Extratos do cliente: gerar, conciliar, revisar e enviar

Envie a cada cliente um extrato por período: saldo inicial, cobranças, pagamentos e saldo devido, com cada fatura e cada cobrança por embarque. A Docklify confere cada linha com a tabela contratada antes de revisar e enviar.

Um extrato responde o que cada cliente pergunta no fim do mês: “quanto devo e por quê?”. Abra Contabilidade → Extratos (/accounting/statements) e gere um por cliente e período. O extrato só avança num sentido — Rascunho → Revisado → Enviado — e nunca é enviado automaticamente: uma pessoa sempre revisa antes.

Etapa 1 — gerar o extrato#

1. Em Contabilidade → Extratos, clique em “Gerar extrato”, escolha o cliente e o período (ambas as datas incluídas) e confirme.
2. A Docklify monta o resumo a partir das suas faturas e pagamentos: saldo inicial (o que estava pendente antes deste período), cobranças do período, pagamentos recebidos no período e o saldo devido. Abaixo do resumo vai cada fatura do período e, abaixo, cada cobrança por embarque — pedido, contêiner e item — que compõe essas faturas.
3. Um cliente, um período, uma moeda: se o período tiver faturas em duas moedas, a Docklify pede para separar em vez de misturar valores que não combinam. Gerar o mesmo período duas vezes é bloqueado — anule ou exclua o rascunho antigo primeiro.

Etapa 2 — executar a conciliação prévia#

Abra o extrato e clique em “Executar conciliação”. A Docklify recalcula cada linha de cobrança com a tabela contratada vigente no dia da cobrança — incluindo preços por faixa — e lista como diferença cada linha que não bate: sem preço de contrato, valor diferente, preço manual diferente do contrato, cobrança precificada no período que nunca foi faturada, e mais. Enquanto houver uma diferença aberta, o extrato não pode ser enviado.

• Corrija a origem primeiro quando puder: corrija a tabela ou a cobrança e execute a conciliação de novo — uma execução limpa esvazia a fila sozinha.
• Se uma diferença é esperada e correta — por exemplo um preço manual acordado — abra-a e escolha “Resolver” ou “Liberar com nota”. Nos dois casos a nota é obrigatória, e fica registrado quem escreveu e quando. Liberar é uma decisão deliberada e registrada, não um salto silencioso.

Etapa 3 — revisar e depois enviar#

1. Um revisor abre o rascunho e clica em “Aprovar”. A aprovação só é possível depois de uma conciliação — conciliar primeiro, revisar depois. Para devolver para ajustes, use “Devolver ao rascunho”.
2. Num extrato revisado, clique em “Enviar extrato”. O destinatário padrão é o e-mail de cobrança do cadastro do cliente (Dados mestres → Clientes → e-mail de contato); você pode digitar outro endereço para este envio. A Docklify envia o extrato por e-mail com o PDF anexado e registra o envio — hora, destinatário e id de entrega — no próprio extrato.
3. Se o envio falhar — por exemplo o serviço de e-mail não está configurado — o extrato permanece “Revisado”, a tentativa falha fica registrada no histórico com o motivo, e basta enviar de novo após corrigir o problema. Nada é marcado como enviado sem ter sido realmente entregue.

Como extratos e aging se encaixam#

Os números de aging de um extrato usam exatamente a mesma conta que Contabilidade → Relatórios → Aging de recebíveis: em aberto = total da fatura − pago, agrupado por vencimento em Atual / 1–30 / 31–60 / 61–90 / 90+ dias. Uma diferença de escopo a saber: o aging conta apenas faturas já emitidas (enviadas, parciais ou vencidas), enquanto um extrato também inclui os rascunhos recém-gerados na última cobrança — a página do extrato mostra esse valor em rascunho separadamente, então os dois números sempre conciliam com uma explicação visível em vez de uma diferença silenciosa.

Recursos da Docklify usados neste artigo#

• Lista de extratos com filtros por cliente/status — Contabilidade → Extratos (/accounting/statements)
• Gerar extrato por cliente + período (resumo + detalhe de faturas + detalhe por embarque) — Contabilidade → Extratos → Gerar extrato (/accounting/statements)
• Conciliação prévia contra a tabela contratada, fila de diferenças com resolver / liberar com nota — detalhe do extrato → Executar conciliação (/accounting/statements)
• Revisão (aprovar / devolver), envio por e-mail com PDF anexado e histórico de envios — detalhe do extrato (/accounting/statements)
• Relatório de aging de recebíveis (mesma conta dos extratos) — Contabilidade → Relatórios (/accounting/reports)