Laisser Rollie créer un brouillon de commande client pour vous

Demandez à Rollie dans le chat de créer un brouillon de commande client : ce que votre administrateur doit activer d’abord, comment passer et confirmer la commande dans la conversation, où se trouve le brouillon et comment l’envoyer ou l’annuler sur la page de la commande.

Vous pouvez demander à Rollie, l’assistante IA, de créer un brouillon de commande client directement dans le chat — sans remplir le formulaire de commande. Dites pour qui est la commande et ce qu’elle contient, vérifiez le résumé que Rollie vous relit, confirmez, et vous obtenez un brouillon avec son numéro et un lien. Ce brouillon est une commande client normale au statut Brouillon : il ne réserve pas de stock et rien ne part tant que vous ne l’avez pas traitée sur la page de la commande, exactement comme un brouillon saisi par vous-même.

Avant de commencer : deux conditions#

• Votre administrateur a activé la création de brouillons par Rollie pour votre organisation. Si c’est désactivé, le chat ne le propose tout simplement pas — demandez à un Owner ou un Admin de l’activer (voir « Donner un accès en écriture à votre assistante IA et consulter l’audit »).
• Votre propre compte doit avoir la permission de créer des commandes clients. Rollie agit avec vos permissions, jamais au-delà : si votre rôle ne peut pas créer de commande dans OMS → Commandes, Rollie ne le pourra pas non plus et vous dira qu’une permission manque. Demandez à votre administrateur de l’accorder dans Admin → Rôles et permissions.

Étape 1 : décrire la commande dans le chat#

Ouvrez le chat Rollie et décrivez la commande en mots simples — par exemple : « Crée une commande pour Acme Retail : 50 × SKU-100 et 20 × SKU-205, à livrer à leur adresse par défaut, besoin pour vendredi. » Rollie cherche d’abord le client (et le client donneur d’ordre, si votre organisation travaille avec des clients) ainsi que chaque article dans vos fiches existantes.

• Si plusieurs fiches correspondent, Rollie liste les candidates et vous demande d’en choisir une — répondez celle que vous visez.
• Si un client ou un article est introuvable, Rollie le dit clairement et s’arrête là. Elle n’invente jamais un nouveau client ou produit. Créez d’abord la fiche (OMS → Clients, ou Données de base → Produits), puis redemandez.
• Les prix viennent toujours de la tarification du système. Un prix mentionné dans le chat ne s’applique jamais — pour changer un prix, modifiez le brouillon sur la page de la commande ensuite.

Étape 2 : vérifier le résumé et confirmer#

Avant toute création, Rollie vous relit un résumé : le client, le donneur d’ordre (s’il y en a), chaque ligne avec sa quantité, la destination et la date requise si vous en avez donné une. Lisez-le attentivement — à ce stade, rien n’existe encore.

• Pour continuer, confirmez dans votre message suivant — un « Confirmé, crée-la » clair suffit. La confirmation est un message séparé à dessein : elle prouve que vous avez vu le résumé.
• Pour changer quelque chose, dites simplement quoi (« mets 80 du SKU-100 à la place »). Rollie jette l’ancien résumé et vous en relit un nouveau à confirmer.
• Le résumé reste valable 10 minutes. Si vous partez et confirmez plus tard, Rollie vous demandera de le refaire — décrivez simplement la commande à nouveau.
• Confirmer deux fois ne crée jamais deux commandes — une confirmation ne peut produire qu’un seul brouillon.

Étape 3 : retrouver le brouillon, puis l’envoyer ou l’annuler#

Juste après la création, Rollie répond avec le numéro de commande et un lien qui ouvre la commande. Vous pouvez aussi la retrouver à tout moment dans OMS → Commandes en filtrant sur le statut Brouillon. La page de la commande indique que ce brouillon vient d’un chat avec Rollie, et à la demande de qui.

• Pour la faire avancer, utilisez la page de la commande : Allocate directement si votre organisation n’utilise pas de flux de validation, ou Submit → Approve → Allocate si c’est le cas. Rollie ne fait pas cette étape dans le chat.
• Pour abandonner le brouillon, ouvrez-le sur la page de la commande et annulez-le là — un brouillon s’annule directement.

En cas de problème#

• « Introuvable » pour un client ou un article : la fiche n’existe pas encore ou est désactivée. Créez-la ou activez-la d’abord, puis redemandez à Rollie.
• Rollie dit que la limite quotidienne est atteinte : votre organisation a un plafond par jour pour les brouillons créés dans le chat. Elle se réinitialise demain, ou demandez à votre administrateur de la relever.
• Rollie dit qu’une permission manque ou que la fonction n’est pas activée : c’est l’une des deux conditions ci-dessus — votre administrateur peut voir laquelle exactement sur la page d’accès en écriture de Rollie.
• Mauvaise quantité ou mauvais article sur le brouillon : modifiez-le sur la page de la commande comme tout brouillon (seules les commandes au statut Brouillon sont modifiables), ou annulez-le et demandez à Rollie de recommencer.

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• Chat Rollie — ouvrez-le depuis l’entrée de l’assistante dans l’app ; la création de brouillons y apparaît une fois que votre administrateur l’a activée.
• OMS → Commandes (/oms/orders) — retrouvez les brouillons avec le filtre de statut Brouillon ; ouvrez-en un pour Allocate, le flux de validation, la modification ou Cancel.
• Admin → Centre Agent Crew → Accès en écriture de Rollie (/ai-agents/rollie-access) — là où les administrateurs activent cette fonction et fixent ses limites (article administrateur : « Donner un accès en écriture à votre assistante IA et consulter l’audit »).
• Admin → Rôles et permissions (/admin/roles) — là d’où vient votre propre permission « créer une commande client ».