Démarrage d’un transporteur de drayage : de la commande à la facturation

Comment un transporteur de drayage gère chauffeurs, châssis et conteneurs : création des commandes, tableau de dispatch, rendez-vous au terminal, suivi LFD et facturation.

Ce guide s’adresse aux transporteurs de drayage. Drayage fait du conteneur l’objet central : créer la commande, affecter chauffeur et châssis, prendre rendez-vous au terminal pour sortir la boîte, surveiller le LFD (dernier jour franc) de près, restituer le vide, puis facturer et recouvrer. Toute la chaîne vit dans le système.

Étape 1 : créer la commande — bien renseigner du premier coup#

1. Choisissez le move_type : l’un des quatre types de mouvement (sortie import, livraison export, restitution de vide, prise de vide, etc.). Le type pilote les champs et le cycle de statuts qui suivent.
2. Lieux d’enlèvement et de livraison obligatoires : les deux doivent être renseignés. Enregistrez d’abord les lieux fréquents dans le carnet d’adresses, puis sélectionnez-les à la création — fini la saisie manuelle à chaque fois.
3. merchant_id est obligatoire : chaque commande doit appartenir à un client (merchant) — c’est ce qui permettra ensuite de rapprocher et facturer par client.
4. Indicateur delivery_to_warehouse : si le chargement va à votre propre entrepôt, cochez cet indicateur. À l’achèvement, le système déclenche automatiquement une réception d’entrée WMS — l’entrepôt peut réceptionner aussitôt, sans création manuelle.
5. Saisissez conteneur et navire : renseignez le container_no, le navire/voyage et le vessel_eta (arrivée estimée) — le tableau de dispatch s’en sert pour trier par urgence.

Étape 2 : dispatch et affectation#

1. Le tableau de dispatch montre tout d’un coup d’œil : toutes les commandes en cours dans une liste avec les infos clés visibles — jours francs restants (last_free_day), customs_hold (retenue douanière), vessel_eta, heure limite — plus les statuts chauffeurs et châssis. Le tableau se trie automatiquement par urgence : la boîte la plus à risque est toujours en haut.
2. Affectez : driver_id est obligatoire (il faut nommer un chauffeur), chassis_id est optionnel (rattachez-en un si disponible). Après affectation, le chauffeur passe en on_job (en mission) et le châssis en in_use (en utilisation).
3. Rendez-vous au terminal : prenez rendez-vous avant de sortir ou restituer une boîte. Le statut passe de scheduled (planifié) à completed (terminé) ; les rendez-vous manqués deviennent missed, les annulations cancelled. Le statut du rendez-vous pilote la planification du dispatch.
4. Surveillez les retenues douanières : les boîtes en customs_hold sont mises en évidence — levez d’abord la retenue, puis pensez à la restitution. L’horloge du LFD continue de tourner et les frais s’accumulent de toute façon.
5. L’app du chauffeur remonte le GPS automatiquement : quand le chauffeur tape les boutons de statut (arrivé au terminal, boîte sortie, etc.), la position remonte toute seule. Le dispatch voit chaque camion en temps réel — fini les coups de fil.

Étape 3 : suivi du conteneur — le LFD est vital#

1. Le cycle de statuts montre où est la boîte : on_vessel (à bord) → at_terminal (au terminal) → out_for_delivery (en livraison) → at_customer (chez le client) → empty_returned (vide restitué). Chaque statut est horodaté ; quand un client demande où est sa boîte, vous répondez en une seconde.
2. Alerte LFD à ≤2 jours francs restants : le système compte les jours francs restants depuis last_free_day et alerte automatiquement à 2 ou moins. Face à l’alerte, deux options : restituer la boîte vite, ou négocier une prolongation avec la compagnie à l’avance.
3. Les surestaries s’accumulent au per_diem_rate : passé le LFD sans restitution, le système accumule des frais journaliers au per_diem_rate de chaque conteneur. Ces coûts sont répercutés sur le responsable — plus les données sont propres, plus la discussion est facile.
4. Rappels de maintenance des châssis : chaque châssis a une maintenance_due_date, avec rappels automatiques à l’approche. Ne laissez pas une bêtise comme un contrôle technique expiré retarder une sortie.
5. La restitution du vide boucle la boucle : empty_returned est la fin de la commande. Une fois le vide restitué, chauffeur et châssis repassent automatiquement en available (disponible), prêts pour la commande suivante.

Étape 4 : achèvement et facturation#

1. Clôturez la commande : quand le chauffeur confirme la livraison ou la restitution du vide dans l’app, la commande passe en terminée. Chauffeur et châssis repassent en available automatiquement, sans libération manuelle.
2. Générez la facture de drayage : regroupez les commandes terminées par client (merchant_id) dans une facture. L’ancienneté se calcule par rapport au due_date (échéance) — les impayés échus sont visibles d’un coup d’œil.
3. Suivi du recouvrement : collection_status enregistre l’état de recouvrement de chaque facture (à recouvrer / en recouvrement / payée, etc.). Passez en revue la liste des échus chaque semaine — relancez d’abord les gros montants les plus anciens.
4. Détaillez les frais per diem à part : mettez les frais per diem de retard sur leur propre ligne de facture — c’est limpide lors du rapprochement client et ça réduit les litiges.