Employés People : fiches employé

People → Employés est la fiche unique de chaque personne : coordonnées et informations d’organisation, documents avec dates d’expiration, historique des statuts, et les liens de connexion, de badge et de chauffeur dont les autres applications Docklify ont besoin.

Chaque personne qui travaille pour vous devrait exister exactement une fois dans Docklify, et cet endroit unique est la fiche employé dans People → Employés. Elle contient l’essentiel — nom, numéro d’employé, téléphone, e-mail, département, intitulé de poste, responsable et date d’embauche — plus les documents qui peuvent expirer, le statut de la personne au fil du temps, et les liens qui rendent la fiche utile ailleurs : un compte de connexion lié pour l’app mobile, un badge pour pointer et, pour les chauffeurs, le lien vers leur fiche chauffeur. Présence, compétences, évaluations et intégration dépendent tous de cette même fiche : la tenir juste ici, c’est les tenir justes aussi.

Étape 1 : trouver une personne dans la liste des employés#

1. Ouvrez People → Employés. En haut, les cartes de résumé montrent combien de personnes sont Actives, combien sont En intégration, et combien ont des documents qui expirent dans les 30 prochains jours.
2. Filtrez la liste par Statut (choisissez un statut ou laissez Tout), par Département (tapez le nom du département) ou par Recherche — la recherche porte sur le nom, le numéro d’employé et le téléphone.
3. Cliquez sur Rechercher pour appliquer les filtres, ou sur Réinitialiser pour les effacer et revoir tout le monde. Appuyer sur Entrée dans le champ de recherche applique aussi les filtres.
4. La liste affiche 20 personnes par page : utilisez Précédent et Suivant en bas pour parcourir un effectif long. Cliquez sur le nom d’une personne — ou sur Voir sur sa ligne — pour ouvrir sa fiche.

• Chaque ligne affiche numéro d’employé, nom et photo, département, intitulé de poste, statut, téléphone et responsable — de quoi confirmer que c’est la bonne personne avant d’ouvrir la fiche.
• La carte « documents expirants » est votre alerte précoce : toute personne comptée là a un permis ou un certificat qui arrive à échéance sous 30 jours — de quoi organiser le renouvellement avant que le document n’expire vraiment.

Étape 2 : créer une nouvelle fiche employé#

1. Depuis la liste, cliquez sur + Nouvel employé, en haut à droite. (Pour faire entrer beaucoup de monde d’un coup, utilisez Importer en masse sur la même page).
2. Remplissez Informations de base. Seul le nom est obligatoire : nom, nom anglais, téléphone, e-mail, date d’embauche, type de contrat (Temps plein, Temps partiel ou Temporaire) et une photo. Le numéro d’employé est attribué par le système — vous ne le tapez pas.
3. Choisissez le Département et l’Intitulé du poste dans leurs listes déroulantes, et le Responsable dans la liste des employés. Département et poste viennent des listes de référence que votre entreprise maintient, donc les noms restent cohérents dans toutes les fiches — s’il manque un poste, ajoutez-le d’abord dans People → Organigramme → Postes (voir l’article sur les postes pour leur maintenance).
4. Dans la carte Documents, cliquez sur + Ajouter une ligne pour chaque document détenu par la personne — permis de conduire, carte TWIC, permis cariste, certificat hazmat ou autre — et saisissez son numéro et sa date d’expiration. Les documents sont facultatifs à ce stade ; vous pourrez les ajouter plus tard depuis la fiche.
5. Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle fiche s’ouvre aussitôt, prête pour les liens et les suivis des étapes ci-dessous.

Une fiche créée ainsi commence au statut En intégration. C’est voulu : pendant que la personne est encore en intégration, People → Employés peut générer sa liste d’intégration sur la fiche, et le statut passe à Actif une fois tout en place — créer la fiche et terminer l’intégration sont deux moments distincts, et le statut montre où vous en êtes.

Étape 3 : ouvrir et modifier une fiche#

1. Ouvrez la personne depuis la liste. La fiche est rangée en cartes : Informations de base (numéro d’employé, nom, dates d’embauche et de fin, type de contrat, photo), Contact (téléphone, e-mail) et Organisation (département, poste, responsable et nombre de collaborateurs directs).
2. Cliquez sur Modifier pour changer les mêmes champs qu’à la création — nom, contact, département, poste, responsable, date d’embauche, type de contrat et photo — puis Enregistrer. Département et poste se choisissent toujours dans les listes de référence ; une ancienne valeur qui n’y figure plus est conservée comme option héritée clairement marquée, jamais supprimée en silence.
3. Vérifiez la carte Documents : chaque document affiche son type, son numéro et son expiration ; une expiration sous 30 jours est mise en évidence avec les jours restants, et un document expiré est marqué Expiré. Les fichiers des documents peuvent être joints dans la carte des pièces jointes de la même fiche.

Changer le statut, et l’historique qu’il laisse#

• Les cinq statuts sont : En intégration, Actif, En congé, Suspendu et Licencié. Depuis En intégration, on passe à Actif ; une personne Active peut passer En congé, Suspendue ou Licenciée ; depuis En congé ou Suspendu, elle peut revenir à Actif ou passer à Licencié ; et une personne Licenciée peut revenir à Actif en cas de réembauche.
• Pour changer un statut, ouvrez la fiche, cliquez sur Changer le statut, choisissez le nouveau statut, ajoutez un motif si vous en avez un, et confirmez. Le bouton ne propose que les passages autorisés depuis le statut actuel : impossible de sauter une étape par accident.
• Chaque changement est écrit dans la chronologie à côté de la fiche — de quel statut à quel statut, le motif, quand cela s’est produit et qui l’a fait. Quand quelqu’un demande « quand cette personne est-elle partie en congé, et pourquoi ? », la réponse est dans la fiche, pas dans la mémoire de quelqu’un.

Relier la fiche à une connexion, un badge et un chauffeur#

• Compte de connexion lié : sur la fiche, choisissez un compte membre de l’organisation existant à lier, ou utilisez Inviter — saisissez l’e-mail ou le téléphone de la personne et envoyez l’invitation — pour que l’employé crée son propre compte. Après la liaison, l’employé peut se connecter à l’app mobile avec ce compte. Un compte déjà lié à un autre employé ne peut pas être repris.
• Badge et QR de pointage : Imprimer le badge sur la fiche vous amène à People → Badges avec cet employé présélectionné. Le bouton QR de pointage génère le QR de pointage de la personne — enregistrez-le en SVG ou imprimez-le sur le badge. Chaque nouveau code remplace immédiatement le précédent : une ancienne impression cesse de fonctionner dès que vous régénérez.
• Chauffeur lié : si la personne conduit aussi pour votre flotte interne, liez sa fiche chauffeur sur la même page — le sélecteur ne propose que les chauffeurs internes pas encore liés — ou dissociez-la là quand la personne cesse de conduire.

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• Liste des employés avec cartes de résumé et filtres statut / département / recherche — People → Employés (/people/employees)
• Formulaire de nouvel employé (informations de base + lignes de documents) — People → Employés → + Nouvel employé (/people/employees/new)
• Import en masse des employés — People → Employés → Importer en masse (/people/employees/import)
• Fiche employé : modifier, documents avec alerte d’expiration, changement de statut avec chronologie — People → Employés → ouvrir une personne (/people/employees)
• Lier un compte de connexion ou envoyer une invitation, imprimer un badge, générer un QR de pointage, lier un chauffeur — sur la fiche employé (/people/employees)
• Liste de référence des postes (choisis, pas tapés, dans les formulaires employé) — People → Organigramme → Postes