Plan de cuentas: cómo armar la estructura de cuentas

Arma tu árbol de cuentas en cinco tipos — activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos —, agrega subcuentas bajo una cuenta padre y desactiva en vez de borrar las cuentas ya usadas.

El plan de cuentas es el esqueleto de tu contabilidad: cada asiento, factura y gasto se registra contra una de estas cuentas. Docklify organiza las cuentas como un árbol en cinco tipos — activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos — y toda la estructura se mantiene en una sola página: Contabilidad → Plan de cuentas (/accounting/accounts). Ármalo una vez, antes de empezar a registrar, y los informes que se apoyan en él serán consistentes.

Paso 1: Abre el árbol de cuentas#

1. Ve a Contabilidad → Plan de cuentas. La página carga el árbol completo, expandido, con una fila por cuenta.
2. Lee cada fila por sus columnas: Código, Nombre, Tipo y Estado (Activo o Inactivo). Las subcuentas aparecen anidadas bajo su cuenta padre.
3. Usa el árbol para revisar tu estructura antes de agregar nada: qué cuentas de primer nivel existen por tipo y dónde va una cuenta nueva.

• Activo: lo que la empresa posee, como caja, bancos y cuentas por cobrar.
• Pasivo: lo que la empresa debe, como cuentas por pagar y préstamos. Patrimonio: la parte de los dueños. Ingresos: ventas y servicios. Gastos: costos operativos del día a día.

Paso 2: Crea una cuenta#

1. Haz clic en Nueva cuenta, arriba a la derecha de Contabilidad → Plan de cuentas.
2. Completa Código y Nombre — ambos obligatorios. Elige el Tipo (activo, pasivo, patrimonio, ingresos o gastos).
3. Para crear una subcuenta, elige una Cuenta padre. La lista solo ofrece cuentas de primer nivel del mismo tipo que elegiste, así una cuenta de ingresos nunca termina bajo un padre de activo.
4. Deja el interruptor Activo encendido para una cuenta normal y haz clic en Guardar. La cuenta nueva aparece enseguida en el árbol.

Docklify mantiene el árbol ordenado por ti en esta página: la lista siempre se abre totalmente expandida y el selector de cuenta padre se filtra solo por tipo — dos detalles que evitan los errores de estructura más comunes antes de que ocurran. Este mismo árbol es el que ofrece el formulario de asientos al registrar (Contabilidad → Asientos), así que lo que armas aquí es exactamente lo que el contador elige después.

Paso 3: Edita una cuenta#

1. Busca la fila en el árbol y haz clic en Editar a la derecha.
2. Cambia el Nombre o activa/desactiva el interruptor Activo y guarda.

Dos campos quedan bloqueados una vez que la cuenta existe: Código y Tipo. Es deliberado — los asientos ya registrados se refieren a la cuenta, y cambiar su código o tipo en silencio reescribiría la historia. Si elegiste mal el tipo, desactiva la cuenta y crea una nueva con el tipo correcto.

Paso 4: Desactiva en vez de borrar#

• Eliminar aparece en cada fila, pero una cuenta ya usada en asientos no se puede borrar — la página lo dice desde el principio. Desactívala: abre Editar y apaga el interruptor Activo.
• Una cuenta inactiva permanece en el árbol con la etiqueta Inactivo, así los asientos antiguos se siguen leyendo bien, pero ya no debe elegirse para registros nuevos.
• Borrar una cuenta nunca usada no tiene problema: haz clic en Eliminar y confirma. La fila desaparece del árbol.

Dónde se usan las cuentas después#

Con el árbol en su lugar, el resto de Contabilidad se apoya en él. Los asientos eligen cuentas de este árbol; las facturas de CxC y CxP se registran contra él; y los informes financieros agrupan sus números por estas cuentas y tipos. Mantener el árbol limpio — tipos correctos, padres sensatos, cuentas muertas desactivadas — es lo que hace que los informes de fin de mes salgan bien a la primera.

Funciones de Docklify usadas en este artículo#

• Árbol de cuentas, totalmente expandido — Contabilidad → Plan de cuentas (/accounting/accounts)
• Nueva cuenta con código, tipo y selector de padre filtrado por tipo — Contabilidad → Plan de cuentas → Nueva cuenta
• Editar nombre e interruptor Activo, con código y tipo bloqueados — Contabilidad → Plan de cuentas → Editar
• Asientos que se registran contra estas cuentas — Contabilidad → Asientos
• Informes financieros agrupados por cuenta y tipo — Contabilidad → Informes