Drayage Saisie DO : de l’ordre de livraison à la commande brouillon, avec votre confirmation
Les ordres de livraison (DO) reçus par e-mail — ou collés par vous — sont lus automatiquement et attendent dans une file de vérification. Vous contrôlez les champs signalés, puis confirmez pour créer la commande brouillon. Rien n’est jamais créé sans votre confirmation.
Saisir chaque DO à la main prend du temps et provoque des erreurs — un chiffre faux dans un numéro de conteneur envoie le chauffeur au mauvais conteneur. La Saisie DO lit le DO pour vous et place chaque champ dans la file de vérification sous Drayage → Saisie DO. Les champs incertains sont surlignés en jaune ou en rouge. Vous corrigez ce qui ne va pas, puis confirmez : c’est seulement là que la commande brouillon est créée.
Comment un DO arrive dans la file#
Deux voies d’entrée. (1) E-mail : quand un client ou la compagnie maritime envoie un DO à la boîte que votre équipe utilise déjà pour le support, le système le reconnaît comme DO et le classe dans la file au lieu d’ouvrir un ticket. Si un message n’est pas clairement un DO, il suit le flux habituel vers les tickets — le courrier n’est jamais perdu. (2) Coller : sur la page Saisie DO, choisissez « Coller un DO », collez le texte (par exemple copié d’un PDF) et envoyez. Dans les deux cas, une ligne arrive dans la file avec les champs déjà lus.
Étape 1 : Vérifiez les champs signalés#
Ouvrez une ligne de la file pour voir chaque champ avec le niveau de confiance du système. Le jaune signifie « probablement juste — jetez un œil » ; le rouge, « probablement faux — vérifiez bien » ; et une note sous le champ explique pourquoi (par exemple un numéro de conteneur dont le chiffre de contrôle ne correspond pas). Les numéros de conteneur sont validés selon le chiffre de contrôle ISO 6346 : une faute de frappe est donc détectée ici, pas à la porte du terminal. Modifiez n’importe quelle valeur dans la ligne, ainsi que la liste des conteneurs (un par ligne : numéro, taille, scellé).
Étape 2 : Complétez ce qui manque depuis le suivi#
Choisissez « Compléter depuis le suivi » et le système recherche le numéro de B/L et les conteneurs dans le suivi, en ne remplissant que les champs encore vides — navire et voyage, terminal, dernier jour gratuit — sans jamais écraser ce que vous avez déjà vérifié. Ce qui reste introuvable est listé comme manquant en termes simples ; le système n’invente jamais de valeurs. C’est ici que Docklify s’imbrique : les mêmes données de suivi que votre équipe voit sur la page de suivi Drayage complètent les manques, donc la commande et le suivi restent cohérents.
Étape 3 : Confirmez pour créer la commande — ou rejetez#
Une commande peut être créée avec l’essentiel : le client, le type de mouvement, les lieux d’enlèvement et de livraison, et au moins un numéro de B/L ou un conteneur valide. S’il manque un élément essentiel, la page dit exactement lequel, et la ligne reste dans la file jusqu’à correction — elle ne devine jamais. S’il y a des champs signalés, cochez « J’ai vérifié les champs signalés » pour confirmer quand même. La confirmation crée une commande brouillon ; si le B/L couvre plusieurs conteneurs, ils voyagent tous sur cette même commande sous le même connaissement, comme sur la page des connaissements. Si un DO est un doublon ou ne vous appartient pas, rejetez-le avec un motif : le motif est conservé. Chaque étape (arrivée, modifications, complétion, confirmation, rejet) est inscrite dans l’historique de la ligne.
Fonctionnalités Docklify utilisées dans cet article#
- Drayage → Saisie DO : la file de vérification des DO analysés
- Boîte e-mail du support : les e-mails DO sont reconnus et dirigés vers la file automatiquement
- Drayage → Suivi : les données de suivi utilisées pour compléter les champs
- Drayage → Connaissements : plusieurs conteneurs sous un même B/L sur une seule commande
- Drayage → Commandes : la commande brouillon créée à la confirmation