People従業員：従業員記録

People → 従業員 は、各人の唯一の従業員記録です：連絡先と組織情報、有効期限付きの書類、ステータス履歴、そして他のDocklifyアプリが依拠するログイン、社員証、ドライバーの紐付けがすべてこの1件に集まります。

あなたの下で働く人は、Docklifyの中にちょうど1回だけ存在すべきで、その唯一の場所が People → 従業員 の従業員記録です。基本情報——氏名、社員番号、電話、メール、部門、職名、上司、入社日——に加え、有効期限のある書類、その人のステータスの変遷、そして記録を他の場所で役立てる紐付けが入ります：モバイルアプリ用のログインアカウント、打刻用の社員証、ドライバーについてはドライバー記録への紐付けです。勤怠、スキル、パフォーマンスレビュー、入社手続きはすべて同じ記録にぶら下がっているので、ここを正しく保てば他の機能も正しく保てます。

ステップ1：従業員一覧で人を探す#

1. People → 従業員 を開きます。上部のサマリーカードに、在籍中の人数、入社予定の人数、今後30日以内に書類が期限切れになる人数が表示されます。
2. 一覧を絞り込みます：ステータス（1つ選ぶか「すべて」のまま）、部門（部門名を入力）、または検索——検索は氏名、社員番号、電話に一致します。
3. 「検索」をクリックするとフィルターが適用され、「リセット」でフィルターを消して全員を再表示します。検索ボックスでEnterを押してもフィルターが適用されます。
4. 一覧は1ページに20人表示されます。名簿が長い場合は下部の「前へ」「次へ」で移動します。人の氏名——またはその行の「表示」——をクリックすると、その人の記録が開きます。

• 各行には社員番号、氏名と写真、部門、職名、ステータス、電話、上司が表示されます——記録を開く前に、本人かどうか確認できます。
• 「期限切れ間近の書類」カードが早期警告です。そこに数えられた人は、免許や証明書が30日以内に期限を迎えます——実際に期限切れになる前に更新を手配できます。

ステップ2：新しい従業員記録を作成する#

1. 一覧から、右上の「+ 新規従業員」をクリックします。（大勢をまとめて取り込む場合は、同じページの「一括インポート」を使います。）
2. 基本情報を入力します。必須は氏名だけです：氏名、英語名、電話、メール、入社日、雇用形態（正社員、パートタイム、臨時社員）、写真を入力できます。社員番号はシステムが付与するので、入力は不要です。
3. 部門と職名はプルダウンから選び、上司は従業員一覧から選びます。部門と職名は会社が管理するマスターリストから来るため、すべての記録で名前が統一されます——職名が足りない場合は、先に People → 組織図 → 職種 で追加してください（職種の管理方法は職種の記事を参照）。
4. 書類カードで、その人が持つ書類ごとに「+ 行を追加」をクリックします——運転免許、TWICカード、フォークリフト免許、危険物証明書、その他——そして番号と期限日を入力します。書類はこの時点では任意です。後から記録に追加することもできます。
5. 「保存」をクリックします。新しい記録がそのまま開き、以下のステップの紐付けやフォローアップに進めます。

このように作成された記録は「入社予定」ステータスから始まります。これは意図的なものです。その人がまだ入社手続き中の間、People → 従業員 はその記録上に入社チェックリストを生成でき、すべてが整ったらステータスは「在籍中」に移ります——記録の作成と入社手続きの完了は別の瞬間であり、ステータスは今どちらにいるかを示します。

ステップ3：記録を開いて編集する#

1. 一覧からその人を開きます。記録はカードで構成されます：基本情報（社員番号、氏名、入社日と退社日、雇用形態、写真）、連絡先（電話、メール）、組織（部門、職名、上司、直属の部下の数）。
2. 「編集」をクリックすると、作成時に入力したのと同じ項目——氏名、連絡先、部門、職名、上司、入社日、雇用形態、写真——を変更でき、「保存」します。部門と職名は引き続きマスターリストから選びます。リストにもう載っていない古い値は、旧値として明確にマークされた選択肢として保持され、黙って消えることはありません。
3. 書類カードを確認します：各書類には種別、番号、期限が表示され、30日以内の期限は残り日数付きで強調され、期限切れは「期限切れ」とマークされます。書類ファイル自体は、同じ記録の添付カードに添付できます。

ステータスの変更と残る履歴#

• 5つのステータスは：入社予定、在籍中、休暇中、停職中、退職です。入社予定からは在籍中へ、在籍中からは休暇中・停職中・退職へ、休暇中や停職中からは在籍中に戻るか退職へ、そして退職した人も再雇用されれば在籍中に戻せます。
• ステータスを変更するには、記録を開き、「ステータスを変更」をクリックし、新しいステータスを選び、理由があれば記入して確認します。このボタンは現在のステータスから許可された移動だけを表示するので、誤ってステップを飛ばすことはありません。
• すべての変更は記録の横のタイムラインに記録されます——どのステータスからどのステータスへ、理由、いつ、誰が行ったか。誰かが「この人はいつ休暇に入ったのか、なぜか」と尋ねたとき、答えは誰かの記憶ではなく、記録の中にあります。

記録をログイン、社員証、ドライバーに紐付ける#

• 紐付けログインアカウント：記録上で、既存の組織メンバーアカウントを選んで紐付けるか、「招待」を使って——その人のメールまたは電話を入力して招待を送り——従業員自身にアカウントを作ってもらいます。紐付け後、従業員はそのアカウントでモバイルアプリにログインできます。すでに他の従業員に紐付けられたアカウントは再び選べません。
• 社員証と打刻QRコード：記録の「社員証を印刷」は、この従業員が事前に選ばれた状態で People → 社員証 へ移動します。「打刻QR」ボタンはその人の打刻QRコードを生成します——SVGで保存するか、社員証に印刷します。新しいコードを生成するたびに前のコードは直ちに無効になるので、再生成すると古い印刷物は使えなくなります。
• 紐付けドライバー：その人が自社フリートの運転もする場合は、同じページでドライバー記録を紐付けます——セレクタにはまだ紐付けられていない自社ドライバーだけが表示されます——運転をやめたら、ここで紐付けを解除します。

この記事で使った Docklify 機能#

• 従業員一覧（サマリーカード + ステータス／部門／検索フィルター）——People → 従業員（/people/employees）
• 新規従業員フォーム（基本情報 + 書類の行）——People → 従業員 → + 新規従業員（/people/employees/new）
• 従業員の一括インポート——People → 従業員 → 一括インポート（/people/employees/import）
• 従業員記録：編集、期限ハイライト付き書類、タイムライン付きステータス変更——People → 従業員 → 人を開く（/people/employees）
• ログインアカウントの紐付けまたは招待送信、社員証印刷、打刻QR生成、ドライバー紐付け——従業員記録上（/people/employees）
• 職種マスターリスト（従業員フォームでは入力ではなく選択）——People → 組織図 → 職種