Funcionários do People: registros de funcionário

People → Funcionários é o único registro de cada pessoa: dados de contato e de organização, documentos com vencimento, histórico de status e os vínculos de acesso, crachá e motorista dos quais os outros aplicativos do Docklify dependem.

Cada pessoa que trabalha para você deveria existir exatamente uma vez no Docklify, e esse único lugar é o registro de funcionário em People → Funcionários. Ele guarda o básico — nome, número de funcionário, telefone, e-mail, departamento, cargo, gestor e data de contratação — mais os documentos que podem vencer, o status da pessoa ao longo do tempo e os vínculos que tornam o registro útil em outros lugares: uma conta de acesso vinculada para o app móvel, um crachá para registrar ponto e, para motoristas, o vínculo ao registro de motorista. Presença, habilidades, avaliações de desempenho e integração pendem todos desse mesmo registro, então mantê-lo certo aqui mantém essas outras funções certas também.

Passo 1: Encontre uma pessoa na lista de funcionários#

1. Abra People → Funcionários. No topo, os cartões de resumo mostram quantas pessoas estão Ativas, quantas em Integração e quantas têm documentos vencendo nos próximos 30 dias.
2. Filtre a lista por Status (escolha um status ou deixe em Todos), por Departamento (digite o nome do departamento) ou pela Pesquisa — a busca corresponde a nome, número de funcionário e telefone.
3. Clique em Pesquisar para aplicar os filtros, ou em Redefinir para limpá-los e ver todos de novo. Apertar Enter na caixa de pesquisa também aplica os filtros.
4. A lista mostra 20 pessoas por página: use Anterior e Próximo embaixo para percorrer um quadro longo. Clique no nome de uma pessoa — ou em Ver na linha dela — para abrir o registro.

• Cada linha mostra número de funcionário, nome e foto, departamento, cargo, status, telefone e gestor — o suficiente para confirmar que é a pessoa certa antes de abrir o registro.
• O cartão de “documentos a vencer” é o seu aviso antecipado: quem estiver contado ali tem uma habilitação ou certificado vencendo em 30 dias, para providenciar a renovação antes que o documento expire de fato.

Passo 2: Crie um novo registro de funcionário#

1. Na lista, clique em + Novo funcionário, no canto superior direito. (Para trazer muitas pessoas de uma vez, use Importar em massa na mesma página.)
2. Preencha Informações básicas. Só o nome é obrigatório: nome, nome em inglês, telefone, e-mail, data de contratação, tipo de vínculo (Tempo integral, Meio período ou Temporário) e uma foto. O número de funcionário é dado pelo sistema — você não o digita.
3. Escolha o Departamento e o Cargo nos menus, e o Gestor na lista de funcionários. Departamento e cargo vêm das listas mestras mantidas pela sua empresa, então os nomes ficam consistentes em todos os registros — se faltar um cargo, adicione-o primeiro em People → Organograma → Cargos (veja o artigo de cargos para saber como eles são mantidos).
4. No cartão Documentos, clique em + Adicionar linha para cada documento que a pessoa tiver — habilitação, cartão TWIC, habilitação de empilhadeira, certificado hazmat ou outro — e preencha número e vencimento. Os documentos são opcionais neste momento; você pode adicioná-los depois, a partir do registro.
5. Clique em Salvar. O novo registro abre na hora, pronto para os vínculos e acompanhamentos dos passos abaixo.

Um registro criado assim começa no status Em integração. É de propósito: enquanto a pessoa ainda está em integração, People → Funcionários pode gerar a lista de integração dela no registro, e o status passa para Ativo quando tudo estiver pronto — criar o registro e concluir a integração são dois momentos distintos, e o status mostra em qual deles você está.

Passo 3: Abra e edite um registro#

1. Abra a pessoa a partir da lista. O registro é organizado em cartões: Informações básicas (número de funcionário, nome, datas de contratação e desligamento, tipo de vínculo, foto), Contato (telefone, e-mail) e Organização (departamento, cargo, gestor e quantos subordinados diretos ela tem).
2. Clique em Editar para alterar os mesmos campos preenchidos na criação — nome, contato, departamento, cargo, gestor, data de contratação, tipo de vínculo e foto — e depois em Salvar. Departamento e cargo continuam sendo escolhidos das listas mestras; um valor antigo que não está mais na lista é mantido como opção legada claramente marcada, nunca descartado em silêncio.
3. Confira o cartão Documentos: cada documento mostra tipo, número e vencimento; um vencimento em até 30 dias é destacado com os dias restantes, e um documento expirado é marcado como Expirado. Os arquivos dos documentos podem ser anexados no cartão de anexos do mesmo registro.

Alterar o status e o histórico que ele deixa#

• Os cinco status são: Em integração, Ativo, De licença, Suspenso e Desligado. De Em integração, a pessoa vai para Ativo; uma pessoa Ativa pode ir para De licença, Suspenso ou Desligado; de De licença ou Suspenso, pode voltar para Ativo ou ir para Desligado; e uma pessoa Desligada pode voltar para Ativo se for recontratada.
• Para alterar um status, abra o registro, clique em Alterar status, escolha o novo status, adicione um motivo se tiver e confirme. O botão só oferece os movimentos permitidos a partir do status atual, então você não pula uma etapa por acidente.
• Cada alteração é registrada na linha do tempo ao lado do registro — de qual status para qual, o motivo, quando aconteceu e quem fez. Quando alguém perguntar “quando essa pessoa entrou de licença, e por quê?”, a resposta está no registro, não na memória de ninguém.

Vincular o registro a um acesso, um crachá e um motorista#

• Conta de acesso vinculada: no registro, escolha uma conta de membro da organização já existente para vincular, ou use Convidar — informe o e-mail ou telefone da pessoa e envie o convite — para o funcionário criar a própria conta. Após vincular, o funcionário pode entrar no app móvel com essa conta. Uma conta já vinculada a outro funcionário não pode ser escolhida de novo.
• Crachá e QR de ponto: Imprimir crachá no registro leva você a People → Crachás com esse funcionário pré-selecionado. O botão QR de ponto gera o QR de ponto da pessoa — salve como SVG ou imprima no crachá. Cada código novo substitui o anterior na hora, então uma impressão antiga para de funcionar assim que você gera outro.
• Motorista vinculado: se a pessoa também dirige para a sua frota própria, vincule o registro de motorista dela na mesma página — o seletor só oferece motoristas próprios ainda não vinculados — ou desvincule ali quando a pessoa parar de dirigir.

Recursos do Docklify usados neste artigo#

• Lista de funcionários com cartões de resumo e filtros por status / departamento / pesquisa — People → Funcionários (/people/employees)
• Formulário de novo funcionário (informações básicas + linhas de documentos) — People → Funcionários → + Novo funcionário (/people/employees/new)
• Importação em massa de funcionários — People → Funcionários → Importar em massa (/people/employees/import)
• Registro de funcionário: editar, documentos com destaque de vencimento, alteração de status com linha do tempo — People → Funcionários → abrir uma pessoa (/people/employees)
• Vincular uma conta de acesso ou enviar convite, imprimir crachá, gerar QR de ponto, vincular motorista — no registro de funcionário (/people/employees)
• Lista mestra de cargos (escolhidos, não digitados, nos formulários de funcionário) — People → Organograma → Cargos