Agendamentos WMS: criação, remarcação e configurações de agendamento de doca

Agende horários de doca para entregas de entrada e coletas de saída em um assistente de três etapas, remarque ou cancele na lista e defina as regras de remarcação, período de tolerância e notificações nas configurações de agendamento.

Um agendamento de doca avisa ao armazém quando um caminhão chegará, qual transportadora virá e o que fará: deixar ou descarregar uma entrega de entrada, ou coletar uma carga de saída. Agendar com antecedência evita filas nas docas: o motorista recebe um horário e a equipe vê as chegadas do dia antes do primeiro caminhão aparecer. Tudo fica em WMS → Agendamentos: a lista, o assistente de criação e a página de configurações.

Passo 1: Crie um agendamento no assistente de três etapas#

1. Vá em WMS → Agendamentos → Lista de agendamentos e clique em «+ Novo» (ou abra direto WMS → Agendamentos → Criar agendamento). A etapa 1 pede só a transportadora: escolha no menu — a lista vem do seu cadastro de transportadoras — e clique em Confirmar.
2. Etapa 2: escolha as atividades. Abra o cartão Entrada e/ou o cartão Saída (pelo menos um é obrigatório). Entrada oferece Entrega drop off ou Entrega live; Saída oferece Coleta pré-carregada ou Carga live.
3. Vincule os documentos ali mesmo: Adicionar recebimento anexa os recebimentos de entrada a uma atividade de entrada (busque por ID do recebimento, referência ou nº do pedido), e Adicionar carga anexa as cargas de saída a uma atividade de saída. Vincular é opcional, mas liga o agendamento aos documentos exatos do caminhão.
4. Clique em Continuar. Etapa 3: escolha data e hora — primeiro o dia no calendário, depois AM ou PM, depois a hora e, por fim, um dos horários de início de 15 em 15 minutos que aparecem. Clique em Enviar no painel de resumo para concluir — o número do agendamento aparece assim que ele é criado.

O painel de resumo à direita fica visível nas três etapas e mostra a transportadora, as atividades com seus recebimentos e cargas vinculados, e a data e hora escolhidas. Clique no título de uma seção do painel para voltar àquela etapa e corrigir algo — nada é definitivo até você enviar na etapa 3.

Duas visões dos mesmos agendamentos: lista e calendário#

A página Lista de agendamentos (WMS → Agendamentos → Lista de agendamentos) abre com as abas Lista e Calendário. A lista é a visão de trabalho para achar um agendamento; o calendário é a visão de planejamento para ver o movimento da doca, hora por hora.

• Na lista, use Pesquisar por para filtrar por número do agendamento, referência, nº do pedido, número da carga, ID da carga, ID do recebimento, transportadora, tipo de serviço, intervalo de datas, cliente ou status; depois clique em Pesquisar (os filtros só valem ao clicar; Redefinir limpa tudo).
• Cada linha mostra o número do agendamento (com a referência abaixo), transportadora, cliente, horário e status, além de quem criou e quem atualizou por último. Expanda uma linha para ver os documentos vinculados e o tipo de serviço, e para acessar Editar e Cancelar.
• Exportar baixa os agendamentos exibidos como um arquivo CSV — útil para compartilhar a programação do dia fora do sistema.
• Na visão de calendário, alterne entre Dia e Semana, escolha uma data no mini calendário e marque ou desmarque os quatro tipos de serviço (Entrega drop off, Entrega live, Coleta pré-carregada, Carga live) para ver quantos agendamentos de cada tipo há em cada faixa de horário. Serviços de entrada e saída têm cores diferentes, então uma hora cheia se destaca de imediato.

Remarcar, editar e cancelar#

1. Para remarcar, abra o agendamento (clique no número na lista, ou expanda a linha e escolha Editar). Na página Editar agendamento (WMS → Agendamentos → Editar) você pode mudar a transportadora, a data e a hora — o seletor de hora anda em passos de 15 minutos, igual aos horários de agendamento.
2. O mesmo formulário também mantém o status do agendamento (Novo, Não confirmado, Confirmado, Check-in feito, Em andamento, Concluído, Cancelado, Não compareceu) e suas observações. Salvar volta para a lista.
3. Os documentos vinculados ao agendamento aparecem somente leitura ao lado do formulário — serviços, recebimentos com suas referências e clientes, e a carga. Os documentos vinculados são definidos no assistente de criação, não aqui.
4. Para cancelar, expanda a linha na lista e clique em Cancelar, depois escolha um motivo de cancelamento. Os motivos vêm dos códigos de motivo do Master Data (categoria: cancelamento de pedido), assim os mesmos motivos em linguagem simples são usados em todo lugar. Um agendamento já cancelado não pode ser cancelado de novo.

Configurações de agendamento: remarcação, período de tolerância e notificações#

A Configuração de agendamento (WMS → Agendamentos → Configuração) guarda as regras permanentes em três cartões, cada um com seu próprio botão Salvar: Remarcação da transportadora, Período de tolerância e o e-mail padrão de notificação. Configure uma vez e todos os agendamentos seguem as mesmas regras.

• Remarcação da transportadora: ligue ou desligue a remarcação pela transportadora e defina «Restringir remarcação dentro de (horas)» — até quantas horas antes do horário a transportadora ainda pode mudar o agendamento.
• Período de tolerância — Regra padrão: separadamente para chegadas antecipadas e atrasadas, escolha como o limite é contado (Duração em minutos ou Horário fixo), quanto ele é, e se um motorista adiantado ou atrasado ainda pode fazer check-in.
• Período de tolerância — Regras condicionais: adicione exceções que valem só para um cliente, um tipo de equipamento (baú seco, refrigerado, prancha, caminhão baú, contêineres e mais) ou uma transportadora específica, cada uma com seus próprios limites de antecipação/atraso. Regras desnecessárias podem ser excluídas da tabela.
• E-mail padrão de notificação: digite um ou mais endereços de e-mail (pressione Enter após cada um) que receberão as notificações de agendamento por padrão.

Clientes agendam horário de doca no Portal (confirmação em duas etapas)#

Os clientes podem agendar um horário de doca no Portal do cliente, em Armazém → Agendamento de doca → Novo agendamento. Eles escolhem o armazém, a data e a janela de horário — o seletor mostra quantas vagas restam em cada janela. Também podem escolher a transportadora da lista, vincular seus próprios recebimentos (ou cargas de saída) e adicionar uma referência e uma observação. Se precisarem apenas de um horário para um caminhão, a página de agendamento de recebimento leva direto ao formulário de doca.

• Ao enviar, a vaga fica reservada na hora. A solicitação aparece em Meus agendamentos de doca como “Aguardando confirmação do armazém”.
• O armazém confirma seu horário (o status vira “Confirmado”) ou propõe outra janela com uma observação. Quando um novo horário é proposto, você pode aceitá-lo, escolher outro você mesmo ou cancelar — tudo na mesma lista.
• Se uma janela estiver lotada, o agendamento não é aceito e a mensagem pede para escolher outra janela. Observe também: se o armazém não confirmar a tempo, a vaga reservada é liberada pouco antes do início da janela — seu agendamento continua na lista e o armazém ainda pode confirmá-lo, mas a vaga não fica mais garantida.

Lado do armazém: a fila de confirmação e a capacidade por janela#

As solicitações do Portal aparecem em WMS → Agendamentos → Lista de agendamentos. Use o filtro rápido acima da lista — “A confirmar (armazém)” e “Aguardando o cliente” — para trabalhar a fila. Expanda uma solicitação para ver a janela pedida pelo cliente e use os botões: Confirmar agendamento, Propor outro horário (escolha uma janela e adicione uma observação) ou Rejeitar (o motivo é obrigatório e o cliente o vê). Se a janela estiver lotada mas você ainda quiser receber o caminhão, a confirmação pede um motivo de sobrecarga, que fica registrado. A faixa de capacidade no topo mostra, por armazém, data e direção, o quanto cada janela está cheia.

A capacidade é definida em WMS → Agendamentos → Configuração, no cartão “Capacidade por janela e confirmação”: a duração da janela (30/60/120 minutos), uma capacidade padrão por janela (vazio = ilimitado) e com quantas horas de antecedência uma vaga não confirmada é liberada. Armazéns individuais podem diferir: adicione linhas de ajuste por armazém e direção — para o dia todo ou para o início de uma janela específica — com sua própria capacidade.

Depois de confirmar: atribuir o motorista#

Quando um agendamento é confirmado, ainda falta atribuir o motorista. Expanda o agendamento na lista e clique em “Atribuir motorista”. Se a transportadora estiver no seu diretório, escolha o motorista da lista dela; o motorista recebe um aviso — no aplicativo de motoristas do Docklify, se tiver conta, ou um SMS com link de confirmação, se não tiver — e aceita ou recusa. O resultado aparece no próprio agendamento: nome, telefone e placa surgem na linha quando ele aceita. Se os planos mudarem, “Reatribuir” passa o serviço para outro motorista e o link do anterior para de funcionar na hora.

Duas situações se resolvem sem telefonemas. Primeiro, o motorista já está na portaria: marque “Motorista já está no local” no mesmo quadro e digite nome e telefone dele — a atribuição fica registrada como lançada pelo armazém. Segundo, a transportadora ainda não está no seu diretório: o agendamento mantém o nome usado na reserva e, depois de atribuir, aparece o aviso de um clique “Salvar no diretório”, para na próxima vez você escolher direto a transportadora e os motoristas dela. O aviso é opcional — se pular, nada mais muda.

Se o motorista não responder a tempo, a atribuição expira sozinha: o agendamento volta a “sem motorista” e o armazém, a transportadora e o cliente são avisados para qualquer um reatribuir. O prazo de resposta aparece ao atribuir e é configurado nos ajustes de agendamento (tempo de resposta do motorista); nunca passa de 30 minutos antes do início da janela.

Quando o caminhão chega: check-in na portaria, check-in self-service e não comparecimento#

O último trecho é a portaria. O motorista que aceitou a atribuição a abre no aplicativo de motoristas da Docklify — Meus agendamentos, na aba TMS — e mostra o QR da portaria no celular; funciona a partir de 4 horas antes da janela. Na portaria, o segurança verifica o motorista na página de Verificação na portaria (YMS → Verificação na portaria, ou no celular dele em YMS → Entradas): uma leitura carrega o agendamento, o segurança confere a placa, escolhe uma doca e confirma, e o ticket de entrada é impresso. O agendamento passa a check-in sozinho e o motorista recebe um SMS com o número da entrada e a doca. A rotina completa do segurança está no artigo de Entradas do YMS.

Motoristas sem agendamento também são atendidos, se o seu armazém aceitar chegadas espontâneas: eles escaneiam o cartaz QR da portaria, preenchem o formulário de check-in self-service e tiram as fotos exigidas no celular, e aguardam a verificação do segurança — a fila aparece em YMS → Entradas com a contagem de espera. Se chegadas espontâneas são aceitas, se um código por telefone é exigido e por quanto tempo um registro não verificado vale são definidos por armazém nas configurações de agendamento, no cartão “Check-in self-service e QR da portaria” — o mesmo cartão onde você gera, imprime, rotaciona ou desativa o cartaz QR de cada armazém. E se um caminhão confirmado simplesmente não vier, o sistema marca o agendamento como não comparecimento após a janela mais a tolerância e avisa cliente, transportadora e armazém.

Recursos do Docklify usados neste artigo#

• Assistente de criação de agendamento (transportadora → atividades → data e hora, com painel de resumo ao vivo) — WMS → Agendamentos → Criar agendamento (/wms/appointments/make)
• Lista de agendamentos com filtros, exportação CSV e ações por linha — WMS → Agendamentos → Lista de agendamentos (/wms/appointments/list)
• Visão de calendário de agendamentos (dia/semana, por tipo de serviço e hora) — WMS → Agendamentos → Lista de agendamentos → aba Calendário (/wms/appointments/list)
• Editar agendamento (remarcar data/hora, transportadora, status, observações) — WMS → Agendamentos → Editar (/wms/appointments/edit)
• Motivos de cancelamento dos códigos de motivo do Master Data — Master Data → Códigos de motivo (categoria: cancelamento de pedido)
• Agendamentos de doca do Portal do cliente (agendar janela com vagas ao vivo, aceitar horário proposto ou escolher outro) — Portal do cliente → Armazém → Agendamento de doca (/dock-appointments)
• Fila de confirmação, faixa de capacidade e ações de confirmar / propor / rejeitar — WMS → Agendamentos → Lista de agendamentos (/wms/appointments/list)
• Configurações de capacidade por janela e confirmação (duração, capacidade padrão, liberação, ajustes por armazém) — WMS → Agendamentos → Configuração (/wms/appointments/setting)
• Configurações de agendamento (remarcação, período de tolerância, e-mail de notificação) — WMS → Agendamentos → Configuração (/wms/appointments/setting)
• Atribuir / reatribuir um motorista em um agendamento confirmado (escolher da lista da transportadora ou registrar um no local) — WMS → Agendamentos → Lista de agendamentos → expandir uma linha (/wms/appointments/list)
• Salvar no diretório, em um clique, o nome da transportadora usado na reserva — WMS → Agendamentos → Lista de agendamentos → expandir uma linha (/wms/appointments/list)
• QR da portaria e caixa de atribuições no aplicativo do motorista (aceitar ou recusar e mostrar o QR na portaria) — Aplicativo do motorista (celular) → TMS → Meus agendamentos
• Verificação na portaria para seguranças (ler o QR ou código curto, conferir a placa, escolher doca, ticket de entrada) — YMS → Verificação na portaria (/yms/gate-verify); aviso da fila — YMS → Entradas (/yms/entries)
• Configurações de check-in self-service e QR da portaria (política de chegadas, verificação por telefone, expiração, cartaz QR por armazém) — WMS → Agendamentos → Configuração (/wms/appointments/setting)