Empleados de People: fichas de empleado

People → Empleados es la única ficha de cada persona: datos de contacto y de organización, documentos con vencimiento, historial de estados y los vínculos de acceso, credencial y conductor que usan las demás aplicaciones de Docklify.

Cada persona que trabaja para usted debería existir exactamente una vez en Docklify, y ese único lugar es la ficha de empleado en People → Empleados. Guarda lo básico — nombre, número de empleado, teléfono, correo, departamento, puesto, supervisor y fecha de ingreso — más los documentos que pueden vencer, el estado de la persona en el tiempo y los vínculos que hacen útil la ficha en otras partes: una cuenta de acceso vinculada para la app móvil, una credencial para fichar y, para conductores, el vínculo a su ficha de conductor. Asistencia, habilidades, evaluaciones de desempeño e incorporación cuelgan de esta misma ficha, así que mantenerla bien aquí mantiene bien esas otras funciones.

Paso 1: Encuentre a una persona en la lista de empleados#

1. Abra People → Empleados. Arriba, las tarjetas de resumen muestran cuántas personas están Activas, cuántas en Incorporación y cuántas tienen documentos que vencen en los próximos 30 días.
2. Filtre la lista por Estado (elija un estado o déjelo en Todos), por Departamento (escriba el nombre del departamento) o por Búsqueda: el buscador coincide con nombre, número de empleado y teléfono.
3. Haga clic en Buscar para aplicar los filtros, o en Restablecer para borrarlos y ver a todos de nuevo. Pulsar Enter en el buscador también aplica los filtros.
4. La lista muestra 20 personas por página: use Anterior y Siguiente abajo para recorrer una lista larga. Haga clic en el nombre de una persona — o en Ver en su fila — para abrir su ficha.

• Cada fila muestra número de empleado, nombre y foto, departamento, puesto, estado, teléfono y supervisor: suficiente para confirmar que es la persona correcta antes de abrir la ficha.
• La tarjeta de «documentos por vencer» es su aviso temprano: quien esté contado ahí tiene una licencia o certificado que vence en 30 días, para gestionar la renovación antes de que el documento expire de verdad.

Paso 2: Cree una ficha de empleado nueva#

1. Desde la lista, haga clic en + Nuevo empleado, arriba a la derecha. (Para traer a mucha gente de una vez, use Importar en masa en la misma página).
2. Complete Información básica. Solo el nombre es obligatorio: nombre, nombre en inglés, teléfono, correo, fecha de ingreso, tipo de empleo (Tiempo completo, Medio tiempo o Temporal) y una foto. El número de empleado lo da el sistema; usted no lo escribe.
3. Elija el Departamento y el Puesto en sus listas desplegables, y el Supervisor en la lista de empleados. Departamento y puesto vienen de las listas maestras que mantiene su empresa, así los nombres se mantienen consistentes en todas las fichas; si falta un puesto, agréguelo primero en People → Organigrama → Puestos (vea el artículo de puestos para saber cómo se mantienen).
4. En la tarjeta Documentos, haga clic en + Añadir fila por cada documento que tenga la persona — licencia de conducir, tarjeta TWIC, licencia de montacargas, certificado hazmat u otro — y complete su número y vencimiento. Los documentos son opcionales en este momento; puede agregarlos después desde la ficha.
5. Haga clic en Guardar. La ficha nueva se abre enseguida, lista para los vínculos y seguimientos de los pasos siguientes.

Una ficha creada así empieza en estado En incorporación. Es deliberado: mientras la persona sigue incorporándose, People → Empleados puede generar su lista de incorporación en la ficha, y el estado pasa a Activo cuando todo está listo — crear la ficha y terminar la incorporación son dos momentos distintos, y el estado muestra en cuál está usted.

Paso 3: Abra y edite una ficha#

1. Abra a la persona desde la lista. La ficha se ordena en tarjetas: Información básica (número de empleado, nombre, fechas de ingreso y baja, tipo de empleo, foto), Contacto (teléfono, correo) y Organización (departamento, puesto, supervisor y cuántos reportes directos tiene).
2. Haga clic en Editar para cambiar los mismos campos que completó al crear — nombre, contacto, departamento, puesto, supervisor, fecha de ingreso, tipo de empleo y foto — y luego Guardar. Departamento y puesto se siguen eligiendo de las listas maestras; un valor antiguo que ya no está en la lista se conserva como opción heredada claramente marcada, nunca se pierde en silencio.
3. Revise la tarjeta Documentos: cada documento muestra su tipo, número y vencimiento; un vencimiento dentro de 30 días se resalta con los días restantes, y un documento vencido se marca Vencido. Los archivos de los documentos se pueden adjuntar en la tarjeta de adjuntos de la misma ficha.

Cambiar el estado y el historial que deja#

• Los cinco estados son: En incorporación, Activo, De baja, Suspendido y Dado de baja. De En incorporación se pasa a Activo; una persona Activa puede pasar a De baja, Suspendido o Dado de baja; desde De baja o Suspendido puede volver a Activo o pasar a Dado de baja; y una persona dada de baja puede volver a Activo si se la recontrata.
• Para cambiar un estado, abra la ficha, haga clic en Cambiar estado, elija el nuevo estado, agregue un motivo si lo tiene y confirme. El botón solo ofrece los movimientos permitidos desde el estado actual, así no puede saltarse un paso por accidente.
• Cada cambio queda escrito en la línea de tiempo al lado de la ficha: de qué estado a qué estado, el motivo, cuándo ocurrió y quién lo hizo. Cuando alguien pregunte «¿cuándo se fue de baja esta persona, y por qué?», la respuesta está en la ficha, no en la memoria de nadie.

Vincular la ficha a un acceso, una credencial y un conductor#

• Cuenta de acceso vinculada: en la ficha, elija una cuenta de miembro de la organización ya existente para vincular, o use Invitar — escriba el correo o teléfono de la persona y envíe la invitación — para que el empleado cree su propia cuenta. Tras vincular, el empleado puede entrar en la app móvil con esa cuenta. Una cuenta ya vinculada a otro empleado no se puede elegir de nuevo.
• Credencial y QR de fichaje: Imprimir credencial en la ficha le lleva a People → Credenciales con este empleado preseleccionado. El botón QR de fichaje genera el código QR de fichaje de la persona: guárdelo como SVG o imprímalo en la credencial. Cada código nuevo reemplaza al anterior al instante, así una impresión antigua deja de funcionar en cuanto regenera.
• Conductor vinculado: si la persona también conduce para su flota propia, vincule su ficha de conductor en la misma página — el selector solo ofrece conductores propios aún no vinculados — o desvincúlela ahí cuando la persona deje de conducir.

Funciones de Docklify usadas en este artículo#

• Lista de empleados con tarjetas de resumen y filtros por estado / departamento / búsqueda — People → Empleados (/people/employees)
• Formulario de nuevo empleado (información básica + filas de documentos) — People → Empleados → + Nuevo empleado (/people/employees/new)
• Importación en masa de empleados — People → Empleados → Importar en masa (/people/employees/import)
• Ficha de empleado: editar, documentos con aviso de vencimiento, cambio de estado con línea de tiempo — People → Empleados → abrir una persona (/people/employees)
• Vincular una cuenta de acceso o enviar una invitación, imprimir una credencial, generar un QR de fichaje, vincular un conductor — en la ficha de empleado (/people/employees)
• Lista maestra de puestos (se elige, no se escribe, en los formularios de empleado) — People → Organigrama → Puestos