Rendez-vous WMS : création, replanification et paramètres des rendez-vous de quai

Réservez des créneaux de quai pour les livraisons entrantes et les enlèvements sortants dans un assistant en trois étapes, replanifiez ou annulez depuis la liste, et définissez les règles de replanification, de délai de grâce et de notification dans les paramètres.

Un rendez-vous de quai indique à l’entrepôt quand un camion arrivera, quel transporteur vient et ce qu’il fera : déposer ou décharger une livraison entrante, ou enlever un chargement sortant. Réserver à l’avance évite l’engorgement des portes : le chauffeur reçoit un créneau et l’équipe voit les arrivées du jour avant le premier camion. Tout se trouve dans WMS → Rendez-vous : la liste, l’assistant de réservation et la page de paramètres.

Étape 1 : réserver un rendez-vous avec l’assistant en trois étapes#

1. Allez dans WMS → Rendez-vous → Liste des rendez-vous et cliquez sur « + Nouveau » (ou ouvrez directement WMS → Rendez-vous → Créer un rendez-vous). L’étape 1 ne demande que le transporteur : choisissez-le dans la liste — elle vient de vos données de base transporteurs — puis cliquez sur Confirmer.
2. Étape 2 : choisissez les activités. Ouvrez la carte Entrant et/ou la carte Sortant (au moins une est requise). Entrant propose Livraison en dépose ou Livraison en direct ; Sortant propose Enlèvement préchargé ou Chargement en direct.
3. Liez les documents au passage : Ajouter une réception rattache les réceptions entrantes à une activité entrante (recherche par ID de réception, référence ou n° de bon de commande), et Ajouter un chargement rattache les chargements sortants à une activité sortante. Le lien est facultatif, mais il rattache le rendez-vous aux documents exacts du camion.
4. Cliquez sur Continuer. Étape 3 : choisissez la date et l’heure — d’abord le jour dans le calendrier, puis AM ou PM, puis l’heure, et enfin l’un des horaires de début par quarts d’heure qui s’affichent. Cliquez sur Envoyer dans le panneau de résumé pour terminer : le numéro de rendez-vous s’affiche dès la création.

Le panneau de résumé à droite reste visible pendant les trois étapes et affiche le transporteur, les activités avec leurs réceptions et chargements liés, ainsi que la date et l’heure choisies. Cliquez sur le titre d’une section du panneau pour revenir à cette étape et corriger — rien n’est définitif avant l’envoi à l’étape 3.

Deux vues des mêmes rendez-vous : liste et calendrier#

La page Liste des rendez-vous (WMS → Rendez-vous → Liste des rendez-vous) s’ouvre avec les onglets Liste et Calendrier. La liste sert à retrouver un rendez-vous précis ; le calendrier sert à planifier — voir l’occupation du quai, heure par heure.

• Dans la liste, utilisez Rechercher par pour filtrer par numéro de rendez-vous, référence, n° de bon de commande, numéro de chargement, ID de chargement, ID de réception, transporteur, type de service, plage de dates, client ou statut — puis cliquez sur Rechercher (les filtres ne s’appliquent qu’au clic ; Réinitialiser les efface).
• Chaque ligne affiche le numéro de rendez-vous (avec sa référence en dessous), le transporteur, le client, l’heure du rendez-vous et le statut, ainsi que le créateur et le dernier auteur de modification. Dépliez une ligne pour voir les documents liés et le type de service, et accéder à Modifier et Annuler.
• Exporter télécharge les rendez-vous affichés dans un fichier CSV — pratique pour partager le programme du jour hors du système.
• Dans la vue calendrier, basculez entre Jour et Semaine, choisissez une date sur le mini-calendrier et cochez ou décochez les quatre types de service (Livraison en dépose, Livraison en direct, Enlèvement préchargé, Chargement en direct) pour voir combien de rendez-vous de chaque type occupent chaque heure. Les services entrants et sortants ont des couleurs différentes : une heure chargée se repère d’un coup d’œil.

Replanifier, modifier et annuler#

1. Pour replanifier, ouvrez le rendez-vous (cliquez sur son numéro dans la liste, ou dépliez la ligne et choisissez Modifier). Sur la page Modifier le rendez-vous (WMS → Rendez-vous → Modifier), vous pouvez changer le transporteur, la date et l’heure — le sélecteur d’heure avance par pas de 15 minutes, comme les créneaux de réservation.
2. Le même formulaire gère aussi le statut du rendez-vous (Nouveau, Non confirmé, Confirmé, Enregistré, En cours, Terminé, Annulé, Absent) et ses notes. Enregistrer vous ramène à la liste.
3. Les documents liés au rendez-vous s’affichent en lecture seule à côté du formulaire — services, réceptions avec leurs références et clients, et le chargement. Les documents liés se définissent dans l’assistant de réservation, pas ici.
4. Pour annuler, dépliez la ligne dans la liste et cliquez sur Annuler, puis choisissez un motif d’annulation. Les motifs viennent des codes motif de Master Data (catégorie : annulation de commande) : les mêmes motifs en langage clair sont utilisés partout. Un rendez-vous déjà annulé ne peut pas être annulé une seconde fois.

Paramètres des rendez-vous : replanification, délai de grâce et notifications#

Paramètres de rendez-vous (WMS → Rendez-vous → Paramètres) regroupe les règles permanentes en trois cartes, chacune avec son propre bouton Enregistrer : Replanification transporteur, Délai de grâce et e-mail de notification par défaut. Réglez-les une fois et tous les rendez-vous suivent les mêmes règles.

• Replanification transporteur : activez ou désactivez la replanification par le transporteur et réglez « Restreindre la replanification sous (heures) » — jusqu’à combien d’heures avant le rendez-vous le transporteur peut encore le déplacer.
• Délai de grâce — Règle par défaut : séparément pour les arrivées en avance et en retard, choisissez comment la limite se compte (Durée en minutes ou Heure fixe), sa valeur, et si un chauffeur en avance ou en retard peut encore s’enregistrer.
• Délai de grâce — Règles conditionnelles : ajoutez des exceptions qui ne s’appliquent qu’à un client, un type d’équipement (fourgon sec, frigorifique, plateau, camion caisse, conteneurs, etc.) ou un transporteur précis, chacune avec ses propres limites d’avance/retard. Les règles devenues inutiles se suppriment depuis le tableau.
• E-mail de notification par défaut : saisissez une ou plusieurs adresses e-mail (appuyez sur Entrée après chacune) qui recevront les notifications de rendez-vous par défaut.

Les clients réservent un créneau au quai dans le Portail (confirmation en deux étapes)#

Les clients peuvent réserver eux-mêmes un créneau au quai dans le Portail client, sous Entrepôt → Rendez-vous au quai → Nouveau rendez-vous. Ils choisissent l’entrepôt, la date et le créneau — le sélecteur affiche le nombre de places restantes dans chaque créneau. Ils peuvent aussi choisir leur transporteur dans la liste, lier leurs propres réceptions (ou chargements sortants) et ajouter une référence et une note. S’ils n’ont besoin que d’un créneau pour un camion, la page de rendez-vous de réception mène directement au formulaire de quai.

• Dès l’envoi, une place est réservée. La demande apparaît dans Mes rendez-vous au quai comme « En attente de confirmation de l’entrepôt ».
• L’entrepôt confirme votre horaire (le statut devient « Confirmé ») ou propose un autre créneau avec une note. Quand un nouveau créneau est proposé, vous pouvez l’accepter, en choisir un autre vous-même ou annuler — depuis la même liste.
• Si un créneau est complet, la réservation n’est pas acceptée et le message vous invite à choisir un autre créneau. Notez aussi : si l’entrepôt ne confirme pas à temps, la place réservée est libérée peu avant le début du créneau — votre rendez-vous reste dans la liste et l’entrepôt peut toujours le confirmer, mais la place n’est plus garantie.

Côté entrepôt : la file de confirmation et la capacité par créneau#

Les demandes du Portail apparaissent dans WMS → Rendez-vous → Liste des rendez-vous. Utilisez le filtre rapide au-dessus de la liste — « À confirmer (entrepôt) » et « En attente du client » — pour traiter la file. Dépliez une demande pour voir le créneau demandé par le client et utilisez les boutons : Confirmer le rendez-vous, Proposer un autre créneau (choisissez un créneau et ajoutez une note) ou Refuser (le motif est obligatoire et visible par le client). Si le créneau est complet mais que vous voulez quand même prendre le camion, la confirmation demande un motif de surbooking, conservé dans le dossier. La barre de capacité en haut de la liste montre, par entrepôt, date et sens, le remplissage de chaque créneau.

La capacité se règle dans WMS → Rendez-vous → Paramètres, dans la carte « Capacité par créneau et confirmation » : la durée du créneau (30/60/120 minutes), une capacité par défaut par créneau (vide = illimité) et le nombre d’heures avant le créneau pour libérer une place non confirmée. Chaque entrepôt peut différer : ajoutez des lignes de réglage par entrepôt et par sens — pour toute la journée ou pour un début de créneau précis — avec leur propre capacité.

Après la confirmation : attribuer le chauffeur#

Une fois le rendez-vous confirmé, il reste à y affecter un chauffeur. Dépliez le rendez-vous dans la liste et cliquez sur « Attribuer un chauffeur ». Si le transporteur est dans votre annuaire, choisissez le chauffeur dans sa liste ; le chauffeur reçoit un avis — dans l’application chauffeur Docklify s’il a un compte, ou un SMS avec un lien de confirmation sinon — et accepte ou refuse. Le résultat se voit sur le rendez-vous : nom, téléphone et plaque apparaissent sur la ligne dès l’acceptation. Si les plans changent, « Réattribuer » transmet le travail à un autre chauffeur et le lien du précédent cesse de fonctionner immédiatement.

Deux situations se règlent sans appels. D’abord, le chauffeur est déjà au portail : cochez « Le chauffeur est déjà sur place » dans la même boîte et saisissez son nom et son téléphone — l’attribution est enregistrée comme saisie par l’entrepôt. Ensuite, le transporteur n’est pas encore dans votre annuaire : le rendez-vous garde le nom utilisé à la réservation et, après l’attribution, une invite en un clic « Enregistrer dans l’annuaire » apparaît, pour choisir directement le transporteur et ses chauffeurs la prochaine fois. L’invite est facultative — l’ignorer ne change rien d’autre.

Si le chauffeur ne répond pas à temps, l’attribution expire d’elle-même : le rendez-vous repasse à « sans chauffeur » et l’entrepôt, le transporteur et le client sont prévenus pour que l’un d’eux puisse réattribuer. Le délai de réponse s’affiche à l’attribution et se règle dans les paramètres des rendez-vous (délai de réponse du chauffeur) ; il ne dépasse jamais 30 minutes avant le début du créneau.

Quand le camion arrive : enregistrement au portail, auto-enregistrement et absences#

La dernière étape se joue au portail. Le chauffeur qui a accepté l’attribution l’ouvre dans l’application chauffeur Docklify — Mes rendez-vous, sous l’onglet TMS — et montre le QR du portail sur son téléphone ; il fonctionne dès 4 heures avant le créneau. Au portail, le gardien vérifie le chauffeur sur la page Vérification au portail (YMS → Vérification au portail, ou sur son téléphone dans YMS → Entrées) : un scan charge le rendez-vous, le gardien contrôle la plaque, choisit un quai et confirme, et le ticket d’entrée s’imprime. Le rendez-vous passe à « enregistré » tout seul et le chauffeur reçoit un SMS avec le numéro d’entrée et le quai. La routine complète du gardien est dans l’article Entrées de YMS.

Les chauffeurs sans rendez-vous sont aussi pris en charge, si votre entrepôt accepte les arrivées spontanées : ils scannent l’affiche QR au portail, remplissent le formulaire d’auto-enregistrement et prennent les photos requises sur leur téléphone, puis attendent la vérification du gardien — la file s’affiche dans YMS → Entrées avec le nombre en attente. L’acceptation des arrivées spontanées, l’exigence d’un code par téléphone et la durée de validité d’un enregistrement non vérifié se règlent par entrepôt dans les paramètres des rendez-vous, dans la carte « Auto-enregistrement et QR du portail » — la même carte où vous générez, imprimez, faites pivoter ou désactivez l’affiche QR de chaque entrepôt. Et si un camion confirmé ne vient tout simplement pas, le système marque le rendez-vous comme absent (no-show) après le créneau plus le délai de grâce et prévient le client, le transporteur et l’entrepôt.

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• Assistant de réservation (transporteur → activités → date et heure, avec panneau de résumé en direct) — WMS → Rendez-vous → Créer un rendez-vous (/wms/appointments/make)
• Liste des rendez-vous avec filtres, export CSV et actions par ligne — WMS → Rendez-vous → Liste des rendez-vous (/wms/appointments/list)
• Vue calendrier des rendez-vous (jour/semaine, par type de service et par heure) — WMS → Rendez-vous → Liste des rendez-vous → onglet Calendrier (/wms/appointments/list)
• Modifier le rendez-vous (replanifier date/heure, transporteur, statut, notes) — WMS → Rendez-vous → Modifier (/wms/appointments/edit)
• Motifs d’annulation issus des codes motif de Master Data — Master Data → Codes motif (catégorie : annulation de commande)
• Rendez-vous au quai du Portail client (réserver un créneau avec places en direct, accepter un créneau proposé ou en choisir un autre) — Portail client → Entrepôt → Rendez-vous au quai (/dock-appointments)
• File de confirmation, barre de capacité et actions confirmer / proposer / refuser — WMS → Rendez-vous → Liste des rendez-vous (/wms/appointments/list)
• Paramètres de capacité par créneau et de confirmation (durée, capacité par défaut, libération, réglages par entrepôt) — WMS → Rendez-vous → Paramètres (/wms/appointments/setting)
• Paramètres des rendez-vous (replanification, délai de grâce, e-mail de notification) — WMS → Rendez-vous → Paramètres (/wms/appointments/setting)
• Attribuer / réattribuer un chauffeur sur un rendez-vous confirmé (choisir dans la liste du transporteur ou enregistrer un chauffeur sur place) — WMS → Rendez-vous → Liste des rendez-vous → déplier une ligne (/wms/appointments/list)
• Enregistrer dans l’annuaire, en un clic, le nom du transporteur utilisé à la réservation — WMS → Rendez-vous → Liste des rendez-vous → déplier une ligne (/wms/appointments/list)
• QR du portail et boîte des attributions dans l’application chauffeur (accepter ou refuser, puis montrer le QR au portail) — Application chauffeur (mobile) → TMS → Mes rendez-vous
• Vérification au portail pour les gardiens (scanner le QR ou le code court, contrôler la plaque, choisir un quai, ticket d’entrée) — YMS → Vérification au portail (/yms/gate-verify) ; bannière de file d’attente — YMS → Entrées (/yms/entries)
• Paramètres d’auto-enregistrement et QR du portail (politique d’arrivées, vérification par téléphone, expiration, affiche QR par entrepôt) — WMS → Rendez-vous → Paramètres (/wms/appointments/setting)