Citas WMS: programación, reprogramación y ajustes de citas en muelle

Reserve citas de muelle para entregas de entrada y recogidas de salida en un asistente de tres pasos, reprográmelas o cancélelas desde la lista y defina las reglas de reprogramación, período de gracia y notificaciones en los ajustes de citas.

Una cita de muelle avisa al almacén cuándo llegará un camión, qué transportista viene y qué hará: dejar o descargar una entrega de entrada, o recoger una carga de salida. Reservar con antelación evita que las puertas del muelle se saturen: el conductor recibe un horario y el equipo ve las llegadas del día antes de que aparezca el primer camión. Todo está en WMS → Citas: la lista, el asistente de reserva y la página de ajustes.

Paso 1: Reserve una cita con el asistente de tres pasos#

1. Vaya a WMS → Citas → Lista de citas y haga clic en «+ Nueva cita» (o abra directamente WMS → Citas → Crear cita). El paso 1 solo pide el transportista: elíjalo en el desplegable — la lista viene de sus datos maestros de transportistas — y haga clic en Confirmar.
2. Paso 2: elija las actividades. Abra la tarjeta Entrada y/o la tarjeta Salida (se requiere al menos una). Entrada ofrece Entrega drop-off o Entrega en vivo; Salida ofrece Recogida precargada o Carga en vivo.
3. Enlace la documentación ahí mismo: Añadir recepción adjunta las recepciones de entrada a una actividad de entrada (busque por ID de recepción, referencia o n.º de orden de compra), y Añadir carga adjunta las cargas de salida a una actividad de salida. Enlazar es opcional, pero ata la cita a los documentos exactos por los que viene el camión.
4. Haga clic en Continuar. Paso 3: elija fecha y hora — primero el día en el calendario, luego AM o PM, luego la hora y por último uno de los horarios de inicio cada 15 minutos que aparecen. Haga clic en Enviar en el panel de resumen para terminar: el número de cita (N.º de cita) se muestra en cuanto se crea.

El panel de resumen de la derecha permanece visible en los tres pasos y muestra el transportista, las actividades con sus recepciones y cargas enlazadas, y la fecha y hora elegidas. Haga clic en el título de una sección del panel para volver a ese paso y corregir algo: nada es definitivo hasta que envía en el paso 3.

Dos vistas de las mismas citas: lista y calendario#

La página Lista de citas (WMS → Citas → Lista de citas) se abre con las pestañas Lista y Calendario. La lista es la vista de trabajo para encontrar una cita; el calendario es la vista de planificación para ver qué tan ocupado está el muelle, hora por hora.

• En la lista, use Buscar por para filtrar por número de cita, referencia, n.º de OC, número de carga, ID de carga, ID de recepción, transportista, tipo de servicio, rango de fechas, cliente o estado; luego haga clic en Buscar (los filtros se aplican solo al hacer clic; Restablecer los limpia).
• Cada fila muestra el número de cita (con su referencia debajo), transportista, cliente, hora de la cita y estado, además de quién la creó y quién la actualizó por última vez. Expanda una fila para ver los documentos enlazados y el tipo de servicio, y para llegar a Editar y Cancelar.
• Exportar descarga las citas que se muestran como un archivo CSV, útil para compartir el programa del día fuera del sistema.
• En la vista de calendario, cambie entre Día y Semana, elija una fecha en el mini calendario y marque o desmarque los cuatro tipos de servicio (Entrega drop-off, Entrega en vivo, Recogida precargada, Carga en vivo) para ver cuántas citas de cada tipo hay en cada franja horaria. Los servicios de entrada y salida tienen colores distintos, así una hora saturada se ve de un vistazo.

Reprogramar, editar y cancelar#

1. Para reprogramar, abra la cita (haga clic en su número en la lista, o expanda la fila y elija Editar). En la página Editar cita (WMS → Citas → Editar) puede cambiar el transportista, la fecha y la hora; el selector de hora avanza en pasos de 15 minutos, igual que los horarios de reserva.
2. El mismo formulario también mantiene el estado de la cita (Nueva, Sin confirmar, Confirmada, Registrada, En curso, Completada, Cancelada, Ausente) y sus notas. Guardar le devuelve a la lista.
3. Los documentos enlazados a la cita se muestran en solo lectura junto al formulario: servicios, recepciones con sus referencias y clientes, y la carga. Los documentos enlazados se definen en el asistente de reserva, no aquí.
4. Para cancelar, expanda la fila en la lista y haga clic en Cancelar, luego elija un motivo de cancelación. Los motivos vienen de los códigos de motivo de Master Data (categoría: cancelación de pedidos), así se usan los mismos motivos en lenguaje claro en todas partes. Una cita ya cancelada no puede cancelarse otra vez.

Ajustes de citas: reprogramación, período de gracia y notificaciones#

Configuración de citas (WMS → Citas → Configuración) guarda las reglas permanentes en tres tarjetas, cada una con su propio botón Guardar: Reprogramación del transportista, Período de gracia y el correo de notificación predeterminado. Defínalas una vez y todas las citas seguirán las mismas reglas.

• Reprogramación del transportista: active o desactive la reprogramación por el transportista y defina «Restringir reprogramación dentro de (horas)»: a cuántas horas de la cita, como máximo, puede aún moverla el transportista.
• Período de gracia — Regla predeterminada: por separado para llegadas tempranas y tardías, elija cómo se cuenta el límite (Duración en minutos u Hora fija), cuánto dura y si un conductor que llega temprano o tarde puede aún registrarse.
• Período de gracia — Reglas condicionales: añada excepciones que solo aplican a un cliente, un tipo de equipo (furgón seco, refrigerado, plataforma, camión caja, contenedores y más) o un transportista concreto, cada una con sus propios límites de temprano/tarde. Las reglas que ya no necesite pueden eliminarse de la tabla.
• Correo de notificación predeterminado: escriba una o más direcciones de correo (pulse Enter tras cada una) que recibirán las notificaciones de citas por defecto.

Los clientes reservan horario de muelle en el Portal (confirmación en dos pasos)#

Los clientes pueden reservar ellos mismos una franja de muelle en el Portal del cliente, en Almacén → Cita en muelle → Nueva cita. Eligen almacén, fecha y franja horaria: el selector muestra cuántos lugares quedan en cada franja. También pueden elegir su transportista de la lista, vincular sus propias entradas (o cargas de salida) y añadir una referencia y una nota. Si solo necesitan una franja para un camión, la página de reservas de entrada enlaza directamente con el formulario de muelle.

• Al enviar, el lugar queda reservado al instante. La solicitud aparece en Mis citas en muelle como «Esperando confirmación del almacén».
• El almacén confirma su horario (el estado pasa a «Confirmada») o propone otra franja con una nota. Cuando se propone un nuevo horario, usted puede aceptarlo, elegir otro usted mismo o cancelar, todo desde la misma lista.
• Si una franja está completa, la reserva no se acepta y el mensaje le pide elegir otra franja. Tenga en cuenta también: si el almacén no confirma a tiempo, el lugar reservado se libera poco antes de que empiece la franja; su cita sigue en la lista y el almacén aún puede confirmarla, pero el lugar ya no está garantizado.

Lado del almacén: la cola de confirmación y la capacidad por franja#

Las solicitudes del Portal aparecen en WMS → Citas → Lista de citas. Use el filtro rápido sobre la lista — «Por confirmar (almacén)» y «Esperando al cliente» — para trabajar la cola. Expanda una solicitud para ver la franja pedida por el cliente y use los botones: Confirmar cita, Proponer otro horario (elija una franja y añada una nota) o Rechazar (el motivo es obligatorio y el cliente lo ve). Si la franja está completa pero aun así quiere recibir el camión, al confirmar se pide un motivo de sobrecupo, que queda registrado. La franja de capacidad en la parte superior muestra, por almacén, fecha y dirección, qué tan llena está cada franja.

La capacidad se define en WMS → Citas → Configuración, en la tarjeta «Capacidad por franja y confirmación»: la duración de franja (30/60/120 minutos), una capacidad predeterminada por franja (vacío = ilimitado) y con cuántas horas de antelación se libera una reserva sin confirmar. Los almacenes individuales pueden diferir: añada filas de ajuste por almacén y dirección, para todo el día o para el inicio de una franja concreta, con su propia capacidad.

Después de confirmar: asignar el conductor#

Cuando una cita está confirmada, aún falta asignarle el conductor. Expanda la cita en la lista y haga clic en «Asignar conductor». Si el transportista está en su directorio, elija el conductor de su lista; el conductor recibe un aviso — en la app de conductores de Docklify si tiene cuenta, o un SMS con un enlace de confirmación si no — y acepta o rechaza. El resultado se ve en la propia cita: nombre, teléfono y placa aparecen en la fila cuando acepta. Si los planes cambian, «Reasignar» pasa el trabajo a otro conductor y el enlace del anterior deja de funcionar al instante.

Dos situaciones se resuelven sin llamadas. Primero, el conductor ya está en la puerta: marque «El conductor ya está en el sitio» en el mismo cuadro y escriba su nombre y teléfono; la asignación queda registrada como ingresada por el almacén. Segundo, el transportista aún no está en su directorio: la cita conserva el nombre con el que se reservó y, tras asignar, aparece un aviso de un clic, «Guardar en el directorio», para que la próxima vez elija directamente al transportista y sus conductores. El aviso es opcional: si lo omite, nada más cambia.

Si el conductor no responde a tiempo, la asignación vence sola: la cita vuelve a «sin conductor» y el almacén, el transportista y el cliente reciben aviso para que cualquiera pueda reasignar. El plazo de respuesta se muestra al asignar y se configura en los ajustes de citas (tiempo de respuesta del conductor); nunca pasa de 30 minutos antes del inicio de la franja.

Cuando llega el camión: registro en puerta, autorregistro y no-shows#

El último tramo es la puerta. El conductor que aceptó la asignación la abre en la app de conductores de Docklify — Mis citas, en la pestaña TMS — y muestra el código QR de puerta en su teléfono; funciona desde 4 horas antes de la franja. En la puerta, el guardia verifica al conductor en la página de Verificación en puerta (YMS → Verificación en puerta, o en su teléfono en YMS → Entradas): un escaneo carga la cita, el guardia comprueba la placa, elige un muelle y confirma, y el ticket de entrada se imprime. La cita pasa a registrada sola y el conductor recibe un SMS con el número de entrada y el muelle. La rutina completa del guardia está en el artículo de Entradas de YMS.

Los conductores sin cita también están cubiertos, si su almacén admite llegadas sin cita: escanean el póster QR de la puerta, completan el formulario de autorregistro y toman las fotos requeridas en su teléfono, y esperan a que el guardia los verifique — la cola aparece en YMS → Entradas con el conteo de espera. Si se admiten llegadas sin cita, si se exige un código por teléfono y cuánto vale un registro sin verificar se configura por almacén en los ajustes de citas, en la tarjeta «Autorregistro y QR de puerta» — la misma tarjeta donde genera, imprime, rota o desactiva el póster QR de cada almacén. Y si un camión confirmado simplemente no viene, el sistema marca la cita como no-show tras la franja más el período de gracia y avisa al cliente, al transportista y al almacén.

Funciones de Docklify usadas en este artículo#

• Asistente de reserva de citas (transportista → actividades → fecha y hora, con panel de resumen en vivo) — WMS → Citas → Crear cita (/wms/appointments/make)
• Lista de citas con filtros, exportación CSV y acciones por fila — WMS → Citas → Lista de citas (/wms/appointments/list)
• Vista de calendario de citas (día/semana, por tipo de servicio y hora) — WMS → Citas → Lista de citas → pestaña Calendario (/wms/appointments/list)
• Editar cita (reprogramar fecha/hora, transportista, estado, notas) — WMS → Citas → Editar (/wms/appointments/edit)
• Motivos de cancelación desde los códigos de motivo de Master Data — Master Data → Códigos de motivo (categoría: cancelación de pedidos)
• Citas en muelle del Portal del cliente (reservar franja con lugares en vivo, aceptar un horario propuesto o elegir otro) — Portal del cliente → Almacén → Cita en muelle (/dock-appointments)
• Cola de confirmación, franja de capacidad y acciones de confirmar / proponer / rechazar — WMS → Citas → Lista de citas (/wms/appointments/list)
• Ajustes de capacidad por franja y confirmación (duración, capacidad predeterminada, liberación, ajustes por almacén) — WMS → Citas → Configuración (/wms/appointments/setting)
• Configuración de citas (reprogramación, período de gracia, correo de notificación) — WMS → Citas → Configuración (/wms/appointments/setting)
• Asignar / reasignar un conductor en una cita confirmada (elegir de la lista del transportista o registrar uno en el sitio) — WMS → Citas → Lista de citas → expandir una fila (/wms/appointments/list)
• Guardar en el directorio, en un clic, el nombre del transportista usado al reservar — WMS → Citas → Lista de citas → expandir una fila (/wms/appointments/list)
• QR de puerta y bandeja de asignaciones en la app del conductor (aceptar o rechazar y mostrar el QR en la puerta) — App del conductor (móvil) → TMS → Mis citas
• Verificación en puerta para guardias (escanear el QR o código corto, comprobar la placa, elegir muelle, ticket de entrada) — YMS → Verificación en puerta (/yms/gate-verify); aviso de cola — YMS → Entradas (/yms/entries)
• Ajustes de autorregistro y QR de puerta (política de llegadas, verificación por teléfono, vencimiento, póster QR por almacén) — WMS → Citas → Configuración (/wms/appointments/setting)