Ordens de devolução RMS: criar, inspecionar e processar devoluções

O documento de devolução do lado do armazém: crie a ordem com itens, aprove ou recuse, receba e inspecione, defina o destino por item, resolva o valor e feche.

Uma ordem de devolução (RMA) no RMS é o documento do armazém para uma devolução: de quem é, o que volta, por quê e o que acontece com a mercadoria e o dinheiro no fim. Tem ciclo próprio: solicitada, aprovada, enviada de volta, recebida, inspecionada, com destinação definida, resolvida e concluída. Há duas entradas de devolução na Docklify: o OMS também tem sua tela de RMA (OMS → RMA), onde a devolução é criada contra um pedido de venda pelo lado de pedidos. A ordem do RMS é gerenciada de ponta a ponta no app RMS; seu formulário traz o número do pedido apenas como referência. Este artigo cobre o lado RMS.

Etapa 1: Encontre uma ordem na lista#

1. Abra RMS → Ordens de devolução (/rms/list). A tabela mostra uma linha por ordem: Nº do RMA (com o Nº do pedido abaixo), Client, prioridade, motivo, método de devolução, método de reembolso, status e data de criação.
2. Digite na busca para coincidir por número de RMA ou descrição, ou filtre pelos menus Status e Client, e clique em Pesquisar. Redefinir limpa os filtros.
3. Clique no número do RMA para abrir a ordem. Tudo depois disso acontece na página de detalhes.

O contador acima dos filtros mostra quantas ordens correspondem. A lista em si é um recurso da Docklify que vale conhecer: RMS → Ordens de devolução mantém cada devolução — aberta ou fechada — em uma tabela pesquisável, então "onde está aquela devolução?" está sempre a uma busca de distância.

Etapa 2: Crie uma ordem de devolução#

1. Na lista, clique em «+ Novo RMA» (canto superior direito) para abrir o formulário (/rms/new).
2. Preencha as informações básicas. Client é obrigatório. Depois: tipo de RMA (Devolução ou Troca), Nº do pedido e referência se tiver, prioridade (Baixa / Média / Alta / Urgente), motivo, data prevista de devolução, contato e telefone.
3. Defina como a mercadoria volta e como o cliente é compensado: método de devolução (Pelo correio, Entrega no local, Coleta) e método de reembolso (Pagamento original, Crédito na loja, Troca), além de um motivo em linguagem clara e uma descrição, se necessário.
4. Adicione os itens. Clique em «+ Adicionar item» e preencha SKU ou nome do produto mais a quantidade prevista, um item por produto. Clique em um item da tabela para editá-lo, ou no ✕ para removê-lo.
5. Clique em «Criar RMA». A ordem é criada com status Solicitada e você cai na página de detalhes dela.

• Na criação, duas coisas são exigidas: escolher um Client e pelo menos um item — e cada item precisa de SKU ou nome do produto. O formulário diz em linguagem clara o que falta.
• O menu Motivo não é texto livre: vem dos seus códigos de motivo de devolução (RMS → Configurações → Motivos), assim cada devolução é contada no mesmo conjunto de motivos — é o que alimenta o gráfico «Por motivo» do painel RMS.

Etapa 3: Aprove ou recuse a solicitação#

1. Abra a ordem. Enquanto estiver Solicitada, o cabeçalho mostra «Aprovar» e «Recusar». Aprovar muda para Aprovada — o cliente já pode enviar a mercadoria.
2. Recusar exige um motivo: clique em «Recusar», escreva o porquê em linguagem clara e confirme. Uma devolução recusada termina aqui, com o motivo registrado.
3. Devoluções pequenas e limpas nem sempre precisam desta etapa manual: uma política de devolução pode aprová-las sozinha. As políticas ficam em RMS → Configurações → Políticas de devolução (veja o artigo de políticas).

Etapa 4: Etiqueta, em trânsito e recebimento#

1. Em uma ordem Aprovada, clique em «Emitir etiqueta de devolução» — o status vira Etiqueta emitida. Quando o cliente enviar o pacote, clique em «Marcar em trânsito».
2. Quando a mercadoria chegar, clique em «Receber». Uma janela lista cada item com a quantidade prevista; digite a quantidade efetivamente recebida por item (vem preenchida com a prevista) e confirme. O status vira Recebida e cada item mostra previsto vs. recebido.
3. No pátio, o mesmo recebimento pode ser feito pelo celular: RMS → Recebimento móvel pede o número do RMA e as quantidades com botões grandes (veja o artigo de recebimento móvel).

Etapa 5: Quarentena, inspeção e notas de QC#

1. Após receber, clique em «Quarentena» se a mercadoria deve aguardar separada para verificação, e «Iniciar inspeção» quando a verificação começar.
2. Clique em «Registrar QC» e classifique cada item: A — Como novo, B — Pequenos defeitos, C — Defeituoso, D — Perigoso. Adicione notas de QC por item para a próxima pessoa saber o que você viu.

Etapa 6: Decida o destino de cada item (destinação)#

• Clique em «Definir destinação» e escolha uma destinação por item, com notas se necessário. As opções são seus códigos de destinação de Master Data → Códigos de motivo (categoria: destinação) — o conjunto padrão é Repor, Reformar, Descartar, Devolver ao fornecedor e Doar.
• Para Repor, aparecem dois campos extras: escolha primeiro o armazém de reestoque e depois o local dentro desse armazém. É assim que devoluções vendáveis voltam à prateleira a partir desta mesma tela — um toque da Docklify que mantém devolução e reestoque em um único documento.

Etapa 7: Resolva o valor e conclua#

1. Quando cada item tem destinação, a ordem vai para Resolução pendente. Clique em «Resolver», escolha o tipo — Reembolso, Troca ou Crédito na loja — e preencha valor, método e observação.
2. O status mostra como foi resolvido: Reembolsada, Trocada ou Creditada. Clique em «Concluir RMA» para fechar a ordem de vez.
3. Duas ferramentas do dia a dia na mesma página: «Editar» reabre as informações básicas no lugar (ordens concluídas ou canceladas não podem mais ser editadas), e «Cancelar RMA» fica disponível até a etapa em trânsito. A linha do tempo à direita lista cada etapa alcançada, com quem e quando.

Recursos da Docklify neste artigo#

• Lista de ordens com busca e filtros de status e Client — RMS → Ordens de devolução (/rms/list)
• Formulário de criação com itens — RMS → Ordens de devolução → + Novo RMA (/rms/new)
• Processamento no detalhe: aprovar / recusar, etiqueta, recebimento, notas de QC, destinação, resolução — RMS → Ordens de devolução → abrir um RMA (/rms/:id)
• Reestoque com seletores de armazém e local, dentro da etapa de destinação — RMS → Ordens de devolução → abrir um RMA → Definir destinação
• Recebimento móvel no pátio — RMS → Recebimento móvel (/rms/receive)
• Códigos de motivo e políticas de devolução — RMS → Configurações (/rms/settings)