, fragments, test de recherche, retours et statistiques — sert à garder vos propres bases exactes et faciles à chercher.

Étape 1 : créer une base de connaissances#

1. Ouvrez Knowledge → Bases de connaissances (/knowledge/bases) et cliquez sur « + Nouvelle base ».
2. Donnez-lui un nom (obligatoire) et une courte description de ce qu’elle contient — par exemple « SOP d’entrepôt » ou « Scripts du service client ». Une base par sujet s’entretient plus facilement qu’une base géante pour tout.
3. Laissez les Paramètres avancés repliés, sauf raison précise : la taille de fragment (800 tokens par défaut, 200–4000 autorisés) et le chevauchement (150 tokens par défaut, doit rester inférieur à la taille) décident comment les documents sont découpés en morceaux cherchables.
4. Enregistrez. La base apparaît dans la liste avec ses compteurs de documents et de fragments ; Modifier change nom, description ou réglages de découpe, et Archiver retire une base de la recherche — Restaurer la ramène, et « Afficher archivées » révèle les bases archivées dans la liste.

Étape 2 : ajouter des documents à la base#

1. Ouvrez Knowledge → Documents (/knowledge/documents), choisissez la base en haut et cliquez sur « Ajouter des documents ».
2. Onglet 1, « Sélectionner du centre documentaire » : cochez des documents déjà dans Documents et pas encore dans cette base, définissez une catégorie si besoin, puis Confirmez. Ceux déjà dans la base ne sont pas reproposés.
3. Onglet 2, « Téléverser directement » : cliquez ou glissez des fichiers (plusieurs à la fois, c’est possible). Chaque fichier est téléversé dans le centre documentaire et ajouté à cette base en une fois, dans la catégorie choisie.
4. De retour dans la liste, surveillez le statut d’indexation de chaque document : en file, indexation en cours, indexé (avec son nombre de fragments) ou échec d’indexation. Un document en échec a l’action « Réessayer » — ne touchez à rien d’autre, réessayez simplement.

Ajouter un document, c’est ce qui le rend cherchable : le système le découpe en fragments selon la taille et le chevauchement de la base, et les réponses sont construites à partir de ces fragments. Le même fichier peut rejoindre plusieurs bases — l’ajouter à une deuxième ne le retire pas de la première. C’est le côté maintenance de l’app Knowledge (/knowledge/documents) ; le côté lecture et questions est dans l’article Knowledge App.

Organisez avec des catégories et gardez les documents en ordre#

• L’arbre des catégories à gauche de Knowledge → Documents va jusqu’à 3 niveaux : Ajouter une catégorie, ajouter une sous-catégorie avec le + d’une catégorie, Renommer ou Supprimer. Supprimer une catégorie ne supprime pas ses documents — ils deviennent sans catégorie.
• Chaque ligne affiche son cycle de vie (brouillon / en révision / publié / archivé, quand il est défini), sa version, ses étiquettes et un badge « Révision due » quand sa date de révision approche ou est dépassée — traitez celles-là d’abord, car des réponses bâties sur des documents périmés induisent en erreur.
• Filtrez par statut d’indexation ou cherchez par titre pour retrouver vite un document. « Retirer de la base » sort un document de cette base et supprime tous ses fragments aussitôt — le fichier d’origine reste dans le centre documentaire.

Étape 3 : corriger les fragments quand les réponses sonnent faux#

1. Ouvrez Knowledge → Fragments (/knowledge/chunks), choisissez la base et le document. Ses fragments sont listés par score de qualité croissant, pour que les pièces problématiques remontent en haut ; chaque ligne montre section, contenu, nombre de tokens et score.
2. Modifiez le texte d’un fragment quand il est coupé en pleine phrase ou mélange deux sujets — à l’enregistrement, sa forme cherchable est régénérée automatiquement.
3. Divisez un fragment trop long à une position de caractère, ou Fusionnez-le avec le suivant quand deux voisins vont ensemble ; les deux parties sont réindexées après le changement.
4. Éteignez un fragment avec son interrupteur Activé quand il doit rester dans le document mais ne jamais servir dans les réponses — un fragment désactivé est exclu de la recherche et marqué comme tel dans la liste.

Étape 4 : tester la recherche avant de lui faire confiance#

Knowledge → Test de recherche (/knowledge/search) est votre salle de répétition : choisissez une base ou toutes, tapez une vraie question comme la poserait un collègue (par exemple « Quelle est la politique de retour ? »), réglez Top K (combien de fragments reviennent, 1–20) et lancez. Chaque résultat affiche son score de similarité, le document d’origine et le texte du fragment ; « Voir le fragment » saute directement à ce fragment dans Knowledge → Fragments, pour corriger un mauvais découpage sur-le-champ. Aucun résultat signifie que la formulation, le Top K ou les documents eux-mêmes sont à retravailler — essayez une autre formulation avant d’accuser la base.

Étape 5 : traiter la file de retours et surveiller les chiffres#

• Quand quelqu’un met un pouce vers le bas à une réponse, elle tombe dans Knowledge → File de retours (/knowledge/feedback), la plus récente d’abord, avec la question d’origine, le fragment cité et le commentaire laissé.
• Utilisez « Modifier le fragment » sur une carte pour sauter à ce fragment et corriger le texte source ; puis marquez l’élément Corrigé, ou Ne pas corriger quand la réponse était en fait juste. Filtrez la file par Ouverts / Corrigés / Ne pas corriger pour garder la liste ouverte honnête.
• Knowledge → Statistiques (/knowledge/stats) montre la santé de toute l’app d’un coup d’œil : nombre de bases, documents et fragments, questions répondues, taux de pouces levés et taux de résultats de recherche, plus les documents les plus cités avec leurs votes pour et contre — un document très cité avec beaucoup de pouces baissés est votre prochain chantier d’entretien.

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• Bases de connaissances : créer, modifier, archiver et restaurer, taille et chevauchement dans les Paramètres avancés — Knowledge → Bases de connaissances (/knowledge/bases)
• Gestion des documents : ajouter depuis le centre ou téléverser directement, arbre de catégories jusqu’à 3 niveaux, statut d’indexation et réessai, badges de révision, retirer de la base — Knowledge → Documents (/knowledge/documents)
• Aperçu et réparation des fragments : scores de qualité, modifier, diviser, fusionner avec le suivant, activer/désactiver — Knowledge → Fragments (/knowledge/chunks)
• Test de recherche avec scores de similarité et Top K — Knowledge → Test de recherche (/knowledge/search)
• File de retours pour les réponses avec pouce baissé : modifier le fragment cité, marquer corrigé ou ne pas corriger — Knowledge → File de retours (/knowledge/feedback)
• Statistiques : bases, documents, fragments, questions répondues, taux de pouces levés, taux de résultats et documents les plus cités — Knowledge → Statistiques (/knowledge/stats)