メール注文：お客様がメールを送るだけで下書き注文ができます
EDI や API を使わないお客様はメールで注文します。専用受信アドレスを伝えれば、Docklify が本文と添付を読み、不足分を同じスレッドで確認し、下書き注文を用意します。
メール注文は「いつもメールで注文する」お客様のための機能です。専用アドレス（例：yourname@ai.docklify.com）に注文メールを送ると、アシスタントが本文と添付を読み、送信者が許可リストにあるか確認して下書き受注を作成します。電話番号や数量など必須項目が不足していれば、同じスレッドに返信して不足分を分かりやすくお聞きします。すべて OMS → メール受注 で確認してから有効になります。
ステップ1：専用受信アドレスを有効化#
Admin → AI Assistant で「メール注文を有効化」をクリックすると専用アドレスが表示されます。メールで注文するお客様に共有してください。いつでも無効化でき、無効中はメールは処理されません。
アドレスの @ より前の部分は、貴社名などに変更もできます。AI Assistant 設定で「アドレス名を変更」を選んでください。初回の変更はいつでも可能ですが、その後は30日に1回までで、設定画面に次回変更できる日が表示されます。名前を変えてもメールは失われません：以前使った名前はすべて、引き続き貴社宛てのメールを受け取ります。設定画面には過去の名前すべてと使用期間が一覧表示され、それぞれ「受信中」と示されます。一部の名前はシステム予約のため使用できません。
ステップ2：送信者ホワイトリストを設定#
許可リストにある送信者のメールだけが注文化されます。それ以外は記録され、あなたに通知されるだけです。同じ Admin のAI Assistant 設定で送信者を追加し、正しい顧客に紐づけてください。個別のメールアドレスを追加すると確認メールが送られ、本人がリンクをクリックして初めて有効になります。ドメイン単位の追加も可能ですが、Docklify チームの確認後に有効になります。例外として、公共メールのドメイン（Gmail、QQメール、Outlookなど）はドメイン単位で追加できません（誰でも登録できるため）。その場合はアドレスを1件ずつ追加してください。各エントリには信頼レベル（「下書きのみ」または「自動で有効化可」、ステップ5参照）も選びます。
ステップ3：お客様にメールへ書いてもらう内容#
- 受取人の氏名と、連絡できる電話番号。
- 届け先：住所、市区町村、郵便番号。
- 何を送るか：1品目1行で、SKU が分かれば SKU と数量（例「SKU-RED-MUG × 12」）。
- 添付も可：PDF、Word、Excel の注文書や、紙の注文の写真でも読み取ります。
ステップ4：不足があれば同じスレッドで聞き返します#
必須項目が不足している場合、お客様は同じスレッドで返信を受け取り、不足分と形式の例が分かりやすく示されます。返信で補うだけです。3往復しても揃わない場合は担当チームに引き継がれ、メール受注に「手動確認」として表示されます。
ステップ5：メール受注で確認——自動化の度合いはあなたが決めます#
メール注文はすべて OMS → メール受注 に届きます。開くと、左側に全往復（元のメール、アシスタントの返信、お客様の追加返信、各添付）が、右側に認識された注文内容が表示されます。不確かなフィールドには印が付き、異常に大きな数量は赤で警告されます（ブロックではなく警告）。商品が特定できなかった行は、その場で正しい商品を選べます。その対応はその顧客について記憶され、次回から自動で一致します。その後「確認して有効化」または「却下して終了」します。Admin → AI Assistant では機能レベル（オフ／下書きのみ／自動）を設定します。実際に適用されるのは、その設定と送信者の信頼レベルのうち低い方です。
お客様には必ず返信が届きます。注文が作成されると、確認メールには注文番号、商品と配送の概要、進捗の確認方法が記載されます。処理中にシステム側の問題が起きた場合、お客様には受信済みで担当者が対応中である旨の短い通知が自動で届き、ケースはメール受注にシステムエラーとして理由付きで表示されます。アシスタントはしばらく自動で再試行します。ケースを開いて「再処理」を押せば、すぐに再試行もできます。黙って処理されることも、痕跡なく消えることもありません。
この記事で使った Docklify の機能#
- AI Assistant 設定（Admin）：受信アドレス、送信者リスト、機能レベル。
- メール受注：一覧と確認画面。
- 受注：下書きは確認後に通常の注文になります。