Órdenes de devolución RMS: crear, revisar y procesar devoluciones

El documento de devolución del lado del almacén: crea la orden con líneas, aprueba o rechaza, recibe e inspecciona, define el destino por línea, resuelve el dinero y cierra.

Una orden de devolución (RMA) en RMS es el documento del almacén para una devolución: de quién es, qué vuelve, por qué, y qué pasa con la mercancía y el dinero al final. Tiene su propio ciclo: solicitada, aprobada, enviada de vuelta, recibida, inspeccionada, con destino definido, resuelta y completada. Hay dos entradas de devolución en Docklify: OMS también tiene su pantalla de RMA (OMS → RMA), donde la devolución se crea contra un pedido de venta desde el lado de pedidos. La orden de RMS se gestiona de principio a fin en la app RMS; su formulario lleva el número de pedido solo como referencia. Este artículo cubre el lado RMS.

Paso 1: Busca una orden en la lista#

1. Abre RMS → Órdenes de devolución (/rms/list). La tabla muestra una fila por orden: N.º de RMA (con el N.º de pedido debajo), Client, prioridad, motivo, método de devolución, método de reembolso, estado y fecha de creación.
2. Escribe en el buscador para coincidir por número de RMA o descripción, o filtra con los desplegables Estado y Client, y pulsa Buscar. Restablecer borra los filtros.
3. Haz clic en el número de RMA para abrir la orden. Todo lo demás ocurre en la página de detalle.

El contador sobre los filtros indica cuántas órdenes coinciden. La lista en sí es una función de Docklify que vale la pena conocer: RMS → Órdenes de devolución guarda cada devolución — abierta o cerrada — en una tabla con búsqueda, así que «¿dónde está esa devolución?» está siempre a una búsqueda.

Paso 2: Crea una orden de devolución#

1. En la lista, pulsa «+ Nuevo RMA» (arriba a la derecha) para abrir el formulario (/rms/new).
2. Completa la información básica. Client es obligatorio. Después: tipo de RMA (Devolución o Cambio), N.º de pedido y referencia si los tienes, prioridad (Baja / Media / Alta / Urgente), motivo, fecha esperada de devolución, contacto y teléfono.
3. Define cómo vuelve la mercancía y cómo se compensa al cliente: método de devolución (Por correo, Entrega en tienda, Recogida) y método de reembolso (Pago original, Crédito en tienda, Cambio), más un motivo en lenguaje claro y una descripción si hace falta.
4. Añade las líneas. Pulsa «+ Agregar línea» y completa SKU o nombre de producto más la cantidad esperada, una línea por producto. Haz clic en una línea para editarla, o en ✕ para quitarla.
5. Pulsa «Crear RMA». La orden se crea con estado Solicitada y llegas a su página de detalle.

• Al crear se exige: elegir un Client y al menos una línea — y cada línea necesita SKU o nombre de producto. El formulario dice en claro qué falta.
• El desplegable Motivo no es texto libre: viene de tus códigos de motivo de devolución (RMS → Ajustes → Motivos), así cada devolución se cuenta con el mismo conjunto de motivos — eso alimenta el gráfico «Por motivo» del panel RMS.

Paso 3: Aprueba o rechaza la solicitud#

1. Abre la orden. Mientras esté Solicitada, el encabezado muestra «Aprobar» y «Rechazar». Aprobar la pasa a Aprobada — el cliente ya puede enviar la mercancía.
2. Rechazar exige un motivo: pulsa «Rechazar», escribe el porqué en claro y confirma. Una devolución rechazada termina aquí, con el motivo registrado.
3. Las devoluciones pequeñas y limpias no siempre necesitan este paso manual: una política de devolución puede aprobarlas solas. Las políticas están en RMS → Ajustes → Políticas de devolución (ver el artículo de políticas).

Paso 4: Etiqueta, en tránsito y recepción#

1. En una orden Aprobada, pulsa «Emitir etiqueta de devolución» — el estado pasa a Etiqueta emitida. Cuando el cliente envíe el paquete, pulsa «Marcar en tránsito».
2. Cuando llegue la mercancía, pulsa «Recibir». Un diálogo lista cada línea con su cantidad esperada; escribe la cantidad recibida por línea (viene prellenada con la esperada) y confirma. El estado pasa a Recibida y cada línea muestra esperado vs. recibido.
3. En el muelle, la misma recepción se puede hacer desde el teléfono: RMS → Recepción móvil toma el número de RMA y las cantidades con botones grandes (ver el artículo de recepción móvil).

Paso 5: Cuarentena, inspección y grados QC#

1. Tras recibir, pulsa «Cuarentena» si la mercancía debe esperar apartada para revisión, y «Iniciar inspección» cuando empiece la revisión.
2. Pulsa «Registrar QC» y califica cada línea: A — Como nuevo, B — Defectos menores, C — Defectuoso, D — Peligroso. Añade notas QC por línea para que la siguiente persona sepa qué viste.

Paso 6: Decide el destino de cada línea (disposición)#

• Pulsa «Definir disposición» y elige una disposición por línea, con notas si hace falta. Las opciones son tus códigos de disposición de Master Data → Códigos de motivo (categoría: disposición) — el conjunto estándar es Reponer, Reacondicionar, Desechar, Devolver al proveedor y Donar.
• Para Reponer aparecen dos campos extra: elige primero el almacén de reposición y luego la ubicación dentro de ese almacén. Así las devoluciones vendibles vuelven a la estantería desde esta misma pantalla — un toque Docklify que mantiene la devolución y la reposición en un solo documento.

Paso 7: Resuelve el dinero y completa#

1. Cuando cada línea tiene disposición, la orden pasa a Resolución pendiente. Pulsa «Resolver», elige el tipo — Reembolso, Cambio o Crédito en tienda — y completa monto, método y nota.
2. El estado muestra cómo se resolvió: Reembolsada, Cambiada o Acreditada. Pulsa «Completar» para cerrar la orden definitivamente.
3. Dos herramientas diarias en la misma página: «Editar» reabre la información básica en el lugar (las órdenes cerradas o canceladas ya no se editan), y «Cancelar RMA» está disponible hasta la etapa en tránsito. La línea de tiempo de la derecha lista cada etapa alcanzada, con quién y cuándo.

Funciones de Docklify en este artículo#

• Lista de órdenes con búsqueda y filtros de estado y Client — RMS → Órdenes de devolución (/rms/list)
• Formulario de creación con líneas — RMS → Órdenes de devolución → + Nuevo RMA (/rms/new)
• Procesado en el detalle: aprobar / rechazar, etiqueta, recepción, grados QC, disposición, resolución — RMS → Órdenes de devolución → abrir un RMA (/rms/:id)
• Reposición con selectores de almacén y ubicación, dentro del paso de disposición — RMS → Órdenes de devolución → abrir un RMA → Definir disposición
• Recepción móvil en el muelle — RMS → Recepción móvil (/rms/receive)
• Códigos de motivo y políticas de devolución — RMS → Ajustes (/rms/settings)