Vers quel entrepôt envoyer un retour : affectation automatique, règles et file d’affectation

Chaque retour obtient son entrepôt de destination en trois étapes : l’adresse à laquelle le client l’envoie, vos règles d’affectation, puis l’entrepôt d’où la commande est partie. Ce qui reste attend dans une file, pour une personne.

Un retour sans entrepôt ne peut pas avancer : étiquettes, réception et inspection dépendent de la destination. Chaque ordre de retour OMS porte donc un état d’affectation à côté de son statut principal — affecté, en cours ou en attente d’une personne — et l’affectation se fait normalement toute seule à la création de l’ordre. Cet article détaille les trois étapes automatiques, comment les garder justes et quoi faire des cas restants.

Étape 0 : gardez l’adresse de retours de chaque entrepôt à jour#

1. Ouvrez Master Data → Warehouses et entrez dans un entrepôt. Sur la carte d’adresse de retours, saisissez l’adresse à laquelle les clients doivent envoyer les retours — elle peut différer de l’adresse principale de l’entrepôt (un quai de retours dédié est courant).
2. C’est cette adresse que l’étape 1 compare. Deux entrepôts avec exactement la même adresse de retours créent une ambiguïté : l’affectation s’arrête et demande à une personne au lieu de deviner.

Comment fonctionne l’affectation automatique#

1. Correspondance par adresse de destination : si l’adresse du retour correspond à l’adresse de retours d’exactement un entrepôt, cet entrepôt l’emporte. C’est le cas courant quand la plateforme a donné au client une étiquette vers un point de retours précis.
2. Vos règles d’affectation : si l’étape adresse ne trouve rien, vos règles sont essayées par ordre de priorité. Une règle peut correspondre selon le client, le canal de vente et la source du retour, et envoie les retours correspondants vers un entrepôt — ou vers une adresse extérieure, pour les retours traités par un reconditionneur externe.
3. Repli sur l’entrepôt d’expédition : s’il n’y a toujours rien, le retour repart vers l’entrepôt d’où la commande d’origine est partie. Ce n’est que lorsque même cela est inconnu que l’ordre attend une personne.

Maintenir les règles d’affectation et le mode de traitement#

1. Ouvrez OMS → Paramètres → Affectation des retours (/oms/settings/returns). Le haut de la page définit comment les retours d’entrepôt sont traités en général : dans OMS, ou remis à l’équipe entrepôt comme ordre d’exécution RMS. Le changement ne concerne que les retours créés après ; les ordres en cours gardent le mode de leur départ.
2. En dessous, maintenez vos règles : Ajouter une règle, définissez les conditions (laissez un champ vide pour « n’importe lequel »), choisissez la destination — un entrepôt, ou une adresse extérieure pour les retours traités dehors — et classez les règles par priorité. Deux règles avec les mêmes conditions pointant vers des destinations différentes sont rejetées avec un message clair ; corrigez l’ancienne plutôt que d’empiler une contradiction.
3. Désactiver une règle la laisse sur la page (grisée) au lieu de la supprimer, pour pouvoir réactiver une règle saisonnière plus tard.

La file d’affectation : les retours en attente d’une personne#

1. Dans OMS → Retours (/oms/rma), utilisez le filtre rapide « En attente d’affectation » : c’est la file. Ouvrez un ordre : tant qu’il n’est pas affecté, la page de détail commence par un panneau d’affectation plutôt que par les actions d’entrepôt.
2. Choisissez l’entrepôt et confirmez. Si cette destination doit devenir la réponse permanente pour les retours similaires, cochez « Enregistrer comme règle » dans la même étape : le panneau transforme votre choix en règle pour ce client et cette source, et le prochain retour similaire s’affecte tout seul. Si un choix identique entre en conflit avec une règle existante, rien n’est enregistré et le message indique quelle règle corriger.
3. Affecter est tout ce que cette file demande : l’ordre reprend ensuite son chemin normal (étiquette, réception, inspection) sans passation supplémentaire.

Affecté au mauvais entrepôt ?#

• Utilisez « Changer d’entrepôt » sur la page de détail et choisissez le bon, avec une note facultative : le changement est consigné sur l’ordre. Changer d’entrepôt ne déplace que la destination ; le statut principal du retour n’est pas touché.
• Si l’ordre d’exécution entrepôt a déjà été créé, la page le dit clairement : l’ordre d’exécution reste à l’entrepôt d’origine — parlez à l’équipe entrepôt avant de déplacer les marchandises, pour que personne ne réceptionne sur le mauvais ordre.
• Les retours terminés (achevés ou annulés) ne peuvent plus changer d’entrepôt : rouvrez d’abord le retour s’il doit vraiment bouger (l’action de réouverture demande un motif et le consigne).

Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#

• Adresse de retours de l’entrepôt — Master Data → Warehouses → ouvrir un entrepôt → carte d’adresse de retours
• Paramètres d’affectation des retours : interrupteur de mode, règles, motifs non mappés — OMS → Paramètres → Affectation des retours (/oms/settings/returns)
• File d’affectation et panneau d’affectation par ordre avec « Enregistrer comme règle » — OMS → Retours (/oms/rma) → filtre « En attente d’affectation » → ouvrir un ordre
• Changer d’entrepôt / réouverture sur la page de détail — OMS → Retours → ouvrir un ordre