Relevés clients : générer, rapprocher, vérifier et envoyer

Envoyez à chaque client un relevé par période : solde initial, frais, paiements et solde dû, avec chaque facture et chaque frais par expédition. Docklify compare chaque ligne au tarif contractuel avant vérification et envoi.

Un relevé de compte répond à la question que chaque client pose en fin de mois : « combien dois-je, et pour quoi ? ». Ouvrez Comptabilité → Relevés (/accounting/statements) et générez un relevé par client et par période. Le relevé n’avance que dans un sens — Brouillon → Vérifié → Envoyé — et n’est jamais envoyé automatiquement : une personne le vérifie toujours d’abord.

Étape 1 — générer le relevé#

1. Dans Comptabilité → Relevés, cliquez sur « Générer un relevé », choisissez le client et la période (dates incluses) et confirmez.
2. Docklify construit le résumé à partir de vos factures et paiements : solde initial (ce qui restait dû avant cette période), frais de la période, paiements reçus dans la période et le solde dû. Sous le résumé, chaque facture de la période, puis chaque frais par expédition — commande, conteneur et poste — qui compose ces factures.
3. Un client, une période, une devise : si la période contient des factures en deux devises, Docklify vous demande de les séparer plutôt que de mélanger des chiffres qui ne vont pas ensemble. Générer deux fois la même période est bloqué — annulez ou supprimez d’abord l’ancien brouillon.

Étape 2 — lancer le rapprochement pré-facturation#

Ouvrez le relevé et cliquez sur « Lancer le rapprochement ». Docklify recalcule chaque ligne de frais avec le tarif contractuel en vigueur le jour du frais — tarifs dégressifs inclus — et liste en différence chaque ligne qui ne correspond pas : pas de prix contractuel, montant différent, prix manuel différent du contrat, frais tarifé dans la période mais jamais facturé, et plus. Tant qu’une différence reste ouverte, le relevé ne peut pas être envoyé.

• Corrigez d’abord la source quand c’est possible : corrigez le tarif ou le frais, puis relancez le rapprochement — une exécution propre vide la liste d’elle-même.
• Si une différence est attendue et correcte — par exemple un prix manuel convenu — ouvrez-la et choisissez « Résoudre » ou « Passer avec note ». Dans les deux cas, la note est obligatoire, et l’auteur et la date restent enregistrés. Passer est une décision délibérée et tracée, pas un saut silencieux.

Étape 3 — vérifier, puis envoyer#

1. Un vérificateur ouvre le brouillon et clique sur « Approuver ». L’approbation n’est possible qu’après un rapprochement — rapprocher d’abord, vérifier ensuite. Pour le renvoyer en modification, utilisez « Renvoyer en brouillon ».
2. Sur un relevé vérifié, cliquez sur « Envoyer le relevé ». Le destinataire est par défaut l’e-mail de facturation de la fiche client (Données de base → Clients → e-mail de contact) ; vous pouvez saisir une autre adresse pour cet envoi. Docklify envoie le relevé par e-mail avec le PDF en pièce jointe et enregistre l’envoi — heure, destinataire et identifiant de livraison — sur le relevé lui-même.
3. Si l’envoi échoue — par exemple le service d’e-mail n’est pas configuré — le relevé reste « Vérifié », la tentative échouée est enregistrée dans l’historique avec le motif, et il suffit de renvoyer après correction. Rien n’est jamais marqué envoyé sans avoir été réellement livré.

Comment relevés et balance âgée s’articulent#

Les chiffres d’ancienneté d’un relevé utilisent exactement le même calcul que Comptabilité → Rapports → Balance âgée des créances : restant = total de la facture − payé, regroupé par échéance en Actuel / 1–30 / 31–60 / 61–90 / 90+ jours. Une différence de périmètre à connaître : la balance âgée ne compte que les factures déjà émises (envoyées, partielles ou en retard), tandis qu’un relevé inclut aussi les brouillons fraîchement générés par la dernière facturation — la page du relevé affiche ce montant en brouillon séparément, si bien que les deux chiffres se rapprochent toujours avec une explication visible plutôt qu’un écart silencieux.

Fonctions Docklify utilisées dans cet article#

• Liste des relevés avec filtres client/statut — Comptabilité → Relevés (/accounting/statements)
• Générer un relevé par client + période (résumé + détail des factures + détail par expédition) — Comptabilité → Relevés → Générer un relevé (/accounting/statements)
• Rapprochement pré-facturation contre le tarif contractuel, file des différences avec résoudre / passer avec note — détail du relevé → Lancer le rapprochement (/accounting/statements)
• Vérification (approuver / renvoyer), envoi par e-mail avec PDF joint et historique d’envoi — détail du relevé (/accounting/statements)
• Rapport de balance âgée des créances (même calcul que les relevés) — Comptabilité → Rapports (/accounting/reports)