People Employees：员工档案

People → 员工 里，每个人只有一份档案：联系方式与组织信息、带到期日的证件、状态变更历史，以及其他 Docklify 应用要用的登录账号、工牌和司机关联，都挂在这一份档案上。

每个为您工作的人，在 Docklify 里都应该只存在一次，那个唯一的地方就是 People → 员工 里的员工档案。它装着基本信息——姓名、工号、电话、邮箱、部门、岗位、主管和入职日期——再加上会到期的证件、这个人历次的状态变化，以及让档案在别处派上用场的关联：登录手机 App 的账号、打卡用的工牌，还有司机的司机档案关联。考勤、技能、绩效考核和入职流程都挂在同一份档案上，所以把这里维护对了，那些功能自然就对了。

第一步：在员工列表里找到人#

1. 打开 People → 员工。顶部统计卡显示在职人数、待入职人数，以及未来 30 天内有证件要到期的人数。
2. 用筛选缩小范围：按状态选（选一个状态，或留在「全部」）、按部门填部门名、或者用搜索框——搜索可以按姓名、工号和电话找人。
3. 点「查询」应用筛选，点「重置」清掉筛选、重新看到所有人。在搜索框里按回车也会应用筛选。
4. 列表每页显示 20 人：花名册长时，用底部的上一页、下一页翻页。点某个人的姓名——或那一行的「查看」——打开他的档案。

• 每一行都显示工号、姓名和照片、部门、岗位、状态、电话和主管——打开档案前，足够先确认没找错人。
• 「证件将到期」那张卡就是提前预警：被数进去的人，有驾照或证书会在 30 天内到期——提前安排续证，别等过期了才发现。

第二步：新建一份员工档案#

1. 在列表页点右上角的「+ 新建员工」。（要一次带进很多人时，用同一页上的「批量导入」。）
2. 填基本信息。只有姓名必填：姓名、英文名、电话、邮箱、入职日期、用工类型（全职、兼职或临时工）和照片都可以填。工号由系统给出，不用手填。
3. 部门和岗位用下拉选，主管从员工列表里选。部门和岗位都来自公司维护的主数据清单，所以每份档案里的名字都一致——岗位缺了，先到 People → 组织架构 → 岗位 里加上（岗位怎么维护，见岗位那篇文章）。
4. 在证件卡里，这个人持有的每份证件点一次「+ 添加一行」——驾照、TWIC 卡、叉车证、危化品证或其他——填上号码和到期日。证件这时可以不填，之后在档案里补也可以。
5. 点保存。新建的档案会直接打开，可以接着做下面几步的关联和后续动作。

这样新建出来的档案，状态是「待入职」。这是故意的：人还在入职阶段时，People → 员工 能在这份档案上生成他的入职任务清单；全部办妥后再把状态转成「在职」——建档和入职办完是两个时刻，状态就是用来区分您走到哪一步的。

第三步：打开并编辑档案#

1. 从列表打开这个人。档案按卡片排：基本信息（工号、姓名、入职与离职日期、用工类型、照片）、联系（电话、邮箱）、组织（部门、岗位、主管，以及他有多少直接下属）。
2. 点「编辑」就能改建档时填的那些字段——姓名、联系方式、部门、岗位、主管、入职日期、用工类型和照片——改完点保存。部门和岗位仍从主数据里选；如果现值是旧的、已经不在清单里，它会作为明确标记的旧值选项保留，绝不会被悄悄丢掉。
3. 看证件卡：每份证件都显示类型、号码和到期日，到期日在 30 天内会标出来并写明还剩几天；已过期的会标「已过期」。证件文件本身可以在同一份档案的附件卡里上传。

变更状态，以及留下的历史#

• 五个状态是：待入职、在职、休假、停职、离职。待入职只能转到在职；在职可以转到休假、停职或离职；休假或停职可以回到在职、也可以转到离职；离职的人如果返聘，可以回到在职。
• 变更状态的方法：打开档案，点「变更状态」，选新状态，有原因就写上原因，再确认。这个入口只会给出从当前状态允许走的下一步，不会让您误跳过中间步骤。
• 每一次变更都会写进档案侧边的时间线——从什么状态变到什么状态、原因、时间和操作人。以后有人问「这个人什么时候休假的、为什么」，答案在档案里，不在谁的记忆里。

把档案和登录账号、工牌、司机关联起来#

• 关联登录账号：在档案里，可以从组织成员账号里选一个关联，也可以用「邀请」——填邮箱或手机号发邀请——让员工自己建账号。关联后，员工就能用这个账号登录手机 App。已经关联到其他员工的账号不能再选。
• 工牌与打卡二维码：档案上的「打印工牌」会带您到 People → 工牌打印，并预先选好这个员工。「打卡二维码」按钮生成这个人的打卡二维码——可以存成 SVG，也可以印在工牌上。每次生成新码，旧码立即失效，所以一重新生成，旧的打印件就不能再用了。
• 关联司机：如果这个人同时为你们自有车队开车，就在同一页关联他的司机档案——选择器只列还没关联过的自有司机——他不再开车时，也在这里解绑。

本文用到的 Docklify 功能#

• 员工列表（统计卡 + 状态 / 部门 / 搜索筛选）——People → 员工（/people/employees）
• 新建员工表单（基本信息 + 证件行）——People → 员工 → + 新建员工（/people/employees/new）
• 员工批量导入——People → 员工 → 批量导入（/people/employees/import）
• 员工档案：编辑、带到期提示的证件、变更状态与时间线——People → 员工 → 打开一个人（/people/employees）
• 关联登录账号或发邀请、打印工牌、生成打卡二维码、关联司机——在员工档案上（/people/employees）
• 岗位主数据（员工表单里只能选、不能输）——People → 组织架构 → 岗位