邮件下单自动建单：客户发封邮件，订单草稿就备好了
有些客户永远不会用 EDI 或接口，他们只会发邮件。把你的专属收信地址给他们，Docklify 会读邮件和附件、缺什么在同一封邮件里问回去，齐了就生成草稿单等你核对。
邮件下单是给「一直用邮件下单」的客户准备的。客户不用改习惯：把订单发到你的专属收信地址（形如 你的名字@ai.docklify.com），不用你的团队再把邮件内容手敲成订单。邮件助理会读正文和附件、先核对发件人在不在白名单里，然后生成草稿出库单。缺了必填信息——比如收件电话、某一行数量——它会在同一封邮件里回复，用大白话列明缺哪几样请客户补。所有邮件订单都先到 OMS → 邮件收单 里等你核对，确认后才生效。
第一步：开通你的专属收信地址#
进入 Admin → AI Assistant，点「开通邮件下单」，你的专属收信地址就会显示出来，把它发给要用邮件下单的客户即可。地址随时可以停用；停用期间收到的订单邮件不会被处理。
地址里 @ 前面的部分也可以改名，比如改成贵公司的名字。在「AI Assistant」设置里点「修改地址名」即可。第一次改名随时可以；之后每 30 天才能改一次，设置页会写明下次可改的日期。改名不会丢信：以前用过的每个旧名都会一直继续替贵公司收信。设置页会列出你用过的全部旧名和各自的使用时间，并标注「仍在收信」。少数名字是系统保留的，不能使用。
第二步：配好发件人白名单#
只有白名单里的发件人邮件会被建成订单，其他邮件只会登记下来提醒你，绝不悄悄处理。还是在 Admin 的「AI Assistant」设置里，逐个添加发件人，并绑定它属于哪个货主客户（订单就归到这个货主名下）。添加单个邮箱时，系统会往那个邮箱发一封确认信：对方点确认链接后条目才生效——这样能证明邮箱确实是本人的。也可以加整个域名，但域名条目要先经 Docklify 平台人工核验才生效。一个例外：公共邮箱域名（Gmail、QQ 邮箱、Outlook 等）不能整域添加——谁都能注册，只能逐个加邮箱。每个条目还要选信任等级：「只建草稿」或「可自动生效」（见第五步）。
第三步：告诉客户邮件里要写什么#
- 收件人姓名，和快递能打通的收件电话。
- 送到哪：街道地址、城市、邮编（州和国家不明确时也写上）。
- 发什么货：一样一行，知道货号（SKU）就写货号，再写数量——例如「SKU-RED-MUG × 12」。
- 附件也行：PDF、Word、Excel 的订货单，或纸质订单的照片——助理都能读。
第四步：缺信息时，助理会在同一封邮件里问回去#
邮件缺了必填信息时，客户会在同一封邮件里收到回复，大白话列明缺哪几项、还带格式示例——比如「收件人电话，例如：电话：909-555-0100」「第 2 行的数量」。客户直接回复补上就行，不用重新下单。往返三轮还没补齐，处理单会转给你的团队人工处理（在「邮件收单」里标为待人工处理），不会无限追问下去。
第五步：在「邮件收单」里核对生效——自动化程度你说了算#
每封邮件订单都会落到 OMS → 邮件收单。点开一单：左边是全程往返——客户原信、助理回复、客户补件，逐封带附件；右边是识别出的订单内容。助理没把握的字段会标出来请你核对，数量异常大也会标红提醒（只是提醒，不拦截）。某一行货没对上产品时，当场在右侧指认正确的产品：助理会记住这个对应关系（按货主记），下次同样的写法就自动对上了。核对无误点「确认生效」，不要就「驳回关闭」。自动化程度在 Admin → AI Assistant 里定：关闭／建草稿待确认／自动生效。真正执行时取「这里的档位」和「发件人信任等级」中更低的一档——只信任到草稿的发件人，即使能力开到自动生效，也只会建草稿。
客户永远会收到回信。建单成功时，确认信会写明订单号、货物与收货信息复述，以及怎么凭号查询进度。万一处理过程中系统出了问题，客户会自动收到一封简短通知：邮件已收到、已有工作人员跟进；处理单会在「邮件收单」里标为系统处理出错，详情页上能看到失败原因。助理会自己重试一段时间；你也可以打开处理单点「重新处理」立即再试一次。没有任何一封邮件会被悄悄处理掉，也不会有单子无声无息地消失。
本文用到的 Docklify 功能#
- AI Assistant 设置（Admin → AI Assistant）：收信地址、发件人白名单、能力档位。
- 邮件收单（OMS → 邮件收单）：全部邮件订单处理单的列表与核对面。
- 销售订单（OMS → 销售订单）：助理备好的草稿经你确认后就是一张普通订单。