Puesta en marcha del transportista de drayage: del pedido a la facturación

Cómo un transportista de drayage gestiona conductores, chasis y contenedores: creación de pedidos, tablero de despacho, citas en terminal, seguimiento de LFD y facturación.

Esta guía es para empresas de transporte de drayage. Drayage trata el contenedor como objeto central: crear el pedido, asignar conductor y chasis, reservar la cita en la terminal para retirar la caja, vigilar el LFD (último día libre) de cerca, devolver el vacío y, al final, facturar y cobrar. Toda la cadena vive en el sistema.

Paso 1: cree el pedido — complete los datos bien a la primera#

1. Elija el move_type: uno de los cuatro tipos de movimiento (recogida de importación, entrega de exportación, devolución de vacío, recogida de vacío, etc.). El tipo define los campos y el flujo de estados.
2. Los lugares de recogida y entrega son obligatorios: ambos deben completarse. Registre primero las ubicaciones frecuentes en la libreta de direcciones y selecciónelas al crear el pedido, sin reescribir direcciones cada vez.
3. merchant_id es obligatorio: cada pedido debe pertenecer a un cliente (merchant); es la base para conciliar y facturar por cliente.
4. Marca delivery_to_warehouse: si la carga va a su propio almacén, active esta marca. Al completarse, el sistema genera automáticamente una recepción de entrada WMS; el almacén puede empezar a recibir sin crear el pedido a mano.
5. Ingrese contenedor y buque: complete el container_no, buque/viaje y vessel_eta (llegada estimada); el tablero de despacho los usa para ordenar por urgencia.

Paso 2: despacho y asignación#

1. El tablero de despacho lo muestra todo de un vistazo: todos los pedidos en curso en una lista con los datos clave visibles — días libres restantes (last_free_day), customs_hold (retención aduanera), vessel_eta, hora de corte — más el estado de conductores y chasis. Se ordena automáticamente por urgencia: la caja más crítica siempre arriba.
2. Asigne: driver_id es obligatorio (hay que nombrar un conductor), chassis_id es opcional (vincúlelo si hay). Tras asignar, el conductor pasa a on_job (en servicio) y el chasis a in_use (en uso).
3. Citas en la terminal: reserve la cita antes de retirar o devolver una caja. El estado fluye de scheduled (programada) a completed (completada); las ausencias se registran como missed y las cancelaciones como cancelled. El estado de la cita alimenta la planificación del despacho.
4. Vigile las retenciones aduaneras: las cajas con customs_hold se resaltan en el tablero; resuelva primero la retención y luego piense en devolver la caja. El reloj del LFD sigue corriendo y los cargos se acumulan igual.
5. La app del conductor reporta GPS automáticamente: al tocar los botones de estado (llegó a la terminal, caja retirada, etc.), la ubicación se reporta sola. El despacho ve en tiempo real dónde está cada camión, sin llamadas.

Paso 3: seguimiento del contenedor — el LFD es vital#

1. El flujo de estados muestra dónde está la caja: on_vessel (en el buque) → at_terminal (en la terminal) → out_for_delivery (en reparto) → at_customer (en el cliente) → empty_returned (vacío devuelto). Cada estado lleva marca de tiempo; si un cliente pregunta dónde está su caja, responde en un segundo.
2. Alerta de LFD con ≤2 días libres: el sistema cuenta los días libres restantes desde last_free_day y alerta automáticamente con 2 o menos. Ante la alerta, hay dos salidas: devolver la caja rápido o negociar una prórroga con la naviera por adelantado.
3. Los recargos se acumulan según per_diem_rate: pasado el LFD sin devolver la caja, el sistema acumula cargos diarios según el per_diem_rate de cada contenedor. Estos costos se trasladan al responsable; cuanto más limpios los datos, más fácil la conversación.
4. Recordatorios de mantenimiento del chasis: cada chasis tiene una maintenance_due_date, con recordatorios automáticos al acercarse. No deje que algo tan evitable como una inspección vencida retrase una recogida.
5. La devolución del vacío cierra el ciclo: empty_returned es el final del pedido. Devuelto el vacío, conductor y chasis vuelven automáticamente a available (disponible), listos para el siguiente pedido.

Paso 4: finalización y facturación#

1. Complete el pedido: cuando el conductor confirma la entrega o la devolución del vacío en la app, el pedido pasa a completado. Conductor y chasis vuelven a available automáticamente, sin liberación manual.
2. Genere la factura de drayage: agrupe los pedidos completados por cliente (merchant_id) en una factura. La antigüedad se calcula contra el due_date (vencimiento); los impagos vencidos se ven de un vistazo.
3. Seguimiento de cobros: collection_status registra el estado de cobro de cada factura (por cobrar / en cobro / pagada, etc.). Revise semanalmente la lista de vencidos: cobre primero los grandes y más antiguos.
4. Liste los cargos per diem por separado: ponga los cargos per diem por demora en su propia línea de factura; queda clarísimo en la conciliación con el cliente y reduce disputas.