Cotizaciones de CRM: crear y enviar cotizaciones

Cree una cotización desde un negocio o desde cero, póngale precio línea por línea con descuentos e impuestos, y luego márquela enviada, descargue el PDF, envíela por correo al contacto y siga si fue aceptada, rechazada o venció.

Una cotización es el precio por escrito que pone frente al cliente: qué productos, cuántos, a qué precio unitario, con qué descuento e impuesto, y válido hasta cuándo. En CRM, una cotización puede nacer de un negocio o existir por sí sola, se tarifa línea por línea con el total calculado por usted, y lleva un estado claro — borrador, enviada, aceptada, rechazada, vencida — para que todo el equipo vea qué se ofreció al cliente y qué respondió.

Paso 1: Cree una cotización#

1. Abra CRM → Cotizaciones y haga clic en «+ Nueva cotización».
2. Si quiere, elija un negocio en «Desde negocio»: la cotización queda vinculada a ese negocio (al elegirlo, su número y nombre se copian en las notas como punto de partida, que puede editar o borrar).
3. Elija la empresa destinataria de la cotización. La lista de Contacto carga entonces los contactos de esa empresa: elija la persona a la que va dirigida.
4. Ponga «Válido hasta» si la oferta vence en una fecha, elija la moneda (USD, CNY, EUR, JPY o GBP) y agregue las notas que hagan falta.

Paso 2: Tarife la cotización línea por línea#

1. En Líneas, complete cada fila: nombre del producto (obligatorio), SKU (opcional), cantidad, precio unitario, descuento % e impuesto %.
2. Haga clic en «+ Añadir línea» por cada producto adicional, o en la × al final de una fila para quitar esa línea.
3. Mire el Total estimado abajo a la derecha mientras escribe: se actualiza en vivo, y una cotización no puede guardarse sin líneas o con una línea sin nombre de producto.
4. Haga clic en Guardar. La cotización se crea como Borrador con su propio número y aparece en la lista.

El total de cada línea se calcula igual en todas las cotizaciones de Docklify — CRM → Cotizaciones: cantidad × precio unitario, menos el descuento %, más el impuesto % cobrado sobre el importe con descuento. La página de detalle de la cotización muestra luego el desglose completo — subtotal, descuento total, impuestos totales y total general — para que la cifra que ve el cliente siempre se pueda rastrear hasta sus líneas.

Encuentre y gestione cotizaciones en la lista#

• Busque por número de cotización o por palabras en las notas; filtre por estado (Todos, Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada, Vencida) para trabajar una pila por vez.
• La lista muestra, por cotización: número, empresa, negocio vinculado, total con su moneda, etiqueta de estado y fecha de validez.
• Haga clic en Ver para abrir una cotización. Solo los borradores pueden eliminarse: el botón Eliminar aparece únicamente en filas en borrador, y eliminar pide confirmación primero.

Paso 3: Revise la cotización y ajuste sus líneas#

La página de detalle de la cotización — CRM → Cotizaciones → Ver — muestra el número y el estado arriba, luego la empresa, el contacto, el negocio vinculado, la fecha de validez y las notas, y después la tabla de líneas con subtotal, descuento, impuestos y total. Las líneas pueden editarse mientras la cotización está en borrador, rechazada o vencida: haga clic en Editar encima de las líneas, cambie cantidades, precios, descuento o impuesto por línea y guarde. Una cotización enviada o aceptada mantiene sus líneas tal cual: esa es la oferta que vio el cliente.

Paso 4: Envíe la cotización — márquela enviada, descargue el PDF o mándela por correo#

1. Marcar enviada: en una cotización en borrador, haga clic en «Marcar enviada» y confirme. Úselo cuando entregó la cotización al cliente fuera del sistema, para que el estado coincida con la realidad. Es la acción de estado de cotización de Docklify — CRM → Cotizaciones → abrir la cotización.
2. Descargar PDF: haga clic en «Descargar PDF» en la página de detalle para obtener la cotización como archivo PDF que puede adjuntar donde sea.
3. Enviar por correo: haga clic en «Enviar por correo», revise el Para (empieza con el correo del contacto de la cotización; varias direcciones pueden separarse con comas), agregue un Cc si hace falta, ajuste el asunto y el mensaje — ambos vienen prellenados con el número y el total — y envíe.

• Después de enviarla, registre la respuesta del cliente en la misma página: Aceptar cuando acepta, Rechazar cuando declina, Vencer cuando la oferta caduca.
• Una cotización rechazada o vencida no es un callejón sin salida: haga clic en «Reenviar» para devolverla a Enviada — después de editar sus líneas primero, si el precio necesita otra vuelta.

Funciones de Docklify usadas en este artículo#

• Lista de cotizaciones con búsqueda y filtro por estado — CRM → Cotizaciones (/crm/quotes)
• Formulario de nueva cotización vinculado a negocio, empresa y contacto, con líneas — CRM → Cotizaciones → + Nueva cotización
• Detalle de cotización con edición de líneas (borrador / rechazada / vencida) y desglose de totales — CRM → Cotizaciones → Ver una cotización (/crm/quotes/:id)
• Acciones de estado: Marcar enviada, Aceptar, Rechazar, Vencer, Reenviar — CRM → Cotizaciones → abrir la cotización
• Descargar PDF y Enviar por correo — CRM → Cotizaciones → abrir la cotización → Descargar PDF / Enviar por correo