Pedidos por correo: el cliente escribe y el borrador se crea solo
Algunos clientes nunca usarán EDI ni una API: solo envían un correo. Deles su dirección exclusiva y Docklify leerá el correo y los adjuntos, pedirá lo que falte en el mismo hilo y preparará un pedido borrador.
Los pedidos por correo son para clientes que siempre han pedido así: escribiendo un correo. El cliente envía el pedido a su dirección exclusiva (por ejemplo sunombre@ai.docklify.com) y el asistente lee el mensaje y los adjuntos, verifica que el remitente esté en su lista permitida y crea un pedido borrador. Si falta algo —un teléfono, una cantidad— responde en el mismo hilo pidiéndolo con palabras claras. Todo se revisa en OMS → Pedidos por correo antes de surtir efecto.
Paso 1: Active su dirección de pedidos#
Vaya a Admin → AI Assistant y haga clic en «Activar pedidos por correo». Su dirección exclusiva aparece ahí mismo: compártala con los clientes que pedirán por correo. Puede desactivarla cuando quiera; mientras esté desactivada, los correos no se procesan.
También puede cambiar la parte anterior a la @, por ejemplo, por el nombre de su empresa. En los ajustes de AI Assistant, elija «Cambiar nombre de la dirección». El primer cambio puede hacerse en cualquier momento; después, solo una vez cada 30 días, y los ajustes muestran la próxima fecha posible. Cambiar el nombre nunca pierde correos: cada nombre que usó antes seguirá recibiendo correo para su organización. Los ajustes listan todos sus nombres anteriores con las fechas en que se usaron, cada uno marcado como «Sigue recibiendo». Algunos nombres están reservados por el sistema y no pueden usarse.
Paso 2: Configure la lista de remitentes permitidos#
Solo los correos de remitentes en su lista se convierten en pedidos; el resto solo se registra y se le muestra. En los mismos ajustes de Admin → AI Assistant, agregue cada remitente y vincúlelo al cliente correcto. Al agregar un correo individual, el sistema le envía una confirmación: la entrada solo vale después de que el dueño haga clic en el enlace. Los dominios completos los revisa antes el equipo de Docklify. Excepción: los dominios de correo públicos (Gmail, QQ Mail, Outlook, etc.) no pueden agregarse enteros — cualquiera puede registrarse —; agregue esas direcciones una por una. Para cada entrada elija también el nivel de confianza: «Solo borrador» o «Puede surtir efecto automáticamente» (paso 5).
Paso 3: Qué debe escribir su cliente en el correo#
- Quién recibe: nombre del destinatario y un teléfono.
- A dónde va: dirección, ciudad, código postal.
- Qué enviar: una línea por artículo, con el código (SKU) si lo conocen, y la cantidad.
- Los adjuntos sirven: PDF, Word, Excel o una foto del pedido en papel.
Paso 4: Si falta algo, el asistente lo pide en el mismo hilo#
Cuando falta algo obligatorio, su cliente recibe una respuesta en el mismo hilo con la lista, en palabras claras, de lo que falta y un ejemplo de formato. Solo tiene que responder con lo que falta. Tras tres rondas, el caso pasa a su equipo y aparece en Pedidos por correo como «necesita una persona».
Paso 5: Revise y confirme en Pedidos por correo — usted elige cuánto es automático#
Cada pedido por correo llega a OMS → Pedidos por correo. Al abrir uno verá a la izquierda toda la conversación —correo original, respuestas del asistente, respuestas del cliente, cada una con sus adjuntos— y a la derecha el contenido reconocido. Los campos dudosos se marcan para que los verifique y las cantidades inusualmente grandes se señalan en rojo (un aviso, no un bloqueo). Si un artículo no se reconoció, elija el producto correcto ahí mismo: el asistente recordará esa correspondencia para ese cliente. Luego confirme o rechace. En Admin → AI Assistant define el nivel de la capacidad: Desactivado, Solo borrador o Automático. Lo que ocurre es el nivel más bajo entre ese ajuste y la confianza del remitente.
Su cliente siempre recibe respuesta. Al crearse el pedido, el correo de confirmación incluye el número de pedido, el detalle de artículos y entrega, y cómo consultarlo. Si el procesamiento tiene un problema del sistema, el cliente recibe un aviso breve de que su correo llegó y de que una persona lo está siguiendo; el caso aparece en Pedidos por correo como error del sistema, con el motivo en su detalle. El asistente reintenta solo durante un tiempo; también puede abrir el caso y pulsar Reprocesar. Nada se procesa en silencio ni desaparece sin rastro.
Funciones de Docklify usadas en este artículo#
- Ajustes de AI Assistant (Admin): dirección, lista de remitentes y niveles.
- Pedidos por correo: la lista y la pantalla de revisión.
- Pedidos de venta: el borrador se convierte en un pedido normal al confirmarlo.