Administración de la base de conocimiento: mantener su base

Mantenga sus propias bases en la app Knowledge: cree bases, añada documentos desde el centro documental o subiéndolos, organice categorías, corrija fragmentos, pruebe la búsqueda, trabaje la cola de comentarios y lea las estadísticas.

La app Knowledge guarda dos cosas distintas, y este artículo trata solo de la primera. En la pestaña «Mi conocimiento» (Knowledge → Bases de conocimiento, /knowledge/bases) viven las bases que mantiene su propia empresa: sus SOP, políticas y manuales, de donde AI Rollie y las respuestas de IA toman material. La pestaña vecina «Conocimiento de la plataforma» (Knowledge → Conocimiento de la plataforma, /knowledge/platform) es conocimiento oficial publicado por la plataforma: se puede leer y buscar, pero no cambiar, y se cubre aparte. Todo lo siguiente —bases, documentos, fragmentos, prueba de búsqueda, comentarios y estadísticas— trata de mantener sus propias bases exactas y fáciles de buscar.

Paso 1: Crear una base de conocimiento#

1. Abra Knowledge → Bases de conocimiento (/knowledge/bases) y haga clic en «+ Nueva base».
2. Póngale un nombre (obligatorio) y una descripción breve de qué guarda — por ejemplo «SOP de almacén» o «Guiones de atención». Una base por tema se mantiene más fácil que una gigante para todo.
3. Deje los Ajustes avanzados plegados salvo que tenga un motivo: el tamaño de fragmento (por defecto 800 tokens, permitido 200–4000) y el solapamiento (por defecto 150 tokens, debe ser menor que el tamaño) deciden cómo se cortan los documentos en piezas buscables.
4. Guarde. La base aparece en la lista con su conteo de documentos y fragmentos; Editar cambia nombre, descripción o los ajustes de corte, y Archivar saca una base de la búsqueda — Restaurar la devuelve, y «Mostrar archivadas» revela las archivadas en la lista.

Paso 2: Añadir documentos a la base#

1. Abra Knowledge → Documentos (/knowledge/documents), elija la base arriba y haga clic en «Añadir documentos».
2. Pestaña 1, «Seleccionar del centro»: marque documentos que ya viven en Documentos y aún no están en esta base, fije una categoría si quiere, y Confirme. Los que ya están en la base no se ofrecen de nuevo.
3. Pestaña 2, «Subir directamente»: haga clic o arrastre archivos (varios a la vez está bien). Cada archivo se sube al centro documental y se añade a esta base de una vez, en la categoría elegida.
4. De vuelta en la lista, vigile el estado de indexación de cada documento: en cola, indexando, indexado (con su conteo de fragmentos) o falló la indexación. Un documento fallido tiene la acción «Reintentar»: no toque nada más, solo reinténtelo.

Añadir un documento es lo que lo hace buscable: el sistema lo corta en fragmentos con el tamaño y solapamiento de la base, y las respuestas se construyen desde esos fragmentos. El mismo archivo puede entrar en más de una base: añadirlo a una segunda no lo quita de la primera. Este es el lado de mantenimiento de la app Knowledge (/knowledge/documents); el lado de lectura y preguntas está en el artículo de Knowledge App.

Organice con categorías y mantenga los documentos en orden#

• El árbol de categorías a la izquierda de Knowledge → Documentos admite hasta 3 niveles: Añadir categoría, añadir una subcategoría con el + de una categoría, Renombrar o Eliminar. Eliminar una categoría no borra sus documentos: quedan sin categoría.
• Cada fila muestra su ciclo de vida (borrador / en revisión / publicado / archivado, cuando está fijado), su versión, sus etiquetas y una marca «Revisión pendiente» cuando su fecha de revisión está cerca o vencida: trabaje esas primero, porque las respuestas hechas con documentos viejos engañan.
• Filtre por estado de indexación o busque por título para encontrar un documento rápido. «Quitar de la base» saca un documento de esta base y borra todos sus fragmentos al momento — el archivo original se queda en el centro documental.

Paso 3: Corregir los fragmentos cuando las respuestas se leen mal#

1. Abra Knowledge → Fragmentos (/knowledge/chunks), elija la base y el documento. Sus fragmentos se listan con la puntuación de calidad más baja primero, para que las piezas problemáticas salgan arriba; cada fila muestra sección, contenido, tokens y puntuación.
2. Edite el texto de un fragmento cuando está cortado a mitad de frase o mezcla dos temas: al guardar, su forma buscable se regenera sola.
3. Divida un fragmento demasiado largo en una posición de carácter, o Fusiónelo con el siguiente cuando dos vecinos van juntos; ambas partes se reindexan tras el cambio.
4. Apague un fragmento con su interruptor Habilitado cuando debe quedarse en el documento pero nunca usarse en respuestas: un fragmento deshabilitado queda fuera de la búsqueda y marcado así en la lista.

Paso 4: Probar la búsqueda antes de confiar en ella#

Knowledge → Prueba de búsqueda (/knowledge/search) es su sala de ensayo: elija una base o todas, escriba una pregunta real como la haría un colega (por ejemplo «¿Cuál es la política de devoluciones?»), fije Top K (cuántos fragmentos vuelven, 1–20) y busque. Cada resultado muestra su puntuación de similitud, el documento de origen y el texto del fragmento; «Ver fragmento» salta directo a ese fragmento en Knowledge → Fragmentos, para corregir un mal corte en el acto. Sin resultados, la redacción, el Top K o los propios documentos necesitan trabajo: pruebe otra formulación antes de culpar a la base.

Paso 5: Trabajar la cola de comentarios y vigilar los números#

• Cuando alguien da un pulgar abajo a una respuesta, cae en Knowledge → Cola de comentarios (/knowledge/feedback), lo más nuevo primero, con la pregunta original, el fragmento citado y el comentario que dejó el usuario.
• Use «Editar fragmento» en una tarjeta para saltar a ese fragmento y corregir el texto fuente; luego marque el ítem Corregido, o No corregir cuando la respuesta estaba bien. Filtre la cola por Abiertos / Corregidos / No corregir para mantener la lista abierta honesta.
• Knowledge → Estadísticas (/knowledge/stats) muestra la salud de toda la app de un vistazo: número de bases, documentos y fragmentos, preguntas respondidas, la tasa de pulgares arriba y la tasa de aciertos de búsqueda, más los documentos más citados con sus votos a favor y en contra — un documento muy citado y con muchos pulgares abajo es su próximo trabajo de mantenimiento.

Funciones de Docklify usadas en este artículo#

• Bases de conocimiento: crear, editar, archivar y restaurar, con tamaño y solapamiento en Ajustes avanzados — Knowledge → Bases de conocimiento (/knowledge/bases)
• Gestión de documentos: añadir desde el centro o subir directamente, árbol de categorías hasta 3 niveles, estado de indexación y reintento, marcas de revisión, quitar de la base — Knowledge → Documentos (/knowledge/documents)
• Vista y corrección de fragmentos: puntuaciones de calidad, editar, dividir, fusionar con el siguiente, habilitar/deshabilitar — Knowledge → Fragmentos (/knowledge/chunks)
• Prueba de búsqueda con puntuaciones de similitud y Top K — Knowledge → Prueba de búsqueda (/knowledge/search)
• Cola de comentarios para respuestas con pulgar abajo: editar el fragmento citado, marcar corregido o no corregir — Knowledge → Cola de comentarios (/knowledge/feedback)
• Estadísticas: bases, documentos, fragmentos, preguntas respondidas, tasa de pulgares arriba, tasa de aciertos y documentos más citados — Knowledge → Estadísticas (/knowledge/stats)