Commandes par e-mail : le client écrit, le brouillon se crée tout seul
Certains clients n’utiliseront jamais l’EDI ni une API : ils envoient un e-mail. Donnez-leur votre adresse dédiée, Docklify lit le message et les pièces jointes, demande ce qui manque dans le même fil et prépare une commande brouillon.
La commande par e-mail est faite pour les clients qui commandent comme toujours : en écrivant un e-mail. Le client envoie sa commande à votre adresse dédiée (par exemple votrenom@ai.docklify.com) et l’assistant lit le message et les pièces jointes, vérifie que l’expéditeur est dans votre liste autorisée et crée une commande brouillon. S’il manque quelque chose — un téléphone, une quantité — il répond dans le même fil en demandant précisément ce qui manque. Tout se vérifie dans OMS → Commandes par e-mail avant de prendre effet.
Étape 1 : activez votre adresse de commande#
Allez dans Admin → AI Assistant et cliquez sur « Activer les commandes par e-mail ». Votre adresse dédiée s’affiche : partagez-la avec les clients qui commanderont par e-mail. Vous pouvez la désactiver à tout moment ; désactivée, les e-mails ne sont pas traités.
Vous pouvez aussi renommer la partie avant le @, par exemple avec le nom de votre entreprise. Dans les réglages de AI Assistant, choisissez « Renommer l’adresse ». Le premier renommage peut se faire à tout moment ; ensuite, une fois tous les 30 jours seulement, et les réglages affichent la prochaine date possible. Renommer ne perd aucun e-mail : chaque nom déjà utilisé continue de recevoir le courrier de votre organisation. Les réglages listent tous vos anciens noms avec leurs dates d’utilisation, chacun marqué « Reçoit toujours ». Quelques noms sont réservés par le système et ne peuvent pas être utilisés.
Étape 2 : créez la liste des expéditeurs autorisés#
Seuls les e-mails des expéditeurs de votre liste deviennent des commandes ; les autres sont seulement enregistrés et vous sont signalés. Dans les mêmes réglages (Admin → AI Assistant), ajoutez chaque expéditeur et rattachez-le au bon client. L’ajout d’une adresse individuelle envoie un e-mail de confirmation : l’entrée ne prend effet qu’après le clic du propriétaire sur le lien. Un domaine entier est possible aussi, mais il est d’abord vérifié par l’équipe Docklify. Exception : les domaines de messagerie publics (Gmail, QQ Mail, Outlook, etc.) ne peuvent pas être ajoutés en entier — n’importe qui peut s’y inscrire — ajoutez ces adresses une à une. Choisissez aussi le niveau de confiance : « Brouillon uniquement » ou « Peut prendre effet automatiquement » (étape 5).
Étape 3 : ce que vos clients doivent mettre dans l’e-mail#
- Le destinataire : nom et un numéro de téléphone joignable.
- Où ça va : adresse, ville, code postal.
- Quoi expédier : une ligne par article, avec le code (SKU) s’ils le connaissent, et la quantité.
- Les pièces jointes sont les bienvenues : PDF, Word, Excel ou photo d’une commande papier.
Étape 4 : s’il manque quelque chose, l’assistant le demande dans le même fil#
S’il manque une information obligatoire, votre client reçoit une réponse dans le même fil listant, en mots simples, ce qui manque et un exemple de format. Il répond simplement avec les éléments manquants. Après trois allers-retours, le dossier passe à votre équipe et apparaît dans Commandes par e-mail comme nécessitant une personne.
Étape 5 : vérifiez et confirmez dans Commandes par e-mail — vous choisissez le niveau d’automatisation#
Chaque commande par e-mail arrive dans OMS → Commandes par e-mail. En ouvrant un dossier, vous voyez à gauche toute la conversation — e-mail d’origine, réponses de l’assistant, réponses du client, chacune avec ses pièces jointes — et à droite le contenu reconnu. Les champs incertains sont signalés pour vérification et les quantités inhabituellement grandes sont marquées en rouge (un avertissement, pas un blocage). Si un article n’a pas été reconnu, choisissez le bon produit sur place : l’assistant retiendra cette correspondance pour ce client. Puis confirmez ou rejetez. Dans Admin → AI Assistant, vous réglez le niveau de la capacité : Désactivé, Brouillon uniquement ou Automatique. Ce qui se passe réellement est le niveau le plus bas entre ce réglage et la confiance de l’expéditeur.
Votre client reçoit toujours une réponse. À la création de la commande, l’e-mail de confirmation indique le numéro de commande, le récapitulatif des articles et de la livraison, et comment la suivre. Si le traitement rencontre un problème système, le client reçoit automatiquement un court message disant que son e-mail a bien été reçu et qu’une personne prend le relais ; le dossier apparaît dans Commandes par e-mail comme erreur système, avec le motif sur sa page de détail. L’assistant réessaie seul pendant un temps ; vous pouvez aussi ouvrir le dossier et cliquer sur Retraiter. Rien n’est traité en silence, rien ne disparaît sans trace.
Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#
- Réglages de AI Assistant (Admin) : adresse, liste d’expéditeurs et niveaux.
- Commandes par e-mail : la liste et l’écran de vérification.
- Commandes clients : le brouillon devient une commande normale une fois confirmé.