Estados de cuenta: generar, conciliar, revisar y enviar

Envíe a cada cliente un estado por período: saldo inicial, cargos, pagos y saldo debido, con cada factura y cada cargo por envío. Docklify compara cada línea con la tarifa contratada antes de revisar y enviar.

Un estado de cuenta responde lo que cada cliente pregunta a fin de mes: «¿cuánto debo y por qué?». Abra Contabilidad → Estados de cuenta (/accounting/statements) y genere uno por cliente y período. El estado solo avanza en un sentido — Borrador → Revisado → Enviado — y nunca se envía automáticamente: siempre lo revisa una persona primero.

Paso 1: generar el estado#

1. En Contabilidad → Estados de cuenta, haga clic en «Generar estado», elija el cliente y el período (ambas fechas incluidas) y confirme.
2. Docklify arma el resumen desde sus facturas y pagos: saldo inicial (lo pendiente antes de este período), cargos del período, pagos recibidos en el período y el saldo debido. Debajo del resumen va cada factura del período, y debajo cada cargo por envío — orden, contenedor y concepto — que compone esas facturas.
3. Un cliente, un período, una moneda: si el período contiene facturas en dos monedas, Docklify le pide separarlas en lugar de mezclar cifras que no van juntas. Generar el mismo período dos veces está bloqueado: anule o elimine primero el borrador anterior.

Paso 2: ejecutar la conciliación previa#

Abra el estado y haga clic en «Ejecutar conciliación». Docklify vuelve a calcular cada línea de cargo con la tarifa contratada vigente el día del cargo — incluidos los precios por tramos — y lista como diferencia cada línea que no coincide: sin precio de contrato, importe distinto, un precio manual que difiere del contrato, un cargo con precio en el período que nunca se facturó, y más. Mientras quede una diferencia abierta, el estado no se puede enviar.

• Corrija primero el origen cuando pueda: corrija la tarifa o el cargo y vuelva a ejecutar la conciliación; una ejecución limpia vacía la lista por sí sola.
• Si una diferencia es esperada y correcta — por ejemplo un precio manual acordado — ábrala y elija «Resolver» o «Omitir con nota». En ambos casos la nota es obligatoria, y queda registrado quién la escribió y cuándo. Omitir es una decisión deliberada y registrada, no un salto silencioso.

Paso 3: revisar y luego enviar#

1. Un revisor abre el borrador y hace clic en «Aprobar». La aprobación solo es posible si ya existe una conciliación: conciliar primero, revisar después. Para devolverlo a cambios, use «Devolver a borrador».
2. En un estado revisado, haga clic en «Enviar estado». El destinatario es por defecto el correo de facturación de la ficha del cliente (Datos maestros → Clientes → correo de contacto); puede escribir otra dirección para este envío. Docklify envía el estado por correo con el PDF adjunto y registra el envío — hora, destinatario e id de entrega — en el propio estado.
3. Si el envío falla — por ejemplo el servicio de correo no está configurado — el estado se queda en «Revisado», el intento fallido queda registrado en el historial con el motivo, y basta con enviar de nuevo tras corregir el problema. Nada se marca como enviado si no se entregó de verdad.

Cómo encajan los estados y la antigüedad de saldos#

Las cifras de antigüedad de un estado usan exactamente el mismo cálculo que Contabilidad → Informes → Antigüedad de CxC: pendiente = total de la factura − pagado, agrupado por vencimiento en Actual / 1–30 / 31–60 / 61–90 / 90+ días. Una diferencia de alcance a conocer: la antigüedad solo cuenta facturas ya emitidas (enviadas, parciales o vencidas), mientras que un estado también incluye los borradores recién generados en la última facturación — la página del estado muestra ese importe en borrador por separado, así que ambas cifras siempre concilian con una explicación visible en lugar de una brecha silenciosa.

Funciones de Docklify usadas en este artículo#

• Lista de estados con filtros por cliente/estado — Contabilidad → Estados de cuenta (/accounting/statements)
• Generar un estado por cliente + período (resumen + detalle de facturas + detalle por envío) — Contabilidad → Estados de cuenta → Generar estado (/accounting/statements)
• Conciliación previa contra la tarifa contratada, lista de diferencias con resolver / omitir con nota — detalle del estado → Ejecutar conciliación (/accounting/statements)
• Revisión (aprobar / devolver), envío por correo con PDF adjunto e historial de envíos — detalle del estado (/accounting/statements)
• Informe de antigüedad de CxC (mismo cálculo que los estados) — Contabilidad → Informes (/accounting/reports)