Administração da base de conhecimento: manter sua base

Mantenha suas próprias bases no app Knowledge: crie bases, adicione documentos do centro de documentos ou por envio, organize categorias, corrija fragmentos, teste a busca, trabalhe a fila de feedback e leia as estatísticas.

O app Knowledge guarda duas coisas diferentes, e este artigo trata só da primeira. Na aba “Meu conhecimento” (Knowledge → Bases de conhecimento, /knowledge/bases) ficam as bases que a sua própria empresa mantém: seus SOPs, políticas e manuais, de onde o AI Rollie e as respostas de IA tiram material. A aba vizinha “Conhecimento da plataforma” (Knowledge → Conhecimento da plataforma, /knowledge/platform) é conhecimento oficial publicado pela plataforma: dá para ler e buscar, mas não alterar, e é coberto à parte. Tudo abaixo — bases, documentos, fragmentos, teste de busca, feedback e estatísticas — trata de manter suas próprias bases exatas e fáceis de buscar.

Passo 1: Criar uma base de conhecimento#

1. Abra Knowledge → Bases de conhecimento (/knowledge/bases) e clique em “+ Nova base”.
2. Dê um nome (obrigatório) e uma descrição curta do que ela guarda — por exemplo “SOPs do armazém” ou “Roteiros de atendimento”. Uma base por tema é mais fácil de manter do que uma gigante para tudo.
3. Deixe as Configurações avançadas fechadas, salvo se tiver um motivo: o tamanho do fragmento (padrão 800 tokens, permitido 200–4000) e a sobreposição (padrão 150 tokens, deve ser menor que o tamanho) decidem como os documentos são cortados em pedaços pesquisáveis.
4. Salve. A base aparece na lista com sua contagem de documentos e fragmentos; Editar muda nome, descrição ou os ajustes de corte, e Arquivar tira uma base da busca — Restaurar a traz de volta, e “Mostrar arquivadas” revela as arquivadas na lista.

Passo 2: Adicionar documentos à base#

1. Abra Knowledge → Documentos (/knowledge/documents), escolha a base no topo e clique em “Adicionar documentos”.
2. Aba 1, “Selecionar do centro de documentos”: marque documentos que já estão em Documentos e ainda não estão nesta base, defina uma categoria se quiser, e Confirme. Os que já estão na base não são oferecidos de novo.
3. Aba 2, “Enviar diretamente”: clique ou arraste arquivos (vários de uma vez, tudo bem). Cada arquivo é enviado ao centro de documentos e adicionado a esta base de uma vez, na categoria escolhida.
4. De volta à lista, acompanhe o status de indexação de cada documento: na fila, indexando, indexado (com sua contagem de fragmentos) ou indexação falhou. Um documento falho tem a ação “Tentar de novo”: não mexa em mais nada, só tente de novo.

Adicionar um documento é o que o torna pesquisável: o sistema o corta em fragmentos com o tamanho e a sobreposição da base, e as respostas são construídas a partir desses fragmentos. O mesmo arquivo pode entrar em mais de uma base — adicioná-lo a uma segunda não o tira da primeira. Este é o lado de manutenção do app Knowledge (/knowledge/documents); o lado de leitura e perguntas está no artigo do Knowledge App.

Organize com categorias e mantenha os documentos em ordem#

• A árvore de categorias à esquerda de Knowledge → Documentos suporta até 3 níveis: Adicionar categoria, adicionar subcategoria com o + de uma categoria, Renomear ou Excluir. Excluir uma categoria não apaga seus documentos — eles ficam sem categoria.
• Cada linha mostra seu ciclo de vida (rascunho / em revisão / publicado / arquivado, quando definido), sua versão, suas tags e um selo “Revisão pendente” quando a data de revisão está perto ou vencida — trabalhe essas primeiro, porque respostas feitas com documentos velhos enganam.
• Filtre por status de indexação ou pesquise por título para achar um documento rápido. “Remover da base” tira um documento desta base e apaga todos os seus fragmentos na hora — o arquivo original fica no centro de documentos.

Passo 3: Corrigir os fragmentos quando as respostas leem mal#

1. Abra Knowledge → Fragmentos (/knowledge/chunks), escolha a base e o documento. Os fragmentos são listados com a menor pontuação de qualidade primeiro, para as peças problemáticas aparecerem no topo; cada linha mostra seção, conteúdo, tokens e pontuação.
2. Edite o texto de um fragmento quando ele está cortado no meio da frase ou mistura dois temas — ao salvar, sua forma pesquisável é refeita automaticamente.
3. Divida um fragmento longo demais numa posição de caractere, ou Mescle com o próximo quando dois vizinhos pertencem juntos; as duas partes são reindexadas após a mudança.
4. Desligue um fragmento com seu interruptor Habilitado quando ele deve ficar no documento, mas nunca ser usado em respostas — um fragmento desabilitado fica fora da busca e marcado assim na lista.

Passo 4: Testar a busca antes de confiar nela#

Knowledge → Teste de busca (/knowledge/search) é sua sala de ensaio: escolha uma base ou todas, digite uma pergunta real do jeito que um colega perguntaria (por exemplo “Qual é a política de devolução?”), defina o Top K (quantos fragmentos voltam, 1–20) e busque. Cada resultado mostra sua pontuação de similaridade, o documento de origem e o texto do fragmento; “Ver fragmento” salta direto para aquele fragmento em Knowledge → Fragmentos, para você corrigir um corte ruim na hora. Sem resultados, a formulação, o Top K ou os próprios documentos precisam de trabalho — tente outra forma de perguntar antes de culpar a base.

Passo 5: Trabalhar a fila de feedback e acompanhar os números#

• Quando alguém dá um polegar para baixo numa resposta, ela cai em Knowledge → Fila de feedback (/knowledge/feedback), o mais novo primeiro, com a pergunta original, o fragmento citado e o comentário que o usuário deixou.
• Use “Editar fragmento” num cartão para saltar àquele fragmento e corrigir o texto-fonte; depois marque o item como Corrigido, ou Não corrigir quando a resposta estava certa. Filtre a fila por Abertos / Corrigidos / Não corrigir para manter a lista aberta honesta.
• Knowledge → Estatísticas (/knowledge/stats) mostra a saúde de todo o app de relance: número de bases, documentos e fragmentos, perguntas respondidas, a taxa de polegares para cima e a taxa de acerto da busca, mais os documentos mais citados com seus votos positivos e negativos — um documento muito citado e com muitos polegares para baixo é seu próximo trabalho de manutenção.

Recursos do Docklify usados neste artigo#

• Bases de conhecimento: criar, editar, arquivar e restaurar, com tamanho e sobreposição em Configurações avançadas — Knowledge → Bases de conhecimento (/knowledge/bases)
• Gestão de documentos: adicionar do centro ou enviar diretamente, árvore de categorias até 3 níveis, status de indexação e nova tentativa, selos de revisão, remover da base — Knowledge → Documentos (/knowledge/documents)
• Visualização e reparo de fragmentos: pontuações de qualidade, editar, dividir, mesclar com o próximo, habilitar/desabilitar — Knowledge → Fragmentos (/knowledge/chunks)
• Teste de busca com pontuações de similaridade e Top K — Knowledge → Teste de busca (/knowledge/search)
• Fila de feedback para respostas com polegar para baixo: editar o fragmento citado, marcar corrigido ou não corrigir — Knowledge → Fila de feedback (/knowledge/feedback)
• Estatísticas: bases, documentos, fragmentos, perguntas respondidas, taxa de polegares para cima, taxa de acerto e documentos mais citados — Knowledge → Estatísticas (/knowledge/stats)