Pedidos por e-mail: o cliente escreve e o rascunho é criado automaticamente

Alguns clientes nunca usarão EDI ou API: só enviam e-mail. Dê a eles seu endereço exclusivo e o Docklify lerá o e-mail e os anexos, pedirá o que falta no mesmo tópico e preparará um pedido rascunho.

Pedidos por e-mail são para clientes que sempre pediram assim: escrevendo um e-mail. O cliente envia o pedido ao seu endereço exclusivo e o assistente lê a mensagem e os anexos, confere se o remetente está na lista permitida e cria um pedido rascunho. Se faltar algo — telefone, quantidade — responde no mesmo tópico pedindo exatamente o que falta. Tudo é revisado em OMS → Pedidos por e-mail antes de valer.

Passo 1: Ative seu endereço de pedidos#

Vá para Admin → AI Assistant e clique em “Ativar pedidos por e-mail”. Seu endereço exclusivo aparece ali mesmo: compartilhe com os clientes que pedirão por e-mail. Você pode desativá-lo quando quiser; desativado, os e-mails não são processados.

Você também pode renomear a parte antes do @ — por exemplo, com o nome da sua empresa. Nas configurações de AI Assistant, escolha “Renomear endereço”. A primeira troca pode ser feita a qualquer momento; depois, apenas uma vez a cada 30 dias, e as configurações mostram a próxima data possível. Renomear nunca perde e-mails: cada nome que você já usou continuará recebendo e-mails para a sua organização. As configurações listam todos os nomes anteriores com as datas de uso, cada um marcado como “Ainda recebendo”. Alguns nomes são reservados pelo sistema e não podem ser usados.

Passo 2: Monte a lista de remetentes permitidos#

Somente e-mails de remetentes da lista viram pedidos; o restante é apenas registrado e mostrado a você. Nas mesmas configurações em Admin → AI Assistant, adicione cada remetente e vincule ao cliente correto. Ao adicionar um e-mail individual, o sistema envia uma confirmação: a entrada só vale depois que o dono clicar no link. Domínios inteiros passam antes por revisão da equipe Docklify. Exceção: domínios de e-mail públicos (Gmail, QQ Mail, Outlook etc.) não podem ser adicionados inteiros — qualquer um pode se cadastrar —; adicione esses endereços um a um. Para cada entrada, escolha o nível de confiança: “Somente rascunho” ou “Pode valer automaticamente” (passo 5).

Passo 3: O que seu cliente deve escrever no e-mail#

• Quem recebe: nome do destinatário e um telefone.
• Para onde vai: endereço, cidade, CEP.
• O que enviar: uma linha por item, com o código (SKU) se souber, e a quantidade.
• Anexos são bem-vindos: PDF, Word, Excel ou foto do pedido em papel.

Passo 4: Se faltar algo, o assistente pede no mesmo tópico#

Quando falta algo obrigatório, seu cliente recebe uma resposta no mesmo tópico listando, em linguagem simples, o que falta e um exemplo de formato. Basta responder com os dados. Após três rodadas, o caso vai para sua equipe e aparece em Pedidos por e-mail como precisando de uma pessoa.

Passo 5: Revise e confirme em Pedidos por e-mail — você escolhe o nível de automação#

Cada pedido por e-mail chega a OMS → Pedidos por e-mail. Ao abrir um, à esquerda está toda a conversa — e-mail original, respostas do assistente, respostas do cliente, cada uma com anexos — e à direita o conteúdo reconhecido. Campos incertos são marcados para conferência e quantidades muito grandes são sinalizadas em vermelho (aviso, não bloqueio). Se um item não for reconhecido, escolha o produto certo ali mesmo: o assistente lembrará a correspondência para aquele cliente. Depois confirme ou rejeite. Em Admin → AI Assistant você define o nível da capacidade: Desligado, Somente rascunho ou Automático. Vale o menor nível entre essa configuração e a confiança do remetente.

Seu cliente sempre recebe uma resposta. Quando o pedido é criado, o e-mail de confirmação traz o número do pedido, o resumo dos itens e da entrega e como consultá-lo. Se o processamento tiver um problema de sistema, o cliente recebe um aviso curto de que o e-mail foi recebido e de que uma pessoa está acompanhando; o caso aparece em Pedidos por e-mail como erro do sistema, com o motivo no detalhe. O assistente tenta de novo sozinho por um tempo; você também pode abrir o caso e clicar em Reprocessar. Nada é processado em silêncio nem some sem rastro.

Recursos do Docklify usados neste artigo#

• Configurações de AI Assistant (Admin): endereço, lista de remetentes e níveis.
• Pedidos por e-mail: a lista e a tela de revisão.
• Pedidos de venda: o rascunho vira um pedido normal ao confirmar.